Les outils collaboratifs ne cachent plus le but de leur utilisation : améliorer efficacement la productivité des employés. Mais y parviennent-ils vraiment ?
La page pour intégrer Slack et Salesforce.
La question mérite d’être posée. Depuis des années, les entreprises utilisent des solutions de collaborations sous des formes souvent très différentes. Or, leur but, qui est d’améliorer la productivité des employés, n’est pas forcément un succès lorsqu’on regarde les statistiques en la matière dans notre pays. Celle-ci se traîne avec une augmentation aux alentours de 1 % par an. Si des éléments de la structure du marché du travail explique en large partie ce faible chiffre, il est évident que les outils issus des années 2000 n’ont pas véritablement changé la donne, même si les salariés français peuvent s’honorer d’avoir, depuis des années, la meilleure productivité horaire sur la Planète.
Les freins à la productivité
Selon des chiffres fournis par Citrix, les employés d’une entreprise n’arrêtent pas de faire l’aller retour entre dix applications par jour en moyenne et passent 10 heures par semaine à rechercher les données nécessaires à l’exécution de leur travail. Dans ces conditions le temps perdu en tâches souvent inutiles est lourd de conséquence sur la productivité des utilisateurs. En clair, les outils actuels connaissent leurs limites et ne fournissent plus les conditions nécessaires à une productivité maximale de l’espace de travail.
S’intéresser au métier…
Un benchmark de Spectrum indique que désormais les éditeurs d’outils s’intéressent de plus en plus aux métiers des utilisateurs. Le document indique que pour faire gagner le collaborateur en productivité, il faut « lui apporter des outils pour son métier. Déjà, offrir aux équipes la capacité de se créer des espaces qui leur sont dédiés est un apport important, mais il s’agit d’aller un peu plus loin. Le métier, ce sont des outils, des processus, des contenus spécifiques ». Le document indique qu’une première étape « consisterai à s’y connecter pour apporter un premier niveau de gain de productivité ou de confort : centraliser l’activité des applications de l’utilisateur pour ne le faire changer d’interface que quand c’est nécessaire. Connecter en profondeur une application spécialisée peut aussi permettre de lui apporter ce qui lui manque : la conversation par exemple ». L’étape suivante est d’autoriser des actions par le logiciel collaboratif dans l’application distante. Il faut y ajouter la possibilité de créer des contenus spécifiques par des modèles d’édition prédéfinis. Certains logiciels collaboratifs y proposent aussi des workflows ou les moyens de définir des workflows pour répondre à tel ou tel besoin. Il est alors possible d’automatiser ces tâches.
… et à l’employé
Chaque utilisateur à ses propres préférences. L’interface doit donc autoriser la possibilité d’être personnalisée « pour coller au mieux aux centre d’intérêts, aux besoins personnels du collaborateur », indique le benchmark de Spectrum : « Tout ce qui va aider l’utilisateur à construire l’espace qui lui correspond aidera à l’appropriation de l’outil tout d’abord et fera gagner du temps à la personne pour accéder à ses documents et espaces de travail », lit-on dans le document.
La notion de bloc-notes émerge avec la possibilité de transformer une note personnelle en contenu partageable. Cela peut se compléter par des notifications de type post-it avec le détournement de l’outil vers la notification de tâches à effectuer. On remarquera que seule la suite de Google G Suite conserve la fonction de gestion des tâches au niveau de l’utilisateur.
La G Suite de Google.
La pérennité de l’outil
Malgré des offres intéressantes, différents outils collaboratifs ont déjà tiré leur révérence comme Atlassian Sride, IBM Watson Workspace, indique l’étude de Spectrum. Il convient donc là aussi de s’assurer de la pérennité de la solution choisie et de sa feuille de route de développement pour être certain d’obtenir les intégrations adaptées à l’entreprise ou les fonctions nécessaires. Il en est de même pour certaines catégories de logiciels collaboratifs. Longtemps en vogue les réseaux sociaux d’entreprise sont en large recul et le concept convainc moins aujourd’hui.
Former les utilisateurs
Si l’utilisation de l’outil est simple, les conséquences sur les méthodes de travail et les processus sont importants. Il est nécessaire le plus souvent pour obtenir les gains de productivité d’accompagner les utilisateurs à ce changement et de réaligner l’organisation en conséquence. L’étude annuelle de Lecko, qui cette année se fait l’écho des transformations de l’organisation de l’entreprise collaborative, met en avant les avantages attendus de la mise en réseau de l’organisation :
► Créer, innover, résoudre ensemble (intelligence collective)
► Impliquer, mobiliser (faire participer, mobiliser rapidement, s’adresser à tous)
► Apprendre des autres et avec les autres (partager, s’entraider)
► Créer des liens pour faciliter les synergies (s’identifier, se comprendre, se connaître)
« Ces leviers sont déterminants à l’ère de l’économie des savoirs. Le World Economic Forum a rappelé que la collaboration était l’une des quatre compétences clés du XXIe siècle. Aujourd’hui les salariés souhaitant impulser un changement privilégient la mobilisation de leurs pairs au détriment des canaux hiérarchiques. »
Un exemple d’outils de design d’interface utilisateur.
Au bilan les outils actuels de collaboration quelle que soit leur nature permettent de résoudre les principaux problèmes rencontrés par les salariés dans leur travail quotidien : saturation de messages, de notifications, de réunions avec une organisation plus plate qui privilégie les échanges avec les pairs plutôt que les échanges hiérarchiques avec une forte adaptabilité des outils aux besoins des utilisateurs par une centralisation sur l’interface des échanges mais aussi des documents et des actions à engager dans d’autres applications. Ce désilotage des tâches et des contenus est la condition première pour obtenir les gains de productivité attendus par l’entreprise. Il n’est cependant pas évident d’indiquer clairement si les outils contribuent plus qu’auparavant aux gains de productivité où s’ils permettent un engagement plus important du collaborateur qui augmente par lui-même sa productivité par plus d’autonomie.