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Alain Clapaud / mardi 3 novembre 2020 / Thèmes: Dossier, Cloud

Quelles alternatives à Office 365 ?

Collaboration dans le Cloud

Quand deux DSI se rencontrent et parlent collaboratif, le dialogue commence quasi invariablement par « Alors, vous êtes G Suite ou Office 365 ? » Pourtant, des alternatives existent et elles sont parfois plus innovantes et performantes que les grandes suites américaines et bien moins chères !

La fonction clé du succès d’OnlyOffice, la coédition des documents, une fonction présente sur Office 365 et G Suite ainsi que sur Collabora.

Avec 180 millions d’abonnés dans le monde en 2019, Microsoft 365 (ex-Office 365) et G Suite avec ses 6 millions d’utilisateurs payants, les grandes platesformes américaines semblent accaparer le marché mondial des suites collaboratives. Pourtant des alternatives existent et elles sont plutôt nombreuses.

Le SaaS a ringardisé les suites classiques

Quand on évoque les alternatives à Microsoft Office, on pense traditionnellement à des solutions comme WPS Office, la suite bureautique de l’éditeur chinois Kingsoft, à Wordperfect de Corel, un monument d’histoire informatique ou encore suite Office de l’allemand SoftMaker. Commercialisées sur un modèle très classique de licence, ces solutions ont été aujourd’hui ringardisées par la montée en puissance de l’approche SaaS de Microsoft 365 et de Google G Suite, mais aussi par leur absence de couplage à une plateforme en ligne telles que celles proposées par les deux Gafam.

Face à eux, un pure player cloud est en train de s’imposer en tant qu’alternative sérieuse aux suites américaine : c’est Zoho. Initialement positionné sur le marché CRM, l’éditeur indien est réellement présent sur le marché de la bureautique depuis les années 2006/2004. Son offre Workplace de Zoho affiche une quarantaine d’applications avec de la messagerie électronique, de la gestion de fichier, du tchat, un traitement de texte, un tableur, un outil de présentation et encore un intranet social, des outils de formation en ligne et de tenue de webinaires, de prise de notes, etc.

L’argument choc de l’éditeur face à Microsoft 365 et G Suite reste le prix, un atout particulièrement sensible auprès des PME et TPE, le cœur de cible de l’éditeur : «Zoho est gratuit jusqu’à 5 utilisateurs et 5 Go de stockage. Ensuite, notre version standard est à 2,17 € par utilisateur et 5,40 € pour les utilisateurs professionnels.» Des tarifs très éloignés de ceux de Microsoft dont les prix varient de 8,40 € pour le forfait Microsoft 365 F3 (uniquement Cloud), 31,50 € pour le forfait E3 et 53,70 € pour le forfait E5 incluant Teams. En outre, Zoho garantit un hébergement des données en Europe, avec des datacenters opérés par l’éditeur en Irlande et aux Pays-Bas. Zoho dispose d’une quinzaine de revendeurs en France dont certains sont fidèles à l’éditeur avant même que celui-ci ne soit présent en France.

 

Le catalogue Zoho recèle quelques modules plutôt intéressants en termes de collaboration, notamment une version maison de Slack baptisée Cliq.

Si la marque n’a sans doute pas la notoriété d’un Microsoft ou d’un Google, Zoho n’en revendique pas moins de 50 millions d’utilisateurs dans le monde et 7 500 entreprises toutes applications confondues. «Workplace est actuellement la troisième offre Zoho la plus souscrite après CRM et notre bundle Zoho One. C’est aussi celle qui connaît actuellement la plus forte croissance », ajoute Thomas Ciezar. L’offre Zoho One, formule all-inclusive de Zoho donne accès à l’ensemble des 45 modules de l’offre aux clients de l’éditeur, une offre qui permet ainsi à l’éditeur de piquer des clients Microsoft 365. «Beaucoup de clients viennent à nous afin de passer de l’On-premise au SaaS. Nous avons quelques entreprises qui viennent de G Suite ou de Microsoft 365 et qui se tournent vers nous après avoir découvert les fonctionnalités collaboratives de Zoho via l’offre Zoho One. Elles réalisent alors qu’elles n’ont plus nécessairement besoin de Microsoft 365 ou G Suite. Nous avons des outils de migration pour faciliter ce passage vers notre plate-forme mais nous ne cherchons pas véritablement à pousser les entreprises à migrer car nous avons des intégrations natives à G Suite et Microsoft 365 afin de coexister avec ces solutions.»

Avec son App Store, Nextcloud se positionne comme une plate-forme crédible à la création de suites collaboratives complètes capables de rivaliser avec Microsoft 365 ou G Suite.

L’Open Source, ou la force de la diversité

Si Zoho est en train de trouver son marché auprès des TPE et des PME, l’Open Source est clairement une alternative crédible à l’offre des Gafam. OpenOffice semble désormais appartenir au passé, la suite bureautique étant à l’agonie depuis l’acquisition de Sun par Oracle, son fork LibreOffice connaît un regain d’activité. La suite bureautique est disponible sous forme de logiciels « classique à déployer sur les postes clients, mais elle existe aussi en version web », comme l’explique Jean-François Donikian, président de StarXpert, intégrateur de nombreuses solutions open source :

« LibreOffice est la référence quand on recherche une suite bureautique à installer sur le poste de travail, mais la demande se porte aujourd’hui de plus en plus vers LibreOffice Online, qui permet de modifier un document dans le navigateur web ou encore OnlyOffice. L’interface utilisateur de la suite bureautique devient le navigateur, ce qui permet de faire des modifications en mode concurrent.»

Autre suite bureautique qui suscite beaucoup d’intérêt actuellement, OnlyOffice, la suite éditée par le letton Ascensio System SIA. Selon son éditeur, cette suite Open Source compte 7 millions d’utilisateurs dans le monde, dont seulement 500 000 seraient des particuliers. Outre une fonction de coédition très évoluée, OnlyOffice mise sur le format ouvert OOXML et une compatibilité avec les fichiers Microsoft Office pour séduire les entreprises. En outre, l’éditeur privilégie les capacités intégrations de sa suite. L’éditeur propose une collection de connecteurs prêts à être utilisés pour assurer l’intégration de sa suite avec les plates-formes de collaboration ou les systèmes de partage de fichiers tels que Nextcloud, ownCloud, Alfresco, Confluence, SharePoint, Liferay, HumHub, Plone et Nuxeo. De même, les partenaires ont créé plus d’une centaine de connecteurs.

La suite bureautique Collabora sur la plate-forme Nextcloud : une intégration au catalogue de la plate-forme cloud qu’il est tout à fait possible de déployer en mode on-premise.

Le modèle Open Source offre une grande diversité d’outils de collaboration, car outre les serveurs de messagerie collaboratifs Zimbra ou du français BlueMind, les entreprises et leurs intégrateurs ont l’embarras du choix parmi les solutions de messagerie instantanée RocketChat et Mattermost, de Webconferencing avec Jitsi, Nextcloud Chat, etc. Cette richesse de l’écosystème permet aux intégrateurs de proposer des offres intégrées à prix défiant toute concurrence.

L’enjeu d’harmoniser outils bureautiques et offres Cloud

C’est dans cette intégration entre outils bureautiques et plates-formes collaboratives que se joue réellement cette compétition entre l’Open Source et les Gafam. Pour rivaliser avec Microsoft 365 et G Suite, le défi des intégrateurs mais aussi les éditeurs est de pouvoir proposer aux entreprises des plates-formes collaboratives complètes dans lesquelles toutes les composantes sont parfaitement intégrées les unes aux autres. Si Galina Goduhina, directrice commerciale de OnlyOffice souligne l’importance de proposer des solutions On-premise pour les organismes gouvernementaux, les établissements d’enseignements, et des entreprises soumises à des réglementations spécifiques, l’éditeur travaille sur sa stratégie cloud : «Nous élaborons notre stratégie cloud et nouons des partenariats avec les fournisseurs de services. En ce qui concerne ces derniers, ce sont des développeurs renommés qui fournissent les services de qualité et assurent un haut niveau de sécurité et la conformité avec le RGPD, qui nous intéressent. De notre part, nos produits vont compléter leur gamme de produits existante et offrir à leurs clients plus de liberté et de flexibilité au niveau du choix. Nous cherchons également à rendre l’expérience client la plus fluide que possible et dans ce but, il est important d’automatiser le procès du lancement de bureau dans le Cloud pour que l’utilisateur puisse le faire juste en quelques clics et dans les plus brefs délais. Notre but est de trouver les partenaires qui partagent les mêmes valeurs tout en mettant la sécurité et l’utilisateur au cœur de son métier.»

Plate-forme de collaboration cloud libre, Owncloud dispose aussi d’un jeu d’applications mobiles qui permet aux utilisateurs d’accéder aux espaces de stockage en dehors des murs de l’entreprise.

Le rôle des intégrateurs est clé pour constituer des offres homogènes et cohérentes entre les multiples solutions Open Source qui individuellement rivalisent et font souvent mieux que Google et Microsoft, mais qui ne bénéficie pas d’une intégration aussi poussée que ces grandes suites commerciales.

Pour Philippe Hemmel, président d’Arawa, s’il y a encore de la demande des entreprises pour déployer des suites telles que OnlyOffice ou LibreOffice sur les postes clients, elles sont de plus en plus nombreuses à aller vers des suites web. « Certaines collectivités font ce choix de la bureautique web avec Microsoft 365 afin de réduire les coûts d’abonnement, mais la qualité des outils web Microsoft est très dégradée par rapport à leurs versions desktop. Sur ce plan, la version web de LibreOffice est bien supérieure.» L’intégrateur s’appuie sur Nextcloud, pour coupler la suite collaborative à des capacités de stockage et de partage de documents. «Pour l’utilisateur, c’est un outil comparable à Dropbox ou Google Drive, mais c’est aussi une plate-forme qui peut s’enrichir de multiples extensions disponibles dans un App Store», ajoute Philippe Hemmel. «Il est ainsi possible d’adjoindre des briques de type calendrier, gestion de contacts, tableaux de Kanban qui connaissent un certain succès. Cela permet de répondre à bien des besoins quotidiens des utilisateurs.» Là encore, l’écosystème open source offre une grande richesse de solutions car, outre Nextcloud, de telles intégrations sont possibles avec Alfresco, Confluence, Liferay, Nuxeo ou encore ownCloud. Qui a dit que le marché se limite à Microsoft 365 contre G Suite?


« Zimbra en mode hébergé est une alternative à Microsoft 365 et G Suite beaucoup plus économique »

Jean-François Donikian, président de StarXpert

« Les entreprises choisissent bien trop souvent Office 365 par défaut, mais l’écosystème des solutions open source est très riche dans le domaine de la collaboration et les clients jugent assez mal cette variété et diversité. Nous disposons aujourd’hui de solutions qui sont très matures, à l’image de Zimbra qui est relativement méconnue des entreprises. La solution existe depuis près de 15 ans maintenant, et dont la stabilité de fonctionnement est remarquable. Nous comptons de nombreuses collectivités locales et territoriales et donc d’acteurs du secteur public parmi les clients de ces offres. Pour ces acteurs, la souveraineté des données est une obligation et la demande pour que les données ne soient pas répliquées à l’étranger est systématique. C’est la raison pour laquelle notre infrastructure Zimbra est répartie sur trois datacenters, tous localisés en France, en région parisienne. En mode SaaS, Office 365 a pris une bonne part de marché de même que Gmail et l’alternative est Zimbra en mode hébergé, une alternative beaucoup plus économique. »


«La force de Microsoft, c’est l’intégration»

Philippe Hemmel, président d’Arawa

«Microsoft 365 est une offre très riche et la force de Microsoft, c’est l’intégration, mais nous sommes capables de proposer un ensemble de briques open source qui pourront rivaliser avec la Suite 365 et Teams. Nous disposons aussi d’outil de coédition de documents avec Collabra Online et OnlyOffice, deux solutions complémentaires à Nextcloud et qui font partie des briques les plus demandées par nos clients. Ces briques correspondant à Microsoft Online mais qui sont plutôt meilleures que les versions web de Word et Excel – assez peu développées – et certainement pas meilleures que Collabora Online ou OnlyOffice en termes de compatibilité des formats de documents. Côté visio et Team chat, nous avons des offres largement comparables à Microsoft Teams. Pour la vision, nous avons la brique intégrée NextCloud Talk, mais aussi des solutions qui connaissent un très fort taux d’usage que son Jitsi Meet pour créer des réunions facilement et BigBlueButton pour les grandes réunions, les assemblées générales. L’Open Source, c’est de la concurrence et du choix! »


« Nous n’avons absolument rien à envier à Microsoft 365 »

Thomas Ciezar, responsable marketing France chez Zoho

« Notre suite d’applications collaboratives est regroupée sous la bannière Zoho Workplace, avec des outils de création dont un traitement de texte, une feuille de calcul, la création de présentations et de prise de notes. Celle-ci intègre aussi des outils de collaboration avec WorkDrive pour stocker des documents et travailler à plusieurs, Showtime pour faire de la formation en ligne, meeting pour les réunions en ligne. Pour finir, nous avons une suite de communication avec une boîte mail, Zoho Cliq pour les échanges internes ainsi qu’un réseau social d’entreprise. Fonctionnellement nous n’avons absolument rien à envier à Microsoft 365 à la différence près que nos outils sont uniquement disponibles en mode SaaS. Nous intégrons aujourd’hui des modèles d’IA dans ces différentes briques, notamment dans le tableur, de même que nous travaillons sur l’intégration de ces outils de communication à nos autres modules, comme le Tchat intégré au CRM, par exemple. »


« OnlyOffice est une solution à la carte qui s’adapte facilement à la taille et aux besoins »

Galina Goduhina, directrice commerciale d’OnlyOffice

«OnlyOffice contribue également à l’organisation du flux de travail au sein de l’entreprise. La plate-forme collaborative OnlyOffice centralise tous les outils nécessaires à la communication, à la coordination des tâches, au partage du travail et des ressources, à travers les modules de gestion des documents, de gestion des projets via des diagrammes de Gantt, une gestion de relation client, l’agrégateur de mail, le calendrier. Notre plateforme intègre aussi des outils de communication internes tels que les blogs, les sondages, la base de connaissances avec le balisage de wiki et enfin la messagerie instantanée. Les fonctionnalités de la plate-forme peuvent être étendues selon les besoins de l’entreprise grâce à la capacité de la plate-forme de productivité OnlyOffice de s’intégrer avec les services tiers tels que Twilio, DocuSign, GoogleDrive, DropBox, etc. OnlyOffice est une solution à la carte qui s’adapte facilement à la taille et aux besoins des activités de l’entreprise. »

Cet article est paru dans le magazine L'Informaticien n°189 (septembre 2020).

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