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Brainloop / lundi 18 septembre 2017 / Thèmes: Partenaires, Brainloop

Transformation numérique : Satisfaire au devoir de transparence et de confidentialité des conseils d’administration et comités exécutifs

Instances décisionnelles de grande envergure, les conseils et comités disposent de larges pouvoirs, mais doivent assumer en contrepartie des devoirs et des responsabilités et déterminer les orientations stratégiques qui assureront la croissance de l’entreprise. Un résultat concret ne peut se faire sans une prise de décision consentie, pesée et à l’abri des regards indiscrets. La transformation numérique et l’émergence de technologies innovantes  permettent aujourd’hui de sécuriser ces organes de gouvernance avec des outils dédiés et développés pour soutenir la mission des membres du conseil.

En raison des responsabilités stratégiques des conseils exécutifs et des conseils d’administration, ces derniers peuvent être amenés à se réunir plusieurs fois par an pour réfléchir, échanger et délibérer. L’entreprise a ainsi le devoir de mettre à la disposition des membres les ressources nécessaires afin que ceux-ci puissent s’informer des décisions en cours et remplir leurs obligations. Il s’agit donc de leur fournir une information exacte, pertinente et disponible en temps voulu. La préparation de ces réunions demande cependant de longues semaines de travail en amont pour rédiger les procès-verbaux et réunir les documents officiels nécessaires pour ensuite les faire parvenir à chaque membre. Il n’est pas rare que les documents nécessitent des modifications, de dernière minute, et qu’il soit nécessaire de tout renvoyer. Un travail fastidieux qui exige de la part des administrateurs une grande rigueur pour ne commettre aucune erreur, ni oublier d’insérer une information.

Par ailleurs, les comités et conseils font l’objet d’une attention particulière au regard de la loi, des mesures règlementaires encadrant leur organisation depuis la convocation des membres jusqu’au processus d’adoption des motions en passant par le vote des résolutions. Face à ces procédures strictes, se pose la question de la confidentialité et de la protection des données lors de leurs envois aux membres, ceux-ci étant amenés à recevoir en version papier ou électronique les documents. Résultats financiers, revenus des dirigeants, opérations de croissance externe, décisions à l’encontre des structures de direction… Autant d’informations importantes qui doivent être portées à la connaissance des membres et dont le caractère sensible exige que ces documents ne soient ni perdus, ni mis entre les mains de pirates informatiques toujours prêts à revendre des informations à des concurrents peu scrupuleux. En effet, les cyber-attaques sont malheureusement devenues une réalité à laquelle sont confrontés les conseils d’administration et comités exécutifs dont les vulnérabilités dans l’organisation peuvent être facilement exploitables par les pirates, notamment ci ceux-ci interceptent des emails ou s’introduisent dans un ordinateur par le biais d’un malware pour mieux le contrôler et le piller. A un niveau plus global, il est indéniable qu’un un piratage à l’encontre d’un conseil d’administration aurait des répercussions désastreuses, mettant en péril l’ensemble des activités de l’entreprise, ainsi que son image. 

Les comités exécutifs et conseils d’administration doivent rester des organes de gouvernance fiables. Ils exigent pour cela une modernisation et une protection absolue de leurs procédures pour satisfaire aussi bien les secrétaires, que les membres du conseil en fournissant aux premiers les outils pour protéger l’organisation du conseil et aux seconds une information, mise à leur disposition en ligne, qualitative pour un examen optimal des orientations stratégiques. Pour cela des dispositifs innovants ont été développés pour répondre parfaitement aux exigences en matière de sécurité et de simplicité des usages. Des plateformes virtuelles dédiées offrent un cadre de travail optimal aux organisateurs en leur donnant la possibilité de créer un répertoire et d’y partager quand ils le souhaitent les documents indispensables au bon déroulement des réunions. Tout risque de vol des documents et de fraude est écarté grâce au chiffrement et la traçabilité des données, ainsi qu’à une gestion centralisée, notamment au travers du contrôle des accès. Quant aux membres, ils accèdent aux documents, les annotent et peuvent également prendre part aux décisions en votant depuis la plateforme. Accessibles à partir d’un accès Internet ou depuis une tablette, les membres peuvent également travailler en ligne et hors ligne, et cela partout dans le monde, avec le même niveau de protection maximale. Ces solutions représentent plus que jamais une option idéale pour ne jamais compromettre la confidentialité des conseils d’administration et comités exécutifs.

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