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Collaboratif#7 : Avec Klaxoon Saint-Gobain transforme ses réunions

La branche sanitaire et chauffage du géant de la construction opère sa transformation. Un plan stratégique qui exige l’examen par la direction de près de 80 projets. Afin d’optimiser les réunions du Codir et traiter ces chantiers de manière plus efficace, l’entreprise a recours à Klaxoon. Cela a changé son approche de la réunion.

Grâce aux catégories, aux dimensions et aux couleurs, Brainstorm permet de visualiser immédiatement l’ensemble des informations nécessaires à la bonne tenue de la réunion.

Saint-Gobain, et plus particulièrement sa branche Distribution Bâtiment France, mène un vaste plan de transformation, baptisé Ambition 2025. Au niveau de la Distribution Sanitaire et Chauffage, DSC pour les intimes, ce plan se décline avec Préférence 2025. Celui-ci se matérialise par un ensemble de grands projets et une quinzaine de défis à relever d’ici à 2025. Les chantiers viennent aussi bien de la direction centrale, qui définit un cadre général, que d’initiatives prises sur le terrain, par les fonctions support, les agences, les plates-formes logistiques, etc. Des actions locales que d’autres peuvent s’approprier, mais encore faut-il qu’ils en aient connaissance. À l’animation et la supervision de cette transformation, on trouve Farah Harriche. L’actuelle Business Transformation Manager est chez SaintGobain depuis trois ans, elle était alors Digital Marketing Manager et gérait une équipe servant en quelque sorte d’agence web en interne. Parmi leurs activités figurait notamment le développement de l’usage du collaboratif, principalement pour la gestion de projet avec Trello, Slack, Jira...

Quatre-vingt chantiers

Désormais dans un rôle de conduite du changement, Farah Harriche est chargée entre autre d’animer les réunions du Codir (Comité de Direction). Y participent, pendant deux jours chaque mois, les six directeurs régionaux de DSC, ainsi que les directeurs opérationnels, soit 17 personnes. S’y joignent également des porteurs de projet invités. En juillet 2018, le Codir se penchait sur les nombreux projets de transformation sur les rails. « Avec près de 80 projets de transformation suivis, il n’est pas possible d’en mener autant de front. Ils ont donc fait l’objet d’une priorisation à l’occasion de ce Codir, en fonction de la difficulté de mise en œuvre et de la valeur ajoutée de chacun », explique Farah Harriche. Lors de l’atelier, chaque chantier était matérialisé par une fiche signalétique en faisant la synthèse, imprimée et affichée sur un mur. Le Codir votait pour chaque projet au moyen de gommettes avant de discuter des divers projets. Soit une demi-journée de travail entre vote et debrief, et autant pour la restitution de la réunion. Les chantiers ont été officiellement lancés en septembre. « En février dernier, on s’est dit que ce serait une bonne chose de faire un point d’étape et une repriorisation », relate la responsable de l’animation du plan Préférence 2025.

Mais cette fois-ci, Farah Harriche n’a pas forcément envie d’utiliser à nouveau une ramette de papier et souhaite rendre cet atelier « plus interactif ». Et surtout plus efficace, car le Codir ne peut guère se permettre de passer une demi-journée sur les seules questions de priorisation de chantier. Son choix s’est porté sur Klaxoon. Un outil qu’elle avait déjà eu l’occasion d’utiliser auparavant. En janvier 2019, DSC avait organisé un forum à Cannes : 750 personnes y étaient rassemblées et présentaient leurs actions locales de transformation, environ 500 en tout, sur 80 stands. Afin de faire émerger les meilleures d’entre elles, Farah Harriche décide de digitaliser les stands sur Klaxoon, chacun étant un Brainstorm avec des fiches expliquant les actions locales menées, ainsi qu’un système de votes servant un concours au terme duquel les porteurs des actions locales les plus plébiscitées se sont vus remettre un prix. 

Pour mémoire, un Brainstorm sur Klaxoon est un tableau blanc virtuel sur lequel les idées sont matérialisées par des textes, photos ou vidéos, avec diverses possibilités d’annotations. C’est donc ce format qui a été retenu pour l’animation du Codir de février. Une demi-journée condensée en 90 mn Un Brainstorm a donc été créé dans lequel chaque fiche chantier prenait la forme d’un post-it, avec différentes couleurs pour mieux les identifier, chacun étant également catégoriser et dimensionner – dans Klaxoon, les « dimensions » désignent un champ de texte en bas de chaque idée venant en complément des catégories – avec la date butoir du projet et sa priorité.

L’objectif de l’atelier : passer en revue l’ensemble des chantiers est de discuter ce qu’il y a lieu de rediscuter et redéfinir les actions à suivre en fonction du contexte actualisé. « Il fallait qu’on se concentre uniquement sur les chantiers à discuter, j’ai donc rajouté sur chaque fiche une question “ Faut-il reconsidérer ce chantier ? ”, avec quatre réponses possibles : « Non, tout va bien », « Oui il faut prioriser/déprioriser ce chantier », « Oui il faut fusionner ce chantier », « Oui il faut abandonner ce chantier. » Le Brainstorm a été envoyé l’avant-veille de la réunion aux membres du Codir, afin qu’ils y répondent mais aussi qu’ils aient tous l’information complète en amont de l’atelier. Y compris sur mobile, l’outil de Klaxoon étant multi plate-forme. « Par exemple, ça a pris 20 minutes au directeur général pour répondre aux questions ; et moi ça m’a permis en amont de l’atelier de collecter les votes et de désigner les chantiers sur lesquels débattre », explique Farah Harriche. 

Après avoir reçu une majorité de réponse, elle a été en mesure de faire évoluer le Brainstorm, transformant les réponses en catégories de sorte à regrouper les post-it par thématique de discussion. « On a ainsi pu se focaliser sur les chantiers à fusionner, abandonner, prioriser ou déprioriser, avec la moitié des chantiers pour lesquels il n’y avait rien à changer et l’autre sur lesquels travailler. » Ce qui a permis de tenir l’atelier en une heure et demi. En outre, puisque l’ensemble du Codir avait la même information au préalable, il n’y avait pas lieu de prendre connaissance des chantiers lors de la réunion et tout le monde a pu débattre, sans « discussion à rallonge ».

Une nouvelle façon de penser la réunion

« J’ai dû passer deux ou trois heures à préparer l’atelier, le Codir 20 minutes à en prendre connaissance, puis une heure et demi d’atelier. La restitution a été ultra-rapide puisque tout était dans Klaxoon et les priorités mises à jour en temps réel pendant l’atelier », raconte la Business Transformation Manager. « Soit un gain de temps, une plus grande attention du groupe de travail, plus impliqué pendant 1h30 de réunion qu’une demi-journée et une meilleure efficacité sur la post-prod. » Klaxoon est depuis utilisé dans d’autres ateliers, pas seulement les réunions du Codir mais aussi sur les chantiers auxquels Farah Harriche participe en opérationnel. L’outil trouve également des usages chez les RH, pour les formations par exemple, ainsi que dans l’animation des communautés entre le central et les régions, autour de discussions sur des sujets d’actualité ou des sondages. Elle utilise Klaxoon plusieurs fois par mois, ainsi que Trello et WhatsApp. Les équipes de DSC ont également recours à Slack comme forum de discussion, quoiqu’elle-même ne l’utilise plus. Il faut ajouter à cela les outils propres à Saint-Gobain, à savoir un Intranet et un RSE.

Aux yeux de Farah Harriche, l’outil offre des possibilités infinies en termes d’animation de réunion et chacun peut se l’approprier. On peut faire ce qu’on veut avec Brainstorm, mais aussi n’importe quoi. Toutefois, quand on a compris la force de l’outil et ce qu’il permet de faire, on est obligé de réfléchir autrement, de réfléchir à son utilisation mais aussi à la réunion pour la rendre efficace. « Ça arrive de se planter lors de la préparation d’un atelier, de mal le penser : ce n’est pas juste une question de digitaliser des post-it dans Klaxoon, c’est changer sa manière de concevoir une réunion. » L’outil nécessite une prise en main progressive et un changement de modèle dans la manière d’aborder une réunion. « Le temps investi en amont de l’atelier n’est pas perdu, il permet de se projeter dans l’atelier », conclut Farah Harriche.


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