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Brainloop / vendredi 15 septembre 2017 / Thèmes: Partenaires, Brainloop

Dématérialiser le conseil d’administration, un nouvel axe de performance pour les entreprises

La révolution digitale a fait bouger les lignes de l’entreprise, celle-ci s’adaptant et s’organisant pour faire évoluer leurs méthodes de travail et gagner en efficacité.  Une tendance qui devrait également toucher les conseils d’administration et comités exécutifs. Pourtant les Européens appréhendent encore tout changement à l’égard de leurs organes de gouvernance qui restent malheureusement encore ancrés, pour la plupart, dans la tradition avec des méthodes d’organisation peu optimales. Une attitude regrettable quand on pense aux nombreux avantages à gagner qui permettraient de soulager les organisateurs et d’aider les membres à remplir leurs responsabilités.

Moderniser les organes de décision peut paraître inutile, voire compliqué tant le fonctionnement strict est rentré dans les habitudes des entreprises. Pourtant les méthodes de gestion ont aujourd’hui beaucoup évolué en réponse à l’évolution des besoins des membres. En outre, de nombreux exemples ont exposé ces dernières années les failles sécuritaires au sein des entreprises, soulignant l’importance de faire évoluer les processus. Un premier constat peut être établi concernant les coûts exorbitants, et souvent insoupçonnés, que représente l’organisation d’un conseil d’administration. Une étude menée auprès d’entreprises britanniques appartenant aux indices boursiers FTSE 100 et 250 a ainsi dévoilé que le développement et la distribution de documents de conseil d’administration représentaient un coût de £40,581 par an, répartis entre les frais d’administration, l’impression des documents, les frais de production ou encore les frais liés à la distribution des documents auprès de chaque membre. A ces frais financiers s’ajoute le temps requis en amont qui peut représenter jusqu'à 42 heures de travail pour l’organisation de chaque conseil et la préparation de chaque document, pouvant contenir en moyenne 219 pages. Une charge considérable qui exige la plus grande attention pour éviter la moindre erreur qui demanderait une remise à jour des documents. Au delà des coûts, la question du développement durable se pose. En effet, l’envoi des documents à chaque membre du conseil ou du comité, représentant potentiellement l’impression de plusieurs milliers de pages, n’est pas vraiment en adéquation avec les engagements environnementaux des entreprises.

A l’heure de la digitalisation des processus de travail, le conseil d’administration 2.0 répond plus que jamais à l’ensemble des exigences de modernité qui peuvent simplifier les fonctions et réduire considérablement les coûts sans pour autant affecter ses principales caractéristiques, ni ses objectifs.

  • Un gain de temps incontesté pour les membres du conseil : Convocation des membres, mise à disposition des documents sur la plateforme, rédaction des décisions adoptées, ou encore vote des résolutions… Toutes les tâches sont dématérialisées sur une plateforme disponible à tout moment, permettant d’optimiser le travail des membres du conseil et leurs communications.
  • Une plus grande agilité : Une solution professionnelle dédiée aux organes de gouvernance place les utilisateurs, que ce soit l’organisateur ou les membres du conseil, au centre de sa technologie pour leur apporter plus de souplesse et répondre à leurs besoins de mobilité. Les membres peuvent ainsi accéder aux documents où qu’ils soient dans le monde depuis un PC ou une tablette.
  • Une utilisation des plus faciles : Alors que le manque d’appétence pour les technologies peut refréner le passage à un conseil dématérialisé, ces plateformes innovantes se caractérisent par une grande intuitivité pour garantir aux utilisateurs une prise en main rapide.
  • Un très haut niveau de sécurisation : L’échange de documents particulièrement sensibles entre les membres nécessite la plus grande précaution, leur perte pouvant avoir des répercussions désastreuses sur l’entreprise. Il est donc crucial d’assurer de bout en bout la protection des documents de réunion.
  • Une réponse aux exigences environnementales : En encourageant une pratique du « zéro papier », les entreprises peuvent satisfaire leurs obligations en matière de responsabilité environnementale.

Le résultat ? Les membres et administrateurs sont ainsi mieux informés, plus rapidement et peuvent travailler efficacement sur des documents toujours à jour pour une prise de décision éclairée. Exigeants en matière de sécurité et de conformité, les conseils d’administration peuvent compter sur l’efficacité et l’intégrité des plateformes digitales pour créer des portefeuilles de réunion, permettre un accès permanent aux données confidentiels et garantir aux entreprises une solution de confiance pour leurs décisions les plus importantes. En s’appuyant sur une architecture technique sans faille, les entreprises peuvent enfin bénéficier d’une communication efficace au plus haut niveau.

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