Après avoir poursuivi le rêve du zéro papier, les entreprises sont devenues plus pragmatiques dans leur approche de la dématérialisation des documents qui est désormais une tendance de fond. Celle-ci ne s’exprime pas seulement sur les flux de volumes entrants comme les factures fournisseurs. Sous la pression de la réglementation, du contexte économique et des avantages intrinsèques de la dématérialisation, les entreprises étendent leurs premiers projets à d’autres activités. La progression technique des solutions a permis aussi de rendre plus attrayants et plus simples des projets autrefois présumés complexes. Le rôle structurant de la « démat’ » est cependant toujours là et les impacts sur l’organisation de l’entreprise ne sont pas négligeables. Aujourd’hui, le projet de dématérialisation n’est plus aussi différent des projets informatiques classiques dans sa conduite générale.
Un marché aux acteurs multiples
Le secteur de la dématérialisation devient assez encombré avec de nombreux acteurs d’origines diverses. Leur cheval de bataille reste les économies réalisables par la mise en oeuvre de la dématérialisation en l’étendant à de nouveaux secteurs dans l’entreprise.
La crise est toujours présente dans les esprits… et dans les budgets des services informatiques. Les économies et
« rationalisations » sont encore à l’ordre du jour. La dématérialisation s’inscrit dans cette démarche. Une étude de la Commission Européenne reprise dans un livre blanc publié par CDC Arkhineo sur la dématérialisation des factures dans le service public estimait à 40 milliards d’euros le potentiel d’économies à l’échelle de notre continent. Au plan mondial, le marché était évalué à 1,66 milliard de dollars en 2009, en croissance de 21 % sur l’année précédente. Sur 2010, le cabinet Gartner estimait la croissance du marché à 5,1 % au global. Cette croissance est à moduler selon les secteurs de la dématérialisation. La capture seule ne croîtra que de 1 % sur 2011 selon des estimations livrées à Kofax Transformation, la conférence utilisateur de Kofax qui s’est tenue à Barcelone récemment. Les opportunités sont cependant nombreuses sur le marché avec une multiplication du contenu imprimable par trois dans 56 % des entreprises.
La France rattrape son retard
Malgré son attitude pionnière dans le domaine avec une rapide transposition dans la loi des possibilités de dématérialisation, notre pays est en deçà en termes de déploiements comparativement à l’Europe du Nord ou d’autres pays du monde. En 2009, ce sont entre 150 et 200 millions de factures électroniques qui se sont échangées sur notre territoire. Sur l’ensemble des 2 milliards de factures échangées, en fait seules 3 % sont sous format électronique. En France, moins d’un quart des grands comptes ont mis en place une solution de dématérialisation. Moins de 20 % des factures entrantes sont électroniques alors que ce taux est de 50 % dans les pays nordiques.
Autre exemple : 8 % des transactions électroniques des entreprises impliquent les deux tiers des fournisseurs. Elles représentent 37 % en Allemagne et 30 % au Royaume-Uni. Les espérances de développement sont donc importantes. L’étude du Cabinet Markess estime le marché français à 510 millions d’euros en 2010 et à 670 millions en 2011. La croissance en France devrait donc être à deux chiffres dans les mois à venir.
Les particuliers ne sont pas oubliés
Dans ce vaste mouvement vers la dématérialisation, les très petites entreprises et les particuliers ne sont pas les cibles mises le plus en avant. Adminium, un portail, prend le contre-pied et vise à simplifier la vie « administrative » des particuliers et des très petites entreprises, en proposant une plate-forme de gestion des factures ou de tous autres éléments dématérialisés dans un coffre-fort électronique. S’appuyant sur le modèle du « freemium », il existe une version payante plus élaborée moyennant un forfait de 4,9 euros par mois.
Une multitude d’acteurs
Malgré quelques acquisitions, le marché est encore composé d’une multitude d’acteurs d’origines très diverses. En haut du marché, des éditeurs importants provenant de la dématérialisation pure comme Itesoft et Readsoft ou IRIS, même si ce dernier semble se faire moins présent. Les accompagnent des spécialistes sur certains flux comme Basware et Accelya sur la chaîne achat-paiement, ou b-Process sur la facturation.
D’autres acteurs ont un passé plus hardware comme Kofax, anciennement Dicom, qui de distributeur et revendeur de scanners se place désormais sur le marché de la capture par lot ou sur la capture transactionnelle où l’entreprise occupe les premières places. Xerox, Lexmark, Ricoh fi gurent aussi dans cette catégorie d’acteurs. Le cabinet Markess range à leur côté des sociétés orientées vers le service comme Atos ou Pitney Bowes dans la catégorie du traitements des flux dématérialisés.
Des éditeurs comme Esker se positionnent sur les processus entrants et sortants. Ensuite se placent les spécialistes sur certains secteurs comme les anciens flux EDI ou les flux d’éditique. Se rangent dans cette catégorie des acteurs comme Streamserve qui vient d’être acquis par Open Text ou Sterling Commerce, tombé dans le giron d’IBM. Derrière cette cohorte d’intervenants se trouvent des acteurs plus petits et plus spécialisés sur certains flux. Citons e-Citiz ou Efolia. Les services autour de la dématérialisation ne sont pas négligeables et vont de l’externalisation de l’ensemble du process (Business Process Outsourcing ou BPO) au tiers de confiance ou au spécialiste de l’archivage de documents électroniques. Fedaso, Locarchives ou CDC Arkhineo se rangent dans cette partie du marché.
Une affaire de grands comptes ?
La plupart des projets restent cependant cantonnés aux grandes entreprises ou aux services publics. Ce sont les principaux consommateurs de papiers et ont donc des flux de volumes permettant de réaliser d’importantes économies. Le calcul de ces économies peut d’ailleurs être sujet à caution. On se contente parfois de mettre en face de la dématérialisation les enveloppes et timbres économisés en ajoutant les heures de travail des personnes qui poussaient les bannettes de courrier dans les bureaux. Pour Jean-Jacques Rongère, directeur avant-vente chez Itesoft :
« Les réductions de coûts restent des raisons inavouables et l’on veut plutôt parler de rationalisation des processus. »
Certains secteurs sont très actifs dans le domaine en ce moment. Les services publics, que ce soient les administrations centrales ou les collectivités locales, sont de grands consommateurs de dématérialisation, et de grands projets sont en cours comme la dématérialisation des amendes. Les banques sont aussi très actives et rattrapent les assurances qui se sont lancées beaucoup plus tôt dans des projets de dématérialisation. La santé est également très présente avec la dématérialisation de l’imagerie et des multiples avatars du DMP (Dossier médical personnel). L’apport d’offres en SaaS ou d’externalisation permet d’ouvrir le marché sur des comptes plus petits. Marc Frossard, DSI de Locarchives, nous indique avoir des clients dont les volumes n’excèdent pas cent documents par mois. Olivier Zanon, directeur des opérations chez Fedaso, confirme cette tendance en précisant que les PME souhaitent conserver une partie du traitement en interne comme la numérisation et opter pour une solution SaaS pour la capture d’information et le traitement dans le système comptable.
« Les PME utilisent la dématérialisation plutôt en mode service », ajoute-t-il. « Et le ROI est de moins de douze mois, même pour les PME. »
Des besoins élargis
Pour Antonio Pouyer, les moteurs des projets sont prosaïques :
« Les projets se lancent du fait de l’existence d’un retour sur investissement ou parce que la loi vous l’impose. » Les avancées législatives avec l’ouverture vers les documents relatifs aux ressources humaines, comme la dématérialisation des bulletins de paie, sont donc un moteur important de projets. Dans les grandes entreprises, les refontes de processus font souvent largement appel à la dématérialisation et concernent désormais quasiment tous les services de l’entreprise. Les services RH sont donc la cible prioritaire de certains éditeurs comme Itesoft, ce que nous confirme Jean-Jacques Rongère. Pedro Abrantes, directeur commercial d’e-Citiz, voit quant à lui des opportunités sur tous les processus touchant à la gestion administrative et comptable en y incluant les RH. Cela va des appels d’offres dans les collectivités locales à la centralisation de l’information pour les laboratoires de recherche d’une grande entreprise dans le secteur pétrolier. Avec la volonté politique affirmée de modernisation de l’État et le recours de plus en plus grand à la numérisation, le secteur devrait donc rester dynamique dans les deux ans à venir pour le moins, avec un élargissement progressif à tous les secteurs de l’entreprise en y incluant les flux de petits volumes et les flux sortants.
Manutan, un nouvel acteur
Manutan est surtout connu pour son catalogue de produits de sécurité dans les entreprises ou pour sa plate-forme de vente en ligne. Après avoir acquis le savoir-faire sur ce domaine en interne et vis-à-vis des autres filiales du groupe Manutan, la filiale française a développé une offre de services de dématérialisation pour ses factures, qu’elle propose à ses clients. Ce service est d’abord destiné aux clients ayant de gros volumes avec Manutan, puis sera étendu à l’ensemble des clients qui souhaiteraient utiliser le service. À noter que la solution a eu pour premier bénéfice de limiter les litiges sur la facturation.