Mettre en place des formations à distance

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La période est assez propice aux formations à distance. Si vous hésitiez, c’est le bon moment, mais il ne faut pas le faire n’importe comment. Ces formations nécessitent à la fois un certain savoir-faire et un bon outillage. Nous tenterons dans ces lignes de vous fournir les pistes pour y parvenir.

Que vous soyez formateur, coach ou consultant, si vous voulez créer et animer des formations – en n’importe quoi – de type e-learning, blended-learning ou tout simplement à distance, il y a au préalable un minimum de choses à mettre en place.

Diffuser et animer une formation en ligne

Pour devenir un bon formateur en ligne, vous devez être capable de créer et d’animer des formations à distance de chez vous ou un endroit dédié. Capter l’attention de vos stagiaires nécessitera l’utilisation d’un certain nombre d’outils pédagogiques de formation à distance et des astuces supplémentaires par rapport aux formations dites en présentiel. Une des toutes premières questions à se poser pour une formation en ligne est « Puis-je interagir avec mes apprenants, les évaluer et suivre leurs performances ? »

La partie pédagogique de votre plateforme globale de formation représente un critère vital. Une solution digitale doit avant tout permettre de structurer vos activités pédagogiques, de suivre l’avancement de vos élèves au cours de la formation, d’interagir avec eux et d’évaluer leurs connaissances efficacement.

Trello propose des outils divers tels que des tableaux, des listes ou des cartes permettant de mieux organiser ses projets, quels qu’ils soient, et de définir leur ordre de priorité.

Avant même de choisir tel ou tel outil pédagogique, vous devrez d’abord vous poser les questions suivantes et y répondre : tel type d’outil présente-t-il une réelle plus-value en termes de pédagogie ? Met-il en valeur le contenu de votre formation ou n’est-il que l’émergence d’une énième mode sans avenir ? Est-il ergonomique et intuitif et vous fait-il gagner du temps et/ou de la méthode ?

Définir un projet de formation à distance

Définir un projet de formation à distance peut se faire avec des outils tels que Trello ou Xmind. Trello, qui a le double avantage d’être gratuit et en français, est un outil de gestion de tâches ergonomique assez intuitif. Il vous permettra d’organiser vos projets sous forme de listing de cartes, chacune d’elles représentant des tâches à réaliser. Deux versions de ce logiciel en ligne existent. La version gratuite est assez évoluée pour vous permettre de mener à bien la plupart de vos projets. Néanmoins, à vous de voir si vous devez aller plus loin et acquérir la version payante. Zenkit, disponible lui aussi en français, constitue une alternative à la fois crédible et sérieuse à Trello. Cet autre outil de définition de projet permet de gérer des affichages multiples, comme des listes, des tableaux kanban, des calendriers ou des cartes mentales qui peuvent s’avérer très pratiques selon vos besoins.

Choisir un outil de visioconférence

Un système de visio-conférence est indispensable à toute formation en direct, webinaire ou classe virtuelle. C’est ce qui permet de communiquer à distance par son et vidéo. Sans cela, vous ne pourrez pas entendre vos élèves et vice versa. Il est donc essentiel pour le bon déroulement du cours. Vous avez le choix car la liste des solutions existantes est pléthorique. Parmi les meilleurs – pas les moins chers – vous avez Microsoft Teams et GoToMeeting. Teams s’améliore sans cesse et la prochaine version semble assez prometteuse. ClickMeeting représente une alternative (25 €/mois) pour 25 élèves au maximum et deux formateurs en simultané. Son interface dispose d’une interface entièrement en français, bien structurée et simple d’utilisation. ClickMeeting permet notamment de partager des documents, des présentations et des écrans. Il propose un tableau blanc, la prise de main à distance sur les postes des élèves, le travail en collaboration, un système de quiz et d’autres fonctionnalités intéressantes comme des tests notés et des commentaires en temps réel.

Zoom présente lui aussi une large gamme de fonctionnalités. C’est un logiciel de vidéo-conférence de bonne facture, mais bourré de bugs et de failles de sécurité. Réglés ou non, ces problèmes ont gravement nui à sa réputation.

Bien moins connu que les mastodontes de la visio-conférence, que sont GoToMeeting, Teams ou Zoom, ClickMeeting n’en constitue pas moins une alternative intéressante tant en termes de prix que de fonctionnalités.

Skype, classique ou for Business (gratuit ou payant), peut aussi être une alternative si vous avez peu d’apprenants, soit 1 ou 2. Il est plutôt adapté aux réunions virtuelles, interviews et cours particuliers, de langue par exemple.

Vous pouvez aussi choisir une plateforme de cours particuliers en ligne, comme Classgap, possédant leur propre salle de classe virtuelle. Développées spécifiquement pour les formations en ligne, ces salles mettent à disposition de nombreux outils adaptés aux cours sur Internet. Attention néanmoins de vérifier si tout est bien prévu, et aussi au prix.

En outre, cela peut paraître évident, mais pour accompagner la visioconférence, il est important d’investir dans une bonne webcam et un microphone de qualité. Une vidéo de mauvaise qualité et un son médiocre peuvent altérer la fluidité du cours et ainsi la compréhension des élèves. Certaines webcams proposent un micro intégré de très bonne qualité tout en restant à des prix corrects (moins de 100 €). Comparez bien ces facteurs – son et vidéo – avant votre achat.

Créer un espace de travail collaboratif

Tout cours, qu’il soit de mathématiques, de musique, de littérature ou d’informatique, en ligne ou en présentiel, s’appuie sur des documents. Avec l’enseignement à distance, on ne peut pas les donner à ses élèves en main propre comme on le ferait lors de cours classiques. Vous aurez donc besoin d’un moyen d’échanger les documents avec vos élèves. Dans le cas des cours sur Internet, l’échange par mails ou via des plates-formes, comme WeTransfer ou OneDrive, n’est pas la solution la plus adaptée. En effet, cela ne permet pas un partage immédiat et pourrait déranger la fluidité du cours si vous ne l’avez pas prévu en amont. Il est préférable, tant pour les étudiants que pour l’enseignant, d’avoir simplement un espace dédié aux cours et d’éviter ainsi d’avoir des documents un peu dans tous les sens, mélangés à d’autres informations qui n’ont potentiellement rien à voir. Vos échanges de fichiers seront ainsi centralisés de manière simple.

Cela marche dans les deux sens : vos élèves pourront vous transmettre aisément le travail réalisé sur un TP et vous pourrez leur fournir des documents supplémentaires, des corrigés, des vidéos explicatives à lire après le cours et toute autre information numérique.

Travail collaboratif de type mind mapping

Il vous sera même possible de créer vos présentations, cours et autres documents directement au sein de cet espace, que les deux parties pourront consulter et modifier à tout moment, même éventuellement pendant leur création. L’espace collaboratif est aussi fait pour échanger des idées et faire des suggestions, côté élèves, sur les prochains cours.

Proposer un travail collaboratif à ses élèves avec un outil pédagogique de mind mapping peut être intéressant. Parmi les deux meilleurs outils existants, Mindomo et Mindmeister se démarquent assez clairement. Ils proposent tous les deux des fonctionnalités permettant de faire travailler tout le monde en même temps, de faire intervenir les stagiaires sur la même Mindmap en temps différé et d’intégrer tous types d’objets (commentaires, images, pictogrammes, hyperliens), des tâches de gestion de projet, des fichiers audio, des vidéos ou des services annexes (Dropbox, Evernote, Google Drive…).

GitMind est un très bel outil de mind mapping et de brainstorming totalement gratuit voué à la création de cartes mentales, à la planification de projets et à d’autres tâches créatives. Il offre plus de 100 templates gratuits.

Les principales alternatives gratuites sont GitMind et Mind42. GitMind est un logiciel open source permettant de créer différents types de cartes et schémas (cartes mentales, organigrammes, diagrammes de structure logique…) et de collaborer avec d’autres personnes en temps réel. Simple d’utilisation, il offre un large choix de templates à personnaliser.

Mind42, encore un outil gratuit, permet de créer une dynamique de travail collaboratif. Moins complet que Mindomo et MindMeister, il présente une très bonne solution intuitive et facile à prendre en main pour le mind mapping collaboratif, même si on lui préfère souvent Gitmind. Xmind, encore disponible en français, et coûtant aux alentours de 5 €/mois, est une application de mind mapping permettant de créer des cartes heuristiques (cartes mentales) et de réaliser une architecture arborescente. Très pratique à utiliser, cet outil au design plutôt soigné, est fourni avec de nombreux templates en vue d’organiser le contenu de vos modules de formation. La version d’évaluation, bien qu’incomplète, est déjà assez intéressante.

Si vous voulez, au moins pour démarrer, un logiciel de mind mapping totalement gratuit, vous pouvez aussi opter pour Freemind. Plus sommaire, il ne propose aucun modèle de cartes et son design et son graphisme sont assez rudimentaires. Framemo, gratuit lui aussi, peut être intéressant pour organiser ses idées, faire des petits brainstormings et suivre un projet en mode collaboratif.

Si vous cherchez un logiciel de création de screencasts, allez faire un tour sur le site de TechSmith. Snagit est particulièrement adapté à la création de screencasts simples alors que Camtasia est un outil plus professionnel.

Disposer d’un tableau blanc virtuel

Lors d’un cours particulier, il est très souvent nécessaire de faire un schéma ou d’illustrer telle ou telle explication pour rendre l’information délivrée plus visuelle et surtout plus compréhensive. Lors d’un cours en présentiel classique, il suffit de se jeter sur le PaperBoard ou un tableau blanc – physique, du coup. Il faut simplement pouvoir faire la même chose pendant un cours virtuel. Le tableau blanc numérique est donc non seulement très pratique mais quasiment indispensable. Il vous permettra de dessiner, d’écrire, et de montrer un exemple instantanément à vos élèves, au fur et à mesure de vos explications. Au passage, ce système est très pratique pour créer ce que l’on appelle de façon sophistiquée des mind maps ou cartes mentales. Vous pouvez en quelque sorte créer le contenu du cours avec vos élèves et identifier ensemble les principaux points à aborder. C’est une assez bonne méthode d’enseignement qui a maintes fois fait ses preuves car elle permet de les impliquer directement dans ce qu’ils apprennent. Vos stagiaires sont impliqués au processus du début à la fin, ils se sentent plus engagés et, en conséquence, apprennent mieux et plus vite. Le mieux, dans ce cas, est de construire la dite carte ensemble. Des sites internet proposent ce genre de solution, tout comme la plupart des salles de classes virtuelles.

Créer une vidéo de type screencast

Même si ce n’est pas totalement indispensable, la création d’une vidéo de type screencast apportera un certain professionnalisme à vos formations. N’oubliez pas que, sur le Web, la vidéo reste l’outil pédagogique par excellence. Il peut par conséquent être intéressant d’acquérir les compétences nécessaires à la réalisation d’une vidéo de qualité, ce qui nécessitera un outil de montage vidéo. Vous pouvez opter pour une solution gratuite si vous n’avez pas besoin d’une qualité exceptionnelle, sinon il vous faudra mettre la main au porte-monnaie et acquérir une solution professionnelle ou au moins semi-professionnelle.

Snagit et Camtasia, tous deux de TechSmith, pour PC et Mac, offrent des fonctionnalités différentes correspondant assez fidèlement à leur prix. Snagit (env. 50 €) est particulièrement adapté à la création de screencasts simples, à la modification ou à l’annotation d’une image ou encore à la réalisation d’une petite vidéo. Si vous voulez passer au niveau supérieur, ce sera avec Camtasia (env. 250 €) pour, cette fois, monter et éditer toutes sortes de vidéos de types captures d’écran et face caméra. Camtasia vous permettra de mettre à jour et d’enrichir plus facilement vos vidéos. Vous pourrez ainsi ajouter de l’audio, des effets (légendes, zoom…) et du contenu vidéo d’extérieur (caméscope). Sur Mac, uniquement, vous pouvez aussi utiliser Screenflow (110 €), une assez bonne alternative à Camtasia.

D’autres solutions existent, comme Screencast-O-Matic, Loom ou encore Streamyard. La création de vidéos animées peut être réalisée avec MySimpleShow (en français – version gratuite ou 130 $/mois) ou Animaker (en français aussi – essai gratuit et 3 offres de 19 à 60 $ par mois).

Créer et diffuser de l’audio

Pour communiquer avec vos stagiaires via des fichiers audio – en mode podcast , il vous faudra bien entendu un microphone, un logiciel de traitement du son et, éventuellement, un espace de stockage en ligne. Vous pouvez avoir recours à des logiciels de traitement du son professionnels comme Cubase (sur PC ou Mac) ou Logic Pro (Mac uniquement).

Cela dit, Audacity, disponible uniquement en anglais mais totalement gratuit, est très puissant et peut satisfaire à tous vos besoins (création, enregistrement et édition). Audacity vous permettra, entre autres choses, d’enregistrer, d’importer et d’exporter vos données sous divers formats (dont WAV, AIFF et MP3), d’effectuer des traitements sur vos sons, de combiner les pistes et d’ajouter des effets à vos enregistrements. Si vous souhaitez héberger vos fichiers audio et vidéo en ligne, vous pouvez opter pour un Drive classique comme Google Drive, One Drive ou autres du genre ou pour un service professionnel d’hébergement de podcasts tels que Ausha (100 €/an) ou autre Anchor, une application gratuite de podcasts sur smartphone qui permet d’enregistrer vos podcasts sur de nombreuses plates-formes (Apple Podcast, Google Play Music, Spotify…). Une troisième alternative consiste à employer une plate-forme de formation de type LMS (Learn Managment System).

Animaker est une plate-forme de création de vidéos animées simple à utiliser même pour des débutants et d’un coût assez raisonnable.

Un système d’avis et de commentaires

Il est fondamental pour la bonne avancée de vos cours et de tout apprentissage de recevoir les avis de vos différents élèves et éventuellement – moins important – de leur donner les vôtres. Vous connaîtrez ainsi leur opinion sur la progression du cours, leurs nouveaux objectifs, s’ils ont le choix, leurs motivations, leur bonne compréhension ou non de ce que vous avez expliqué, les écueils qu’ils rencontrent et toute autre information utile pour améliorer votre présentation en conséquence.

L’idéal pour cela est la mise en place d’un outil dédié à cette tâche dont le rôle sera de les laisser commenter tout au long du cours et noter à la fin. Le strict minimum, si vous n’avez pas pu le mettre en place, sera de leur demander plusieurs fois par jour leur avis et s’ils ont bien «digéré» ce qu’ils ont vu, surtout s’il s’agit de concepts un peu difficiles. N’hésitez pas à leur demander d’expliquer eux-mêmes ce qu’ils ont compris pour ne laisser planer aucun doute et créer une dynamique entre les stagiaires. Si un élève vous semble plus en difficulté que d’autres, essayez de discuter avec lui en fin de cours.

Certaines personnes – beaucoup en fait – n’oseront ni vous interrompre ni montrer aux autres qu’elles sont «larguées» ou plus simplement qu’elles butent sur tel ou tel point. C’est assez humain et peut être êtes-vous passé par là lorsque vous étiez de l’autre côté de la barrière de l’enseignement. C’est aussi quelque chose que l’on fera assez naturellement en présentiel, du moins si l’on a un tant soit peu de pédagogie. C’est encore plus important en virtuel car vous ne voyez pas toujours (problème de connexion, de qualité réseau ou choix délibéré des élèves) leur tête déconfite après une explication technique ardue, par exemple. Cela ne prendra pas tant de temps et sera profitable à tout le monde.

Bref, si vous pouvez disposer d’un système permettant à chacun de donner ses retours et commentaires, et pas seulement lorsque la formation est terminée, n’hésitez pas une seconde à l’utiliser. C’est un principe simple et normalement évident, permettant à l’élève de mieux comprendre et au professeur de s’améliorer constamment et de bien situer sa prestation. Certains professeurs renâclent à employer ce type de procédé, sans doute de peur d’être jugés et remis en cause. Ils ont bien tort et devraient y réfléchir à deux fois…


Ressources pédagogiques

Les ressources pédagogiques essentielles pour vos différentes activités de formation à distance peuvent se résumer aux points suivants :
• gérer et définir votre projet d’e-learning, de formation en ligne ou de blended-learning
• créer un cours et une présentation de la formation
• créer une présentation vidéo explicative
• créer un espace de travail collaboratif
• mettre en place du travail collaboratif avec le mind mapping
• créer une vidéo de formation de type screencast
• présenter un webinaire ou une visio-formation avec un outil de visio-conférence
• diffuser et animer une formation en ligne
• utiliser un tableau blanc virtuel
• Mettre en place un système d'avis et de commentaires Ces options ne seront néanmoins pas toutes nécessaires, selon l’action de formation concernée.


Réaliser un cours, une présentation

Que ce soit pour faire une présentation, rédiger un cours ou autre, vous avez besoin d’une solution bureautique. Vous pouvez acquérir pour cela le pack Office de Microsoft (env. 150 €) ou opter pour Open Office ou Libre Office, ses «cousines» open source, gratuites et elles aussi très performantes. Le tableur Calc ne vaut certes pas Excel, mais côté traitement de texte et logiciel de conception de présentation, même s’ils proposent moins de fonctionnalités que Word et Office, vous pourrez réaliser de belles choses. Pour la partie présentation uniquement, Slideshare (gratuit en version limitée et en anglais), simple à utiliser, permet de créer des présentations et de les rendre disponibles sur un blog et/ou sur les réseaux sociaux. Le fait de publier vos présentations sur Slideshare peut augmenter le trafic vers votre site web, ce qui est intéressant si vous souhaitez vendre directement du contenu, sans interaction directe avec des apprenants.


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Dossier paru dans le magazine L'Informaticien n°191 (pp. 78 à 82). Cliquez ci-dessous pour télécharger la version PDF. Accès réservé aux abonnés ToutNum et Num+Mag.

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