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Comment la jeune pousse bretonne Klaxoon réinvente la réunion

Les entreprises se l’arrachent : Klaxoon, jeune société bretonne, compte 2 000 organisations clientes, de l’ONU à Schneider, en passant par la PME. Son objectif : rendre les réunions plus efficaces en facilitant l’échange par le biais d’une large palette d’outils… du tableau blanc Brainstorm, au jeu-parcours Aventure, en passant par les groupes de travail networks.

Vous avez certainement déjà entendu parler de Klaxoon. Difficile de passer à côté. Cette jeune pousse revendique dans son portefeuille de clients 90 % du CAC40 ! Et quelques grands noms du Fortune 100, ou l’Organisation des Nations Unies… Au total, près de deux mille organisations l’utilisent, de la PME au grand groupe. La start-up rennaise avance ainsi tranquillement vers son million d’utilisateurs. Excellent résultat pour une solution lancée en 2015.

Le succès s’explique par son principe : rendre la réunion plus participative, interactive. Attention, si l’approche voulue par Klaxoon « questionne la posture et la façon de travailler » pour reprendre les termes de Mathieu Beucher, le CEO de la société bretonne, il n’est aucunement question de remplacer la réunion. Au contraire, la jeune entreprise veut l’animer, simplifier l’expression et l’organisation des idées des participants. En résumé, faciliter la prise de décision. Ce qui est peu ou prou le motto de toute solution de collaboration en entreprise qui se respecte. Ici, il s’agit de « manager visuellement les informations d’une équipe ».

La suite d’outils est disponible aussi bien sur desktop que sur mobile.

Intra et inter-entreprise

Pour rendre les réunions plus courtes et plus efficaces, Klaxoon s’appuie sur un certain nombre d’outils réunis dans une solution accessible sur un portail web. La gestion de la réunion passe par Meeting, le cœur de la solution. Comme sur une timeline, l’utilisateur va pouvoir organiser sa réunion, y uploader ses slides et divers contenus, inviter les participants… Autre pilier de Klaxoon : Brainstorm, un “ tableau blanc ” numérique pour lequel l’utilisateur dispose d’une palette d’outils de création et d’édition de contenus, texte, dessin à main levée. Tout ce qu’il faut pour exprimer une idée qui sera ensuite classée et catégorisée parmi celles du reste de l’équipe, toujours de façon visuelle. Capsules, Votes et Sondages permettront de recueillir les retours des autres membres de l’équipe quant à une idée ou un projet. Klaxoon est en outre doté d’une partie « gamification », reposant sur diverses activités telles que des quiz ou des parcours (Aventures). Outre un aspect plus ludique apporté aux réunions, ce volet s’avère particulièrement adapté aux besoins de formation, d’éducation ou de consulting. Quoi de mieux qu’un jeu de question-réponse pour s’assurer que les participants à la réunion ont bien compris le sujet !

La dernière version de Klaxoon a introduit dans cette suite de modules une application essentielle. Le Network est un groupe de travail, un espace créé par les utilisateurs pour partager leurs contenus avec des collaborateurs en dehors du cadre de la réunion. Soit l’information réunie en un seul endroit, triée et organisée selon les tendances et les nouveautés, accessible à n’importe quel moment. Y sont rassemblés Meetings, Brainstorms, Capsules, Quiz et autres contenus créés sur le service. Les membres du Network sont notifiés dès qu’un changement est apporté. On peut voir Network comme un mur sur lequel sont épinglés les activités et les projets d’une équipe. Mais il faut également compter sur la possibilité de partager un network en dehors de l’entreprise, auprès d’un prestataire, d’un partenaire ou d’un client. Quand bien même cet utilisateur extérieur n’a pas souscrit à un abonnement Klaxoon (19 euros par mois par utilisateur).

Klaxoon Network crée des groupes de travail au sein d’une entreprise, d’une équipe, mais aussi entre les salariés.

Accès plus ou moins sécurisé

C’est sans doute là l’une des grandes forces de Klaxoon : il n’est pas nécessaire d’avoir un compte pour avoir accès à un Meeting ou un Network. Ces utilisateurs non-inscrits ne peuvent créer de réunion et c’est au créateur de symposium d’inviter les participants. Pour ce faire, il dispose d’un code unique à partager par le médium qui lui semble approprié… sachant qu’il peut publier le code sur Internet et ouvrir son Meeting à tout vent. Sécurité supplémentaire, les participants devront s’identifier, soit en entrant un pseudo quelconque, soit par leur adresse mail. Ce qui permet de filtrer les participants, notamment au moyen du SSO (Single Sign-On : système d’authentification unique) de l’entreprise. On notera également que Klaxoon est doté d’une console de gestion des droits. Celle-ci autorise l’administrateur de voir qui sont les utilisateurs, de réinitialiser les mots de passe ou encore de révoquer une licence. Toutefois, il n’aura pas de visibilité sur les échanges et les contenus dans l’application : « ce n’est pas l’objectif », explique Matthieu Beucher. Klaxoon étant une solution en mode SaaS, mais pas seulement (lire l’encadré), le portail web permet un accès à distance et en temps réel. En outre, les échanges sont conservés et il est possible d’exporter les données d’un Meeting. Le Studio, console de gestion de compte, sert ici de back office. Quand bien même un salarié ne serait pas en mesure de participer à une réunion, il pourra non seulement retrouver les informations après coup, mais aussi proposer ses idées via le Brainstorm. Si Matthieu Beucher n’évoque pas d’API ouverte permettant d’intégrer les données d’un CRM, un fichier stocké sur Box ou Dropbox ou des informations de compte LinkedIn, il précise que l’interfaçage est tout à fait possible en renseignant l’URL du document sur Box ou du channel Slack dans le Brainstorm, dans une Capsule – cette dernière permettant à l’utilisateur de recevoir les feedbacks de ses pairs sur une idée, un concept, peu importe qu’il se traduise en texte ou en image – ou en commentaire d’un meeting. Klaxoon ne se voit pas comme un concurrent de ces différentes solutions. L’entreprise rennaise ne se prétend pas messagerie instantanée, outil de partage de fichiers, ni réseau social professionnel : elle édite une solution de collaboration dévolue aux réunions, complémentaires aux Slack, Trello et consorts.


Klaxoon Box : réseau fermé

Dire que Klaxoon est exclusivement un portail web est erroné : l’application est également disponible via la Klaxoon Box. Qu’il s’agisse de répondre à un besoin de sécurité ou de pallier l’absence de connexion internet, la Box permet de disposer de l’ensemble des outils de Klaxoon sur un réseau fermé, le terminal créant son propre réseau WiFi. Et Matthieu Beucher d’évoquer une utilisation dans un sous-marin ! Évidemment, l’absence d’accès à Internet interdira l’utilisation à distance. Un futur produit, Board, fonctionnera selon le même principe mais la Box sera alors directement intégrée dans un écran.

Article paru dans L'Informaticien n°164.



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