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Collaboratif#6 : Pour Mailjet le collaboratif est une question de survie

Dispersées sur plus d’une dizaine de sites à travers le monde, les équipes de Mailjet ne pourraient accomplir leurs tâches sans Slack, Google Docs ou encore Zoom. Mais l’utilisation de ces outils en interne a un effet de bord : l’ajout d’une dimension collaborative aux propres produits de l’entreprise.

Inspiré par les fonctionnalités de la G Suite, Mailjet a ajouté une dimension collaborative à ses propres outils.

On ne présente plus Mailjet, société française spécialisée dans les campagnes d’e-mails marketing ou transactionnels. L’entreprise, fondée en 2010, a commencé à se développer en France et en Europe, avant d’étendre ses activités au monde entier, avec une présence physique dans neuf pays. Tant et si bien que ses 155 salariés sont répartis entre deux sites en France, un en Grande Bretagne, un en Allemagne, un en Espagne, un au Pays-Bas, deux en Bulgarie, un autre au Vietnam et enfin, pour l’Amérique du Nord, un site à New York et un dernier à Toronto. Soit des équipes très éclatées, qui doivent pourtant travailler ensemble. « La colonne vertébrale de Mailjet, ce sont les outils collaboratifs que nous utilisons au quotidien », nous confie Alexis Renard, le CEO de Mailjet. « Sans eux, il serait absolument impossible de faire tourner l’entreprise. On est presque au-delà du gain de productivité en soi : pour nous, c’est complètement vital ! »

Sont utilisés en interne Slack, G Suite et Zoom. Le premier est le pilier sur lequel s’appuie l’entreprise pour répondre à sa problématique organisationnelle. Les canaux permettent de regrouper très rapidement plusieurs personnes, ponctuellement, pour travailler sur un projet donné par exemple, ou en permanence : la transmission de l’information se fait de manière instantanée. « Tout le travail des équipes est complètement organisé autour, de la livraison des plateaux repas à la structuration des tâches en passant par l’organisation de séances de gym », explique Alexis Renard. Slack donne à Mailjet et à ses salariés une visibilité « de tout ce qu’il se passe très facilement ».

Colonne vertébrale

Pour autant, Slack n’est pas exempt de défauts. Si Alexis Renard reconnaît volontiers la force des intégrations, aussi bien avec des solutions tierces qu’avec des outils de veille développés en interne, Mailjet n’utilise que très peu la partie communication vocale. Elle lui préfère Zoom, qui propose une meilleure qualité audio et vidéo et permet de faire entrer dans les conversations des personnes extérieures. Si le choix de Slack et de Zoom s’est fait ces cinq dernières années, les outils de Google, Drive, Docs, Sheets ou encore Slides, ont toujours été utilisé au sein de Mailjet. « Toutes nos communications internes, nos projets, nos présentations, sont montés sur Google Docs. Il permet un échange d’informations très riches. »

Outre la possibilité de travailler sur un même document à plusieurs en même temps, les solutions de la G Suite comportent des fonctionnalités de traçabilité des modifications et de versionning, « essentiels pour savoir qui a fait quoi pour des grandes équipes ». « On gagne énormément en instantanéité, c’est un gain de temps », ajoute le patron de Mailjet. Il faut également compter sur « une logique de classement », l’ensemble des fichiers étant disponible en un seul et même endroit, Google Drive.

Le collaboratif transposé aux solutions métier

Et à force d’utiliser en interne, ces outils collaboratifs, de constater au quotidien leur force, Mailjet a fini par reproduire cette logique collaborative dans ses propres produits. C’est un constat assez général qu’on peut faire ici : le collaboratif, de très global avec des Teams, des Slack, des RSE et des messageries, s’est exporté vers les métiers, au travers d’outils spécifiques intégrant cette dimension. « Parce que les équipes marketing des entreprises sont de plus en plus décentralisées, on a ajouté toute une suite de fonctionnalités de collaboration à Mailjet, à l’image de G Suite », souligne Alexis Renard. « Pouvoir interagir à plusieurs sur la même interface plutôt que d’envoyer un template sur lequel travailler en pièce jointe d’un mail, c’est devenu un de nos points forts. »

Ces deux dernières années, Mailjet a reconstruit tout un écosystème de fonctionnalités inspirées des outils collaboratifs, d’abord autour de la traçabilité des modifications apportées à un format, et ensuite permettant à plusieurs personnes de travailler sur le même template, de commenter, d’avoir des workflow de validation. « La collaboration va aussi changer la manière de travailler avec les prestataires et les clients », insiste Alexis Renard. « Plus largement, cela correspond à une logique sociétale où les gens sont moins sur leur lieu de travail, font beaucoup de remote, en plus d’une tendance à l’éclatement des équipes, dispersées sur des petits sites. Il faut s’adapter à ces tendances qui sont très fortes : si vous n’avez pas d’outils collaboratifs, vous êtes morts. »


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