dimanche 25 septembre 2016
 
Business Intelligence
Réduire
L’offre Business Intelligence de Microsoft

La longue marche du décisionnel dans l’entreprise.

L’histoire du décisionnel remonte aux années 80 avec les premiers déploiements des bases de données relationnelles en entreprise. Cette nouvelle catégorie d’outil qui établissait une séparation entre le code et les données d’une application permettait d’envisager la réutilisation des données de production à des fins d’analyse.
Les années 90 ont été témoins d’une nouvelle génération d’outils tels que les moteurs OLAP, les outils de reporting, les datawarehouse ou entrepôts de données, le datamining et les EIS (Executive Information Systems), précurseurs des tableaux de bord. C’est pendant cette période que l’on a assisté à l’arrivée d’un grand nombre d’offres de Business Intelligence par des éditeurs tels que Business Objects, Hyperion, Cognos, Oracle, …
Enfin, la décennie courante voit apparaître deux phénomènes concomitants :

• La « démocratisation » du décisionnel.
• L’émergence du décisionnel dynamique.

L’arrivée sur le marché de nouveaux outils et singulièrement la montée en puissance de l’offre de Microsoft (dans un premier temps basée sur SQL Server), ont rendu plus abordable la mise en place d’applications d’analyse et de reporting et permis de ce fait d’élargir la base des utilisateurs.


Les évolutions de la plate-forme BI de Microsoft

Bien qu’étant un éditeur relativement récent sur le marché du décisionnel, Microsoft s’est néanmoins rapidement placé au quatrième rang sur ce créneau essentiellement en raison du succès de SQL Server 2005. Celui-ci  intègre en standard une palette d’outils d’intégration et d’entrepôt de données, de moteur d’analyse OLAP et de reporting qui représentent autant de services payant chez les autres éditeurs. Depuis son introduction fin 2005, SQL Server 2005 a connu une progression des ventes de 35 % par rapport à son prédécesseur. Quasi simultanément au lancement de SQL Server 2005, Microsoft annonçait Business Scorecard Manager, un serveur collaboratif destiné à la réalisation de tableaux de bord et d’indicateurs de performance (scorecarding).
En avril 2006, Microsoft annonçait le rachat de Proclarity, un éditeur d’outils d’analyses visuelles autorisant une navigation intuitive dans des volumes importants de données et dédié aux utilisateurs fonctionnels.
Enfin, dans les semaines qui viennent, l’arrivée d’Office System 2007 ajoutera à cette palette Excel 2007, Excel Services et SharePoint Server 2007 dont nous allons décrire les apports plus loin.


La dimension Business Intelligence d’Office System 2007

Avec Office System 2007, l’offre BI de Microsoft va désormais reposer sur trois composantes principales qui sont :

• La plateforme Business Intelligence reposant sur SQL Server 2005.
• Les outils d’analyse et de tableaux de bord (Business Scorecard Manager et ProClarity).
• Le portail et la collaboration avec en particulier les services Excel intégrés à SharePoint Server 2007.

ComposantesBI.jpg

Pour comprendre l’articulation entre ces trois strates, il est nécessaire de décrire les services apportés par chacune d’entre elles.


SQL Server 2005, l’infrastructure BI de Microsoft

A la base de toute plate - forme décisionnelle repose une chaîne de traitement dont la fonction est de consolider, rapprocher et normaliser les données de production (par exemple de vente). SQL Server 2005 est doté de ces outils d’ETL (Extract Transform and Load), mais également d’un moteur d’analyse et de reporting.

• SQL Server 2005 intègre un outil qui permet de consolider les données en provenance des différentes applications : qu’il s’agisse de bases de données, d’applications métiers, de sources de données non structurées mais également de sources XML et de services Web. Cet outil nommé SQL Server Integration Services (SSIS) va permettre de rassembler ces données tout en les « nettoyant » (dédoublonnage par exemple), les convertissant et les manipulant pour aboutir à un entrepôt de données qui constituera le socle de l’ensemble de la plate-forme décisionnelle.

• SQL Server Analysis Services a pour objet de traiter dynamiquement en ligne ces données pour aboutir à des modèles d’analyse. En définissant des métadonnées grâce à l’outil UDM (Unified  Dimensional Model), il est possible de modéliser des données en provenance d’applications hétérogènes facilitant l’analyse de l’activité de l’entreprise. Les algorithmes de rapprochement de données (datamining) permettront l’analyse de corrélations entre données sans lien évident entre elles et porteuses de tendances.

• Enfin SQL Reporting Services a pour objet de diffuser largement les rapports d’analyse des données en les publiant sur un site Web, en les convertissant sous un format exploitable par des applications individuelles ou en les transmettant via email.

 
Office Business Scorecard Manager 2005

Business Scorecard Manager (BSM) s’adresse avant tout aux managers et a pour finalité de représenter les données de l’entreprise dans un tableau de bord, sous forme d’indicateurs clés destinés aux directions des ventes, financières, des achats, RH …. L’accent est mis sur la simplicité d’utilisation. Ces données donnent lieu à des graphiques, des diagrammes ou tout type de représentation utilisé par des programmes tels que MapPoint ou Visio. Les indicateurs représentés reposent sur des définitions métiers standardisées au sein de l’entreprise permettant de s’accorder sur une sémantique commune et d’éviter les problèmes d’ambiguïté quand à la signification des agrégats manipulés.
Les donnés synthétiques représentées dans BSM proviennent de toutes les sources de données de l’entreprise (pourvues qu’elles puissent être connectées via ODBC) et également d’Analysis Services, ce qui permet de décomposer un indicateur pour analyser ses composantes en profondeur en considérant le cube OLAP à l’origine des indicateurs représentés. Les rapports ainsi générés sont conçus pour pouvoir donner lieu à des analyses sophistiquées sur de grands volumes de données.
Les tableaux de bord générés par BSM reposent sur des indicateurs clés de performance qui peuvent être pondérés en fonction de leur importance. Un système de code couleurs permet de visualiser immédiatement les indicateurs clés qui sur - performent (couleur verte) ou sous - performent (indicateur rouge) par rapport à des objectifs prévisionnels. Ces indicateurs agrégés peuvent ensuite donner lieu à une investigation plus approfondie en utilisant Proclarity ou Excel 2007.


Proclarity

Proclarity.jpgLe rachat de Proclarity a ajouté un outil d’analyse intuitif permettant l’exploration visuelle des données OLAP. Le public visé est constitué d’analystes ayant besoin de répondre à des questions ad hoc ou de naviguer facilement dans les dimensions pour remonter à l’origine des causes, au-delà de ce qu’il est possible de faire avec les tableaux croisés dynamiques d’Excel.
De façon à comprendre la situation présente et de détecter des tendances, un analyste utilisant Proclarity accède aux données d’un cube en utilisant des tableaux, graphiques ou encore des modèles d’analyse avancée tels que les « arbres de décomposition » qui affichent visuellement les relations entre les données manipulées et le chemin parcouru dans le cube.

A l’instar de BSM, toutes les analyses sont diffusables sous forme de pages web ou de composants Web publiés au moyen de SharePoint en veillant à la confidentialité des données.
Utilisé en complément des indicateurs de BSM, Proclarity permet de se livrer à des analyses visuelles pour comprendre l’information plus en détail.


Excel 2007 et Excel Services

Excel 2007 bénéficie d’une puissance de calcul accrue lui permettant de traiter jusqu’à 1 million de lignes et 16 000 colonnes. Un nouveau moteur graphique, à la fois plus riche et plus intuitif grâce au ruban de la nouvelle interface, facilite la représentation visuelle des données.

Mais c’est du point de vue de l’analyse que les évolutions sont les plus significatives.

Excel 2007 dispose de nouveaux outils pour explorer et analyser les données avec les tableaux et graphique croisés dynamiques. La sélection et le déplacement des champs sont rendus plus aisés en vue de faciliter leur ordonnancement et donc changer la hiérarchie des informations. Le filtrage des données a également été amélioré permettant de dater et de libeller ceux-ci.


Nouvelles options de formatage

Une des nouveautés intéressantes d’Excel 2007 réside dans un formatage conditionnel des données particulièrement utile pour dégager visuellement des tendances. Les options de formatage permettent de dégager visuellement les ordres de grandeur d’une série de données au moyen de couleurs, de barres ou d’icônes. Il est désormais possible de trier les données en fonction de la couleur des cellules.
Concernant la manipulation de cubes, une nouveauté intéressante réside dans la possibilité de mixer dans une même feuille Excel 2007 la représentation d’un cube OLAP avec des données externes. Une fois cette vue enregistrée, il sera possible de déstructurer le tableau croisé dynamique, de l’agencer, de le formater et d’y ajouter des données externes. Lorsque le cube sera mis à jour, le formatage de la feuille Excel sera conservé.


Intégration avec Analysis Services

Excel 2007 est doté d’outils de création de formules améliorés qui permettent de manipuler plus facilement des cubes OLAP. On peut notamment faire une recherche dans un tableau croisé pour n’afficher qu’un produit dans un ensemble plus vaste.
Les vues tableau croisé dynamique et graphique croisé dynamique exposent les mesures et dimensions permettant de travailler sur la variable temps, lieu, produits …

Chacun de ces groupes est caractérisé par une icône différente. On peut représenter différentes composantes d’un indicateur clé (valeur, objectif, état et tendance) sur un même tableau ce qui permet de suivre les tendances de ces indicateurs.


L’intégration avec SharePoint

Les applications décisionnelles de l’entreprise vont naturellement pouvoir tirer parti des fonctionnalités collaboratives de Windows SharePoint Services ou de Office SharePoint Server 2007.
Les technologies SharePoint seront utilisées en tant que plate - forme de publication des rapports et d’analyse tout en assurant la confidentialité des données. Sharepoint garantit que ne soient accessibles en ligne que les données susceptibles d’être consultées en fonction des propriétés définies par le créateur du document.
SharePoint étant à la base un serveur de travail collaboratif, il sera utilisé pour la réalisation de documents impliquant deux ou plusieurs contributeurs. On pourra ainsi publier un tableau de bord synthétique faisant appel à des données en provenance de plusieurs sources. Dans ce contexte SharePoint apporte les outils permettant de gérer les différentes versions, d’assurer la confidentialité de tout ou partie des données et d’informer chaque contributeur des évolutions apportées au document commun. Pour lancer un processus d’approbation géré par les fonctionnalités de workflow de Office SharePoint Server 2007, il suffira de sélectionner cette tâche directement depuis Excel 2007. Les intéressés recevront par email un lien sur le document ainsi qu’une tâche spécifique définissant leur contribution.


Publication simplifiée

Tout utilisateur autorisé est à même de publier un tableau de bord sur SharePoint en quelques clics. Il suffira de publier les données voulues au moyen de composants Sharepoint appelés Web Parts, de sélectionner les feuilles à afficher, les indicateurs clés et les filtres disponibles. L’ensemble de ces opérations ne nécessite aucune ligne de code.

La publication de données sur un site Web est assurée de la même façon par SharePoint Server 2007 qui apporte des fonctions d’édition et de mise en page avancées pour respecter la charte graphique et l’identité visuelle d’un site.


Excel Services ou comment partager des données en ligne

Un cas particulier de publication en ligne concerne les feuilles Excel qui font l’objet d’une attention particulière avec Excel Services. Ce nouveau service assuré par SharePoint Portal Server 2007 est basé sur un moteur de calcul Excel associé au serveur. Une fois publiée sur le serveur, une feuille Excel sera accessible  pour une extraction (sous réserve des autorisations correspondantes) depuis un poste Windows mais pourra également être consommée au moyen d’un navigateur Web, ou d’une application tierce par l’intermédiaire des web services. Les opérations de calcul, de tri et d’affichage sont assurées par le serveur.

ExcelServices.jpg

Il est possible de définir pour chaque élément les autorisations d’accès, en Intranet comme pour une publication Web. On peut publier une feuille entière, certaines feuilles d’un classeur, un graphique uniquement, un tableau dynamique,… On peut également n’autoriser que l’entrée de données dans une feuille.
Ce nouveau serveur Excel permet de s’assurer de la cohérence des modèles publiés en n’ayant à gérer qu’une version d’un document donné pour tous les utilisateurs intéressés.


Le futur de l’offre BI de Microsoft : PerformancePoint

Cette nouvelle offre appelée Office Performance Point Server 2007sera disponible mi-2007. Elle intégrera trois composantes dont deux sont déjà disponibles.

• Une composante scorecarding reposant sur BSM qui sera rebaptisé PerformancePoint scorecarding.

• Une composante analyse reposant sur Proclarity qui sera renommé PerformancePoint Analytics.

• Une nouvelle composante de planning financier en cours de développement qui sera utilisée à des fins de budgétisation et de planification financière.

Ces trois composantes seront intégrées, partageant la même logique métier et permettant par exemple d’alimenter la partie scorecarding avec des données en provenance du module de planification.

A noter qu’en matière de « pricing », le modèle de « licensing » qui s’applique est celui des produits serveurs Microsoft : une licence serveur complétée par autant de licences clients que nécessaire. Ce modèle offre la souplesse nécessaire pour la mise en oeuvre d’applications décisionnelles même au sein de PME qui ne nécessitent que quelques licences clients. L’offre s’adapte donc à un spectre d’entreprises allant de la PME au grand compte.
Dans le domaine du décisionnel, Microsoft applique une stratégie qui lui a assez bien réussi jusqu’ici dans d’autres domaines et qui consiste à proposer un éventail de services suffisant à satisfaire la majorité des besoins des entreprises. Ces services sont de plus soit intégrés en standard avec d’autres produits (les fonctionnalités BI de SQL Server par exemple), soit commercialisés à des prix généralement très inférieurs à des offres plus pointues.

Enfin, l’intégration de ces outils aux applications de productivité individuelle de la suite Office constitue souvent l’argument qui achève de convaincre les entreprises de déployer un pilote et de finir par adopter la plate - forme.
Témoignage Gemalto
Réduire
Gemalto : un tableau de bord dynamique au service de la réactivité

Xavier Palayer, Senior Director en charge Business Applications Gemalto, et Alexis Poitou, Chef de projet décisionnel, nous présentent le Business Scorecard Manager de Gemalto.

Chez Gemalto, un EIS (Executive Information System) ayant pour objectif d’accélérer l’analyse des résultats du groupe a été déployé depuis le printemps 2006. Destinée au management exécutif, cette application s’appuie sur la production de tableaux de bord consolidant l’activité des différentes régions et reposant sur des données fiables, qualifiées et sécurisées.

L’histoire du décisionnel remonte au début des années 2000, période où Gemplus, qui depuis  juin 2006 s’est rapproché d’Axalto pour créer Gemalto, un leader mondial de la sécurité numérique, a fait le choix des outils « Analysis Services » de SQL Server 2000 pour son infrastructure de Business Intelligence. Cette décision avait été motivée par l’inclusion dans le SGBD de Microsoft d’outils d’analyse multidimensionnelle avancés dont la mise en oeuvre s’était avérée aisée.
Le service en charge du décisionnel avait alors utilisé SQL Server pour poser les fondations d’une infrastructure décisionnelle consistant à consolider les données en provenance des ERP ainsi que des autres applications transactionnelles du groupe. Cette consolidation avait donné lieu à la construction de datamarts pour les différentes divisions (achats, finances, RH, …). Ces datamarts ont par la suite servi à alimenter des cubes OLAP permettant une analyse de l’activité par les responsables opérationnels. En parallèle, le service informatique déployait Active Directory et installait Windows SharePoint Server.


Une dimension d’analyse commune

Parallèlement à la construction des datamarts, la mise en place d’une normalisation des  référentiels systèmes transactionnels a été conduite de telle sorte que les données consolidées soient alignées sur les mêmes dimensions d’analyse à travers les différentes régions et Business Unit. Selon Xavier Palayer « La définition de dimensions d’analyses communes fait effectivement partie des fondamentaux, préalables à la mise en place de la Business Intelligence. La finalité étant l’utilisation d’un langage commun pour la lecture et l’analyse des chiffres, une harmonisation des définitions, un langage partagé et des données consolidables. »
Le même processus est actuellement à l’oeuvre au sein de Gemalto. Il est essentiel de s’assurer que les systèmes transactionnels implémentent les mêmes concepts de gestion.
L’architecture décisionnelle déjà en place nécessitait pour être complète une couche supplémentaire permettant d’agréger les résultats sous la forme de tableaux de bord destinés au management exécutif.

gemalto2.jpg

A l’automne 2005, celui-ci exprimait le souhait de disposer d’informations facilement accessibles, indiscutées, et produites aussi rapidement que possible.
Disposant d’une cellule de veille technologique, le département informatique était à la recherche d’un tel outil et avait eu connaissance d’un produit développé par une société israélienne dont le rachat devait donner naissance à l’offre Business Scorecard Manager de Microsoft (BSM).

Le produit BSM a été intensivement testé pour évaluer son adéquation par rapport aux besoins du groupe. D’après  Xavier Palayer « l’offre Business Socrecard Manager a été retenue pour des raisons de facilité d’intégration et de rapidité de mise en oeuvre, par rapport à d’autres solutions du marché. Nous avons été surpris par la vitesse à laquelle il a été possible de mettre en oeuvre BSM. »


Définition des indicateurs clés

Selon Xavier Palayer « l’ application Business Scorecard Manager ne peut être mise en oeuvre que si on dispose des fondations, sous forme de cubes en amont pour alimenter l’application. »
« La construction des tableaux de bord s’appuie sur un ensemble de « Key Performance Indicators  (KPI) » qui définissent la performance. La définition de ces KPI propre à notre activité a été réalisée lors de deux ateliers d’une semaine à la direction financière », indique Alexis Poitou.


Agrégation des données et processus de validation

Les données transactionnelles sont gérées dans trois instances régionales de l’ERP (EMEA,  Amériques et Asie Pacifique). Un outil ETL (Extract Transform Load) est utilisé pour alimenter les datamarts centraux.

Pour Alexis Poitou « il s’agit dans un premier temps d’agréger les données de la comptabilité clients, fournisseurs et de la comptabilité générale en provenance de l’ERP. Dans un deuxième temps intervient la consolidation statutaire qui introduit les normes d’analyse financière du groupe, à la suite de la clôture mensuelle. »

Au niveau supérieur se situe l’alimentation des cubes finances, en intégrant le détail des résultats comme du chiffre consolidé. La logique du processus de publication et de validation des données s’appuie sur une gestion de processus (workflow) assurée par Windows SharePoint. Le processus de clôture concerne la validation des chiffres et l’ajout des analyses sous forme de commentaires.

gemalto1.jpg

Les contributeurs régionaux apportent leurs analyses et commentaires. Ces commentaires sont entrés grâce aux listes de SharePoint qui viennent illustrer au moyen de texte et d’indicateurs graphiques (sens d’évolutions) les résultats des tableaux de bord. Chaque tableau de bord va être ainsi enrichi  par des commentaires.
Enfin, dans SharePoint le management central va récupérer les commentaires régionaux et produire un commentaire consolidé, basé sur un processus d’itération. Les outils présents dans SharePoint permettent de retracer l’origine des commentaires et de leurs modifications. Les mécanismes d’alerte de SharePoint permettent de communiquer les changements apportés en vue de leur révision et de leur validation. A l’issue de ce processus les chiffres publiés sur le portail décisionnel seront validés.


Les publics concernés

Selon Xavier Palayer, « L’executive reporting cible de l’application construite sur BSM concerne environ 40 managers et une centaine de personnes en incluant les collaborateurs directs. »
Alexis Poitou ajoute : « Il faut distinguer les analystes qui vont manipuler les cubes via Excel du management exécutif pour lequel l’EIS a été conçu. Ce dernier a pour objet de mettre en perspective les résultats en les rapprochant des objectifs, au moyen d’analyses graphiques pré packagées ».

L’application Business Scorecard Manager est complètement packagée, un navigateur est utilisé pour y accéder ce qui limite les besoins en formation.
Selon Alexis Poitou : « Les réactions des utilisateurs ont dans l’ensemble été très enthousiastes. Pour la première fois il leur était remis une information fiable, adaptée à la lecture qu’ils voulaient en avoir et qui s’appuyait sur un langage commun. Après une période d’assimilation, la finance considère qu’elle est désormais propriétaire de cette application, étant en charge de sa maintenance à plus de 80 %. » La collaboration qui s’est instaurée entre la direction informatique et la direction financière a permis une mise en oeuvre très rapide ainsi qu’une bonne appropriation par les utilisateurs.


Sécurisation des accès

La sécurité est assurée par l’annuaire Active Directory. La sécurité se retrouve dans les cubes. Si un utilisateur veut accéder à une dimension régionale des données qui n’est pas la sienne, son accès sera bloqué. Depuis Excel, il ne verra que les données auxquelles il a accès. Seuls le management exécutif a accès aux données des tableaux de bord. Qui plus est, une authentification forte a été mise en place reposant sur l’utilisation d’une carte à puce, justement un des domaines d’expertise du groupe.

Pour Xavier Palayer, « le bénéfice résultant de cette application découle de la réduction du délai nécessaire à la consolidation des données et à leur interprétation. Les gains pour l’entreprise se traduisent par l’efficacité accrue de son fonctionnement et la réactivité du management. Le critère de succès réside dans la vitesse de production d’une information packagée, indiscutée et facilement accessible. »
Alexis Poitou ajoute « on peut parler de la mise en place d’un management interactif de la gestion de la performance. Ces indicateurs mettent en perspective les objectifs et le chiffre d’affaires réalisé. Ces outils donnent au groupe la capacité à s’aligner sur les objectifs stratégiques qui va au-delà d’un modèle statique ».


Les chantiers à venir

Selon Xavier Palayer, « maintenant que le rapprochement entre les sociétés Gemplus et Axalto est effectif, la prochaine étape va consister à consolider les systèmes en place et notamment le décisionnel, élément clé du système d’information. La normalisation des définitions d’analyse entre les deux sociétés fait partie de ce processus. »
D’autres directions sont concernées par le déploiement de tableaux de bord propres à leur activité et notamment les ressources humaines, les achats, la direction informatique et la direction financière.


A propos de gemalto
Gemalto, leader de la sécurité numérique.
• Chiffre d’affaires pro forma 2005 de 1,7 milliard d’euros.
• 11000 employés, des opérations dans 120 pays, 1500 ingénieurs en R&D.
• 21 sites de production, 32 centres de personnalisation, 9 centres de R&D.
Travail Collaboratif
Réduire
Travail collaboratif

Avec Office System 2007, Microsoft ambitionne de généraliser l’usage de la collaboration en entreprise.

La collaboration et le travail en équipe sont des activités consubstantielles à toute entreprise; la plupart d’entre elles « faisant » déjà du travail collaboratif sans le savoir. Pour autant, rares sont les organisations à penser cette dimension et à déployer une infrastructure favorisant le travail en commun. Faute d’outils appropriés les salariés vont néanmoins se « débrouiller » et détourner les outils à leur disposition.

Qu’on songe par exemple à l’usage qui est fait de la messagerie électronique dans la plupart des entreprises. Cet outil est aujourd’hui massivement utilisé, pour communiquer bien sûr, mais aussi de façon informelle pour transporter toutes sortes de documents, en interne comme en externe.
On l’utilise fréquemment pour solliciter la révision d’un document en pièce jointe, on s’en sert pour demander un complément d’information auprès d’un fournisseur, on l’utilise pour lancer des sondages ou pour récolter des réponses via un questionnaire; bref on s’en sert pour tous les besoins de collaboration en dépit des limites et des risques inhérents à l’usage d’un outil qui n’a pas été conçu pour ces emplois.

Puisqu’il est dans la nature des organisations de travailler collectivement, Microsoft a étendu les services d’Office System en version 2007 pour faciliter la collaboration à l’intérieur de l’entreprise ainsi que vis-à-vis des partenaires de celle-ci.


SharePoint : La plate-forme de collaboration d’Office System

Les technologies SharePoint jouent un rôle central dans l’offre de collaboration de Microsoft. Elles représentent le point de convergence de toutes les applications de collaboration aussi bien en interne que vis-à-vis de l’extérieur.

A travers Windows SharePoint Services 3.0 ou Office SharePoint Server 2007 (voir plus bas), une organisation construira ses sites d’équipes et développera ses applications de collaboration.

SharePoint permettra à chaque département de développer un portail à usage interne comme externe. Il sera utilisé pour construire un portail d’entreprise englobant tous les sites départementaux et gérera les interactions de l’entreprise avec ses partenaires et ses clients.

SharePoint Server 2007 permettra de faire le lien avec le système d’information de l’entreprise en intégrant les  données des applications transactionnelles aux résultats de son moteur de recherche.

A noter que SharePoint a également pour objet de se substituer à l’utilisation des dossiers publics d’Exchange. Ce service d’Exchange, toujours supporté avec la version Exchange Server 2007, est amené à être progressivement remplacé par l’utilisation des services de collaboration de Windows SharePoint Services et donc également de SharePoint Server 2007.


Windows SharePoint Services 3.0

En développant Windows SharePoint Services, Microsoft a voulu faire de la collaboration un service intégré à son offre système.

Windows Server 2003 (et donc également Small Business Server 2003 pour les PME) intègre en standard un outil appelé Windows SharePoint Services (disponible en version 3.0 avec la sortie d’Office System en version 2007) qui constitue la fondation technique nécessaire à la mise en oeuvre des différents scénarios de collaboration au sein d’une entreprise.
De ce fait, toute entreprise ayant déployé Windows Server 2003 est potentiellement dotée, souvent à son insu, d’une infrastructure de collaboration sur laquelle pourront s’appuyer des applications telles que la GED, la gestion de processus (workflow), le portail d’entreprise, le décisionnel…


Les apports de Windows SharePoint Services 3.0

Windows SharePoint Services 3.0 (WSS 3.0) est à la fois un portail d’équipe et le véhicule de diffusion des services systèmes destinés à la mise en oeuvre des scénarios de collaboration.

Création de sites d’équipes


En tant que portail d’équipe, WSS 3.0 permet à une équipe projet, un département, le CE... de créer un Intranet propre, hébergé au sein du SI de l’entreprise, sur lequel poster des informations, des documents destinés à être édités par les membres de l’équipe, des calendriers, des listes de discussion… ceci, en  toute autonomie et sans nécessiter donc de faire appel au service informatique.
A ces services collaboratifs de base, WSS 3.0 ajoute une gestion des tâches et leur représentation sous forme de diagramme de Gantt quand ces tâches sont assorties de dates. WSS 3.0 permet aux listes, et aux librairies des sites de recevoir des emails entrants.

Travail en équipe

WSS 3.0 permet de gérer les conflits de version résultants de l’intervention de divers contributeurs sur un même document. Avant de pouvoir être modifié par un collaborateur, un document devra faire l’objet au préalable d’un « check out ». La gestion des versions est améliorée avec l’introduction de la notion de révisions mineures et majeures qui permettent le stockage de multiples versions d’un document si nécessaire.

Communication interne

WSS 3.0 ajoute la possibilité pour chaque membre qui le souhaite de créer son blog (alimenté depuis Word), son Wiki (mini site interactif) de façon à enrichir la communication et le partage informel. Là ou WSS 2.0 reposait sur la notion de notification et d’alertes, la version 3.0 permet en outre la création de flux RSS qui permettront de transmettre rapidement les derniers développements d’un sujet à ceux qui auront souscrit à ce flux depuis Outlook 2007 ou IE 7 par exemple.

Intégration étendue avec Outlook


Une des principales évolutions apportées par WSS 3.0 tient au degré d’intégration avec Outlook 2007. Avec ce dernier, l’utilisateur sera en mesure de gérer données personnelles et de groupe en un même lieu et avec le même outil. Depuis Outlook, on pourra lire et écrire dans les tâches, les documents, le calendrier ou les contacts gérés dans WSS 3.0.

Via Outlook 2007, lorsqu’un utilisateur souhaitera transmettre un document en attachement, il lui sera proposé de publier ce document dans un espace WSS 3.0 de telle sorte que les destinataires pointent sur une même version et que les mises à jour subséquentes de ce document soient accessibles à tous les destinataires de son message.

L’intégration d’Outlook 2007 avec WSS 3.0 permet de « voir » les personnes collaborant sur un document, de visualiser leur présence et la liste des tâches correspondant à un document.

Enfin, une nouvelle synchronisation des données permet d’accéder aux bibliothèques documentaires de SharePoint depuis Outlook, même en mode déconnecté, celles-ci étant disponibles en cache de la même manière que tout autre élément Outlook.

De fait, l’intégration d’Outlook avec SharePoint offre une alternative aux solutions de collaboration reposant sur les dossiers publics d’Exchange. Les services décrits ci-dessus implémentent la quasi-totalité des fonctionnalités offertes par les dossier publics qui sont appelés progressivement à être remplacés par des solutions basées sur SharePoint.

Gestion des droits numériques (IRM)

La gestion des droits numériques apparue avec Office System 2003 se retrouve dans la version 2007 et permet de protéger les documents sensibles en évitant les accès non autorisés.


Personnalisation et paramétrage de WSS 3.0

Concernant les outils, WSS 3.0 peut être personnalisé avec un outil appelé SharePoint Designer (voir troisième partie) permettant à un utilisateur expert de travailler sur l’interface du site d’équipe, de créer des vues de données spécifiques et enfin de modéliser des processus simples pour ensuite les déployer sous forme de Workflow.


Windows Workflow Foundation ou la gestion de processus intégrée à Windows

En sus des scénarios de travail d’équipe basés sur le partage d’informations, Microsoft a développé un ensemble de composants client et serveur destinés à implémenter la gestion de processus, également appelée Workflow. En tant que composant de .NET 3.0, WWF (Windows Workflow Foundation) est intégré en standard à Vista, à Windows Server 2003 R2 et pourra être installé sur des versions antérieures de Windows Server ainsi que sur Windows XP.

WSS 3.0 est capable de tirer partie de ces workflows tout comme Office 2007. Office SharePoint Server 2007 quand à lui est fourni avec un certain nombre de processus prêts à l’emploi. Les processus fournis en standard comprennent entre autres :

• Circuit d’approbation
• Collecte de feedback
• Collecte de signatures
• Gestion des réclamations
Sur la base de ces processus, ou directement dans WSS, il est possible de bâtir des processus spécifiques au moyen de SharePoint Designer ou de Visual Studio Designer.

Ces processus sont destinés à être hébergés par un serveur SharePoint qui sera en charge de gérer l’état de ces derniers.


Microsoft Office Sharepoint Server 2007 (MOSS) ou la collaboration à l’échelle de l’entreprise

Si WSS 3.0 est taillé pour les sites d’équipe, MOSS complète et étend la collaboration au niveau de l’entreprise tout en ajoutant une gamme de services supplémentaires dont la gestion documentaire présentée plus loin.

Au risque de simplifier un peu abusivement, on peut du point de vue du travail collaboratif considérer que MOSS est à l’entreprise ce que WSS est au groupe de travail.

MOSS permet d’agréger l’ensemble des sites départementaux créés avec WSS pour en consolider le contenu et le rendre accessible à tout employé intéressé et autorisé.

Recherche étendue et sécurisée

De fait, la recherche constitue une des fonctionnalités importantes de MOSS, recherche qui prend en compte l’ensemble des ressources de l’entreprise, que ce soit les serveurs de fichiers, les sites WSS, les serveurs de messagerie, les données en provenance des applications métiers (ERP, CRM, …) ou des sites personnels de l’entreprise. Cette recherche respecte la sécurité inhérente aux documents de l’entreprise en s’appuyant sur Active Directory. A noter que si un employé lance une requête dont les résultats comprennent des documents auxquels il n’a pas accès, le résultat affiché omettra de lister ces documents ce qui constitue une mesure de sécurité et de dissuasion à l’attention d’employés indélicats. Le moteur de recherche de MOSS résulte d’une collaboration avec les équipes en charge de Live Search ainsi que de Microsoft Research.


Gestion de formulaires

La gestion de formulaire constitue un outil indispensable dans un grand nombre de scénarios de collaboration et notamment pour ceux impliquant des partenaires extérieurs à l’entreprise. InfoPath, outil de conception et de saisie de formulaire qui avait fait son apparition en 2003 est toujours présent mais cette fois-ci essentiellement en tant qu’outil permettant de concevoir et de publier un formulaire sur un site SharePoint.

Les formulaires InfoPath peuvent désormais être conçus pour être consommés depuis un navigateur Web ou depuis Outlook. Un employé, partenaire ou client ne disposant pas d’Office System sur son poste pourra visualiser et utiliser le formulaire, indépendamment du système utilisé (Windows, Mac OS, Linux) ou du type de navigateur (IE 6 & 7, Firefox, Safari, …). Ces formulaires InfoPath Web se chargent de l’application des règles, des calculs, de l’exécution de la logique métier au niveau du serveur. Ces formulaires pourront être utilisés dans un contexte Intranet, Extranet et Internet. Les données collectées serviront à alimenter un processus, à renseigner des applications métiers ou à déclencher un workflow.


Trouver le bon contact

Sachant qu’une bonne partie de l’expertise d’une entreprise se trouve au sein des individus, MOSS permet de rechercher les compétences requises en s’appuyant sur la publication de celles-ci au sein des sites d’équipe ou des sites personnels.


Groove Server, le cas particulier des équipes décentralisées et des projets ad hoc

Si Office SharePoint Server 2007 et WSS sont utilisés pour la mise en place de sites collaboratifs, il est des cas de figure ou ces outils ne sont pas les mieux adaptés pour répondre à des contraintes particulières concernant la pérennité des sites et la distribution géographique des équipes.

Office Groove 2007 vient ici utilement compléter la gamme d’outils de collaboration en permettant une création « ad hoc » d’espace collaboratifs, sur un poste de travail, sans qu’il soit besoin de prendre en compte un environnement serveur ou la sécurisation de l’espace créé. Un espace Groove peut être accédé en ligne, en étant connecté de façon occasionnelle ou en mode déconnecté avec un seul outil.

Ces espaces seront créés et dissous rapidement, en fonction des besoins.

l’IRM (Information Rights Management)
L’objet d’une protection IRM est de faire en sorte qu’une fois protégés, les documents non autorisés ne puissent plus sortir de l’entreprise. A travers l’IRM on peut spécifier des propriétés telles qu’une date d’expiration, l’interdiction d’imprimer un document, de le transférer ou d’en copier tout ou partie. Ces restrictions s’appliquent même si le document est transféré sur le portable d’un utilisateur en vue d’une consultation en mode déconnecté. Ce service de Windows Server 2003 repose sur une extension du schéma Active Directory.
Communication & Collaboration
Réduire
Communication & Collaboration

Tout scénario de collaboration implique nécessairement une communication entre collaborateurs. Avec Office System 2003, Microsoft dotait les utilisateurs d’outils indiquant la
« présence » d’interlocuteurs potentiels, la version 2007 de Microsoft Office system étend significativement les possibilités de collaboration contextuelle et se fixe comme objectif à long terme l’unification des outils de communication.


Un contexte de collaboration qui s’adapte aux circonstances

Par collaboration contextuelle, on signifie que le mode d’interaction avec un interlocuteur sera lié au contexte dans lequel se trouve la personne à contacter. Ce contexte, que Microsoft désigne par la notion de présence, repose sur la publication sur le réseau de la disponibilité d’un individu (disponible, en ligne, occupé, en déplacement). Le fait de connaître le contexte dans lequel se trouve son contact permettra de choisir le mode de communication le mieux adapté (synchrone ou asynchrone) en évitant ainsi des appels sans réponse, des messages à enregistrer puis à consulter, …. A la lecture d’un courrier électronique par exemple, on pourra visualiser le statut (i.e. « présence ») de son auteur de façon à choisir le mode de communication le plus approprié.
On pourra ainsi, en fonction du statut affiché, joindre un contact de façon synchrone (par téléphone, via la messagerie instantanée ou en déclenchant un appel vidéo) ou bien de façon asynchrone en laissant un message sur son répondeur ou en utilisant la messagerie électronique.


Presence.jpg


« Unified Communications »

Si la multiplication des outils de communication à la disposition des utilisateurs (email, téléphone, IM, vidéo conférence,…) apporte une souplesse d’usage bienvenue, elle représente néanmoins une complexité supplémentaire découlant de l’absence d’intégration de ces outils.
C’est pour répondre à cette problématique que Microsoft a annoncé en juillet 2006 une initiative nommée « Unified Communication » qui a pour ambition d’intégrer la multitude des outils de communication que sont le téléphone (traditionnel ou VoIP), le fax, la messagerie électronique, la messagerie instantanée et les conférences audio, vidéo et web.
Deux composants serveurs seront utilisés à ces fins : Exchange Server 2007 pour intégrer les communications asynchrones (messagerie électronique et messagerie vocale) via ce que Microsoft appelle « Unified Messaging »; et Office Communication Server pour fédérer les outils synchrones : téléphonie, messagerie instantanée et conférences audio ou vidéo.


Contexte de connexion et sécurité

Pour chaque contexte de connexion, la version 2007 de Microsoft Office System  propose des outils permettant de garder le contact en toute sécurité.
A l’intérieur de l’entreprise, Outlook 2007 sera utilisé pour l’accès à la messagerie vocale et à la messagerie électronique, Office Communicator sera employé pour la messagerie instantanée, la téléphonie et les conférences (audio ou vidéos) et enfin Internet Explorer ou bien la plupart des autres navigateurs pour accéder au portail d’entreprise et aux sites d’équipe et visualiser directement dans les sites SharePoint les informations de disponibilité des collaborateurs.

Au domicile, on pourra mettre à profit la richesse fonctionnelle d’Outlook 2007 en utilisant Outlook Anywhere (précédemment RPC sur HTTP), sans installation de VPN, ou Internet Explorer en fonction des besoins.

En déplacement, tout navigateur permettra d’utiliser Outlook Web Access 2007 (OWA) et donc d’accéder à Exchange pour consulter ses messages vocaux et courriels. La même connexion Internet sécurisée pourra être mise à profit pour accéder à un site SharePoint, là encore sans nécessiter de déployer un VPN.

Un téléphone mobile permettra enfin d’interroger sa messagerie en utilisant OVA (Outlook Voice Access) pour ce faire lire ses messages et ses rendez - vous. Si ce mobile est un smartphone sous Windows Mobile, l’utilisateur pourra recevoir des courriels intégrant le cas échéant un lien vers les bibliothèques de document SharePoint pour un accès à ces documents.
Témoignage Volvo
Réduire
Volvo : le collaboratif bouleverse les méthodes de travail  

Claude Chanal, en charge de la gestion des services, Ludovic Gazzola, responsable des ventes, et Vahagn Donabedian, responsable de l’activité Services Professionnels autour de la Collaboration, expliquent pourquoi Teamplace transforme le travail chez Volvo.


Le Centre de Solutions de Volvo IT, dédié à la collaboration, est basé en France et existe depuis 2001. Il a pour objectif de développer des solutions pour l’ensemble des sites et des utilisateurs du groupe. Sa responsabilité porte sur deux domaines qui sont la collaboration reposant sur les sites d’équipes et la collaboration temps réel.
L’objectif du Centre de Solutions est de développer une infrastructure de collaboration pour les employés de Volvo qui le souhaitent. A cet effet, un comité se réunit périodiquement, regroupant les décideurs de toutes les entités du groupe. Selon Claude Chanal « La collaboration répond à un besoin fondamental chez Volvo. Elle permet de travailler plus efficacement au sein d’une équipe, qu’elle soit locale ou dispersée entre plusieurs sites. Le groupe disposant de nombreuses entités dispersées géographiquement (Suède, France, USA ainsi qu’une vingtaine d’autres pays supplémentaires), ces contraintes d’éloignement ont engendré le besoin de disposer d’outils de communication et de collaboration. »
En 2005, il fût décidé que la collaboration était une activité stratégique qui devait faire partie du package de base de tout employé, au même titre que la messagerie. Le choix fût fait de construire cette infrastructure en se basant sur Microsoft Sharepoint Portal Serveur 2003 ainsi que sur Windows SharePoint Services pour les sites de projets et d’équipes, appelés « TeamPlace » dans le groupe Volvo.
Aujourd’hui toute personne entrant dans le groupe Volvo (et dont le poste le nécessite) se voit proposer un package « Information Worker » qui comprend notamment Outlook 2003 pour l’accès à la messagerie, Netmeeting, Teamplace et Windows Messenger.


Teamplace

Teamplace est le nom de la solution permettant à tout employé de créer un site de collaboration dont il définira le contenu et dont il sera l’administrateur. Teamplace permet de rassembler des documents pour les mettre à disposition de collègues, de publier un calendrier ainsi que tout autre type d’informations. Teamplace permet notamment de travailler à plusieurs sur un même document en bénéficiant des services de SharePoint qui garantissent l’intégrité du document, gardent la trace des révisions et alertent les participants des changements intervenus sur le document partagé.
Au début de 2004, le déploiement de SharePoint 2003 débute avec moins de 1000 utilisateurs. Un peu moins de trois ans plus tard, 2 200 sites sont en place regroupant plus de 40 000 utilisateurs distincts sur les 60 000 utilisateurs du groupe ayant accès à un PC. Ce plébiscite découle de la rencontre d’un besoin réel (la nécessité de collaborer dans un groupe géographiquement dispersé) avec un outil adapté à cette problématique.
L’accès à un site Teamplace se fait depuis un navigateur et les services de collaboration s’intègrent nativement avec les applications Office. En matière de collaboration par exemple, l’ouverture d’un document affiche la liste des contributeurs ainsi que leur « présence ». Si le statut d’un collaborateur est « connecté » (icône verte), on pourra donc interagir en ligne avec celui-ci, en utilisant la messagerie instantanée (Windows Messenger) ou en l’appelant. Dans le cas contraire, il suffira de lui envoyer un courrier électronique.


Les services du Centre de Solutions

Le Centre de Solutions fait peu de développement autour de Teamplace. Il répond à certaines demandes spécifiques pour des applications de workflow ou la mise en place de portails départementaux par exemple. Il assure la disponibilité du service en maintenant l’architecture mutualisée supportant les 2200 sites actifs. Le Centre de Solutions intervient à un second niveau par le biais de l’entité Services Professionnels dont le rôle est d’assister les utilisateurs à mettre en place leur site. Ils ont pour mission de faire coïncider les besoins avec l’outil. Vahagn Danobedian précise : « Nous assurons les campagnes de communication et informons sur les meilleures pratiques. Les consultants business sont là pour aider les équipes qui vont travailler sur des sites différents, avec des partenaires externes,  des fuseaux horaires différents, des métiers différents. Nous aidons à augmenter l’utilisation et l’efficacité des outils. Grâce à ces outils, il n’y a plus d’obligation de réunion en face à face. Les outils de communication temps réel (Net Meeting et Windows Messenger) combinés à l’utilisation de SharePoint pour le partage et la collaboration se renforcent mutuellement. L’intégration entre SharePoint les outils temps réel représente un gros plus. »


Les utilisations de Teamplace

Un grand nombre de sites Teamplace sont consacrés à la gestion de projets, notamment pour l’informatique et le développement de produits. La plupart mettent en ligne des librairies de documents. Le Centre de Solutions estime que 70 % des sites sont utilisés pour partager des documents, 50 % des sites ayant pour objet la collaboration.

Selon Ludovic Gazzola, « le succès de Teamplace est un phénomène largement informel reposant sur le bouche à oreille. Les utilisateurs s’invitent entre eux. Le collègue envoie l’adresse (l’URL), attribue les droits et tout est en place. Les utilisateurs vont spontanément dans les sites qui les intéressent. » Rien n’est imposé, le titulaire du site peut aller aussi loin que SharePoint le lui permet, ce qui explique la grande diversité des sites Teamplace. Vahagn Danobedian conclut : « L’éventail des applications déployées est énorme. Teamplace représente une nouvelle façon de travailler. »   

A PROPOS DE VOLVO IT
Volvo IT, division informatique, est une filiale du Groupe Volvo AB. Avec plus de 6 500 spécialistes dans le monde, dont 1 000 en France, Volvo IT offre les mêmes services performants partout dans le monde tout en conservant la proximité avec ses clients. Aujourd’hui Volvo IT sert plus de 120 000 utilisateurs, et opère plus de 2 800 serveurs à travers les 5 continents pour les clients Volvo comme pour de grandes sociétés externes au groupe.
Gestion de Contenu
Réduire
La gestion de contenu

La gestion documentaire et de contenu, une nouvelle nécessité pour les entreprises.

Cantonnée au statut d’application de niche, rarement mise en oeuvre en dehors de certaines applications spécifiques ou de certains départements dans l’entreprise, la gestion documentaire ou gestion électronique de documents (GED) est restée largement absente jusqu’ici des préoccupations, tant des directions fonctionnelles que des directions informatiques.

La vision des entreprises sur ce nouveau domaine fonctionnel est pourtant sur le point d’évoluer en profondeur. A l’origine de ce changement d’attitude se situe une convergence de facteurs tels que la prise de conscience de la difficulté de gérer une masse de documents en augmentation croissante, mais aussi la réalisation que l’absence de politique d’entreprise dans ce domaine représente un frein à la productivité.
Bon nombre d’entreprises font le constat qu’elles ne disposent d’aucune structure leur permettant d’organiser le stockage et la réutilisation des documents produits dans le cadre de leur activité. Certaines études considèrent que 80 % de l’information produite par une entreprise est contenue dans des documents non structurés (souvent d’origine Office) et que 90 % de ce contenu ne fait l’objet d’aucune procédure.
On s’aperçoit alors que le contenu utile à l’entreprise réside au hasard dans le disque dur des utilisateurs, dans certains serveurs de fichiers, et que ce contenu est souvent dupliqué à différents endroits sans aucune garantie de cohérence quand aux versions publiées.

Si jusqu’ici le serveur de fichiers avait été considéré comme une solution satisfaisante aux besoins de partage et de collaboration, les limites de cet outil apparaissent clairement lorsque l’on se place à l’échelle de l’entreprise et lorsqu’on essaye de mettre en place des applications de collaboration.
Enfin, beaucoup d’entreprises prennent brutalement conscience de la nécessité de mettre de l’ordre dans ce chaos en réalisant qu’il est paradoxalement plus aisé de trouver une information à l’extérieur de l’entreprise, que de trouver l’information voulue dans ses murs.
Partant de ce constat, bon nombre d’entreprises commencent désormais à se pencher sur ce nouveau domaine et identifient généralement les bénéfices suivants qui accompagnent la mise en place d’une plate - forme de gestion documentaire :

• L’institutionnalisation du partage de la connaissance à travers l’entreprise.
• La numérisation du processus de collecte et de traitement de l’information.
• La mise en place d’un système d’information portant sur le collaboratif, en complément et en relation avec le système existant.
• La possibilité de partager et de publier ces documents à l’attention des partenaires et des clients
• La possibilité de protéger l’information.
• La possibilité d’organiser le stockage et la rétention d’information de façon à répondre à des obligations réglementaires.

Par ailleurs, une des raisons à l’origine du faible déploiement de la gestion documentaire tient à la fragmentation de l’offre sur ce marché. Il existe un grand nombre d’offres répondant à des besoins de niche, peu de solutions à l’échelle de l’entreprise.
Microsoft cible désormais le marché de la gestion documentaire en construisant une offre intégrant l’ensemble des outils nécessaires à production, la consommation et la gestion de documents.
Avec Office SharePoint Server 2007, l’éditeur propose un ensemble de services qui englobent les fonctionnalités d’un ECM (Enterprise Content Management) selon la définition du Gartner Group. D’après ce dernier, un ECM doit comprendre en sus de la GED, un gestionnaire d’enregistrements, des outils de gestion des documents publiés sur le Web, des fonctionnalités de collaboration (partage de documents, discussions, processus d’approbation, …) et enfin une gestion des fichiers d’images.

Du côté poste client, le point fort de l’offre repose là encore sur l’intégration des fonctions de publication et de consommation au sein de la suite Office, mais également comme on le verra du navigateur.
Nous nous proposons d’examiner ce qu’apporte la version 2007 de Office System  dans ce domaine au travers de la gestion de documents, de la gestion d’enregistrements et de la publication Web.


La gestion de documents

Mettre en place une plate - forme de gestion documentaire implique de construire un entrepôt de données, de mettre en place une terminologie commune aux différents départements de façon à partager une même sémantique et enfin de définir des processus de collecte, de normalisation et de protection de l’information.
Microsoft propose un stockage des documents reposant sur SQL Server pour la partie entrepôt de données. Cet entrepôt sera alimenté d’une part par les sources de données existantes (serveur de fichiers, scan de documents papiers, copie de fichiers numériques, sites d’équipe, …) mais devra surtout devenir le lieu de stockage par défaut des nouveaux documents produits via l’interface des technologies SharePoint.


Politique de stockage et méta données

Il est paradoxalement aisé de forcer l’utilisation d’un stockage prédéfini au moyen des GPO (Group Policy Objects) qui définiront les zones de stockage à utiliser dans les applications Office. A travers ce paramétrage, l’administrateur de données aura la garantie que tout nouveau document sera stocké à l’endroit voulu suivant le rôle ou le site de l’employé.
Via Office, il sera également facile de saisir les méta données XML décrivant le document, rendant ces attributs obligatoires et permettant ainsi une indexation et une recherche cohérente.
Ces méta données permettront ensuite d’appliquer des traitements spécifiques basés sur les propriétés des documents. On pourra ainsi définir des workflows ainsi que des politiques de gestion du cycle de vie d’un document (par exemple la gestion  des contrats) en s’appuyant sur des types de contenu prédéfinis, en d’autres termes qui seront basés sur les méta données XML saisis avec les documents.
On pourra aussi définir au moyen d’InfoPath et des Form Services les champs qui devront être obligatoirement saisis afin de créer des formulaires riches et ces champs apparaitront dans l’application utilisée pour la saisie du contenu.


Des Recherches englobant l’ensemble des ressources de l’entreprise

Une des raisons d’être d’une plate - forme de gestion documentaire étant de rendre accessible l’intelligence contenue dans ses documents, il est essentiel de disposer d’une infrastructure de recherche performante et capable d’extraire l’information voulue de toutes les sources de données existantes.

Office SharePoint Server 2007 permet de rechercher une information sur l’ensemble des données  qui y sont entreposées (fichiers, sites personnels, sites d’équipe, …) mais permet également de consulter les données de production en provenance d’applications métiers (SAP, Siebel, Oracle, …) au moyen de connecteurs qui permettent d’extraire et de stocker ces informations dans SharePoint. Toute entreprise est en mesure de développer un connecteur qui lui soit spécifique et SharePoint Server 2007 comprend en standard des connecteurs permettant d’indexer les serveurs Exchange et Lotus Notes. Toutes ces sources sont bien entendu indexées avec leur sécurité d’accès afin de conserver la confidentialité des données dans l’entreprise.


Audit des accès et droits numériques

La sécurité des documents stockés dans SharePoint Server 2007 pourra être assurée par le biais des IRM (Information Rights Management) qui seront appliqués au niveau d’une “librairie”* documentaire en plus de la gestion des droits classiques fournis en standard.

Chaque librairie se verra assigner des droits différents en fonction de la nature et de la confidentialité des documents contenus. On pourra ainsi donner librement accès aux librairies contenant les informations de vente et verrouiller à contrario les librairies relatives aux contrats ou à la DRH. Enfin, l’usage de chaque librairie pourra être audité pour en contrôler l’usage.


Scénarios de collaboration et gestion de processus métiers

Office SharePoint Server 2007, qui ré-exploite les fonctionnalités partagées fournies par  Windows SharePoint Services, offre l’ensemble des outils permettant de collaborer à la production de documents nécessitant l’intervention de divers contributeurs. Un document devra faire l’objet d’un « check out » avant de pouvoir être modifié par un nouveau collaborateur  pour éviter des conflits de version. La gestion des versions est améliorée avec l’introduction de la notion de révisions mineures et majeures qui permettent le stockage de multiples versions d’un document si nécessaire. Le processus collaboratif peut également tirer parti des fonctionnalités de workflow inhérentes à SharePoint pour automatiser des processus courants comme un circuit d’approbation ou de collecte de signatures pour lesquels des modèles sont fournis en standard.

A noter que l’intégration de ces processus au sein des applications Office se fait au niveau du menu des applications. Le déclenchement d’un circuit d’approbation se fera ainsi au moyen de l’option « enregistrer sous » dans Word par exemple. L’utilisateur spécifiera alors quels sont les contributeurs requis et de quel délai ils disposent pour alimenter le document, le tout sans avoir à quitter l’application d’origine. Les différents participants seront notifiés au moyen d’un email ou directement dans leur portail SharePoint. Chaque entreprise a la capacité de définir ses propres workflows en utilisant SharePoint Designer ou au moyen de Visual Studio. La mise en place d’une plate - forme de gestion documentaire pourra ainsi s’étendre à l’ensemble des processus « papiers » et métiers de l’entreprise.


Gestion d’enregistrements

La gestion d’enregistrements constitue un cas particulier de la gestion de documents et a trait aux données qui doivent faire l’objet d’une conservation légale (par exemple contrats, propositions, …). Un gestionnaire d’enregistrements sera généralement désigné avec pour responsabilité de définir les données, les workflows et les politiques de gestion relatives aux différents types d’enregistrements. Chaque type d’enregistrements se verra attribuer un type de contenu, une description, un emplacement de stockage. Chaque enregistrement entrant se verra confronté à cette typologie et sera routé en fonction des règles prédéfinies.

Un type particulier d’enregistrement est représenté par le message électronique. Il est possible de forcer l’enregistrement de tous les emails en relation avec un sujet particulier au moyen des
« dossiers gérés » d’Exchange Server 2007. Ces dossiers qui apparaissent dans l’arborescence d’Outlook appliquent des actions prédéfinies à tous les messages classés par l’utilisateur dans ceux-ci, par exemple leur copie dans SharePoint Server 2007 après application de méta données spécifiques, une date d’expiration, un quota autorisé …
Le gestionnaire d’enregistrements assure l’intégrité des données et empêche toute modification sur celles-ci. Des politiques types peuvent être appliquées sur les données contenues comme une date de rétention maximum qui s’appliquera à tous les documents d’un type commun. A l’issue de cette période il pourra être décidé de la suppression des enregistrements ou de leur archivage; ceci de façon « standard » dans les différentes librairies documentaires ou par types de documents stockées dans Office SharePoint Server 2007.


Publication de contenu Web

La dernière dimension de la gestion de contenu abordée dans ce dossier consiste dans la réutilisation du contenu en vue d’une publication à l’attention des partenaires ou des clients de l’entreprise.
Les workflows d’approbation d’un contenu peuvent utilement être mis à profit pour le circuit de publication de contenu Web. L’édition du contenu se fera depuis Word 2007 ou un navigateur Web, tout comme l’amorce du circuit d’approbation le cas échéant. Office SharePoint Server 2007 se chargera dans un deuxième temps de convertir le document Word au format HTML tout en lui appliquant les feuilles de style implémentant la charte graphique retenue qui aura été préalablement définie en fonction des besoins de l’entreprise dans des « pages maîtres » par un développeur. L’utilisateur fonctionnel peut ainsi, sans avoir aucune connaissance en développement publier du contenu, éventuellement multi-lingue, sur le site Internet de l’entreprise. Office SharePoint Server 2007 s’assurant que la publication est validée par l’intermédiaire de workflows.

Perspectives
Microsoft développe une nouvelle application utilisateur appelée « Windows Search Center » qui permettra, pour chaque requête, d’agréger dans une fenêtre unique les résultats correspondants quelle qu’en soit la provenance : Le disque dur local, la messagerie, le site d’équipe, l’entrepôt de données de son entreprise, les données métiers et enfin Internet.
OpenXML
Réduire
Open XML

Historique des formats de fichiers Office

L’histoire d’Open XML débute en 1996, lors du recrutement par Microsoft de Jean Paoli, un des fondateurs d’XML au W3C. Il y a dix ans, en 1996, les applications utilisaient toutes des formats de fichiers spécifiques et binaires, essentiellement pour des raisons de performance (on a parfois du mal à se rappeler les performances des premiers Pentium…).

Jean Paoli était pour sa part déjà convaincu à cette époque que les formats de fichiers binaires représentaient une impasse. Il défendait l’idée qu’un format de fichier devait être ouvert et libre.

Chez Microsoft, Jean Paoli s’est naturellement intéressé au Web en tant que grand livre à gérer, considérant Internet comme un champ d’expérience nouveau pour des technologies sur lesquelles il travaillait depuis des années. C’est ainsi que sous son impulsion Internet Explorer s’est progressivement ouvert à XML. Son influence s’est également fait sentir sur SQL Server 2000 et plus récemment sur la version 2005 qui évoluaient dans le même sens en introduisant les champs XML et en supportant les requêtes portant sur des champs XML.
La première contribution de Paoli à Office remonte à Office 2000. A cette époque, XML fait une entrée discrète en étant utilisé pour stocker les propriétés des documents, ce que l’on appelle les métadonnées. Chaque version d’Office a par la suite reposé de plus en plus sur XML, (format XML d’Excel avec Office XP), jusqu’au tournant représenté par Office 2003. Avec cette version, les schémas de référence de Word, d’Excel et de Visio étaient désormais basés sur XML mais surtout faisaient l’objet d’une publication libre de droits par Microsoft.

Office 2003 voit également l’arrivée d’InfoPath. Ce nouveau composant d’Office a pour objet la création et la gestion de formulaires destinées à recueillir des données métiers. InfoPath en 2003 repose déjà exclusivement sur XML et autorise l’insertion de schémas métiers au sein des formulaires.

Avec Office 2007 et Open XML s’achève la transition historique de la suite Office visant à s’affranchir des contraintes des formats binaires ainsi qu’à adopter un format ouvert.

Fig1_Historique.jpg


QU'EST- CE qu’Open XML ?

Open XML est un format qui représente une implémentation d’XML, implémentation destinée à supporter les caractéristiques fonctionnelles d’Office.

Un document Open XML est conçu pour être échangeable, pour être partagé et interrogé par des applications autres que celle qui a été utilisée lors de sa création. Le document cesse d’être un objet isolé, propriété de facto exclusive de son auteur.

Une des raisons d’être d’Open XML consiste à supprimer « l’adhérence » du fichier vis-à-vis de l’application qui l’a créée. Il s’agit là d’une demande forte et récurrente des utilisateurs d’Office et notamment des grandes entreprises et des administrations. Les données doivent appartenir à l’utilisateur et non pas à l’application. A travers cette dissociation, les entreprises sont en mesure de se réapproprier la connaissance contenue dans leurs fichiers et être sûres que ces données continueront d’être exploitables dans les décennies à venir indépendamment des applications qui en ont été à l’origine.

Cette volonté de permettre la ré - exploitation des données se retrouve dans les changements de priorité que l’on constate dans bon nombre d’applications. Celles-ci sont passées en quelques années d’une logique « bureautique » centrée sur la présentation, l’objectif essentiel étant l’impression d’un document bien formaté, à une logique de traitement d’information.

C’est précisément ce nouveau focus sur l’information qui constitue le deuxième bénéfice d’Open  XML : la séparation du contenu et du contenant, la dissociation de la présentation et du contenu.
Cette même préoccupation est à l’origine de l’usage croissant de XML sur le Web et donc du déclin correspondant d’HTML. HTML mêle contenu et contenant et rend difficile l’extraction des données au sein d’une page Web. XML a contrario permet simplement d’extraire d’une page web ce qui est pertinent d’un point de vue métier.

Dans le cas d’Office, un document Word peut intégrer un contenu « métier », par exemple une facture. L’expression de ces données au moyen d’Open XML permettra d’extraire simplement les données de facturation de ce document, de les indexer en vue d’un traitement ultérieur. Cette intégration va permettre de faire le lien entre la « bureautique » traditionnelle et le système d’information de l’entreprise.

Dans cette même optique, Microsoft et Intel ont récemment annoncé leur intention de développer un ensemble de spécifications au- dessus de Rosetta Net dont l’objet est de faciliter la consommation de données professionnelles au moyen d’outils bureautiques. Cette intégration sera particulièrement bénéfique aux PME qui pourront ainsi collaborer avec leurs donneurs d’ordres sans avoir à déployer des outils spécifiques et coûteux. On pourra ainsi envisager de lier un poste utilisant Excel, dans une PME, avec une application SAP chez un donneur d’ordres, de façon souple et économique.

Troisième avantage d’Open XML : la qualité du format. Un fichier binaire corrompu est en général inexploitable. Un fichier Open XML pourra être partiellement récupéré. En cas d’altération de celui-ci, tout ne sera pas perdu.

Autre intérêt, le gain de taille enregistré avec un document Open XML comparé à un fichier binaire. Pour des documents textes, le gain est de 90 %. En moyenne on observe des gains de l’ordre de 50 %, ce qui constitue une bonne nouvelle pour la consommation de bande passante ainsi que le stockage étant donné qu’une bonne partie de ces documents sont transmis en pièce jointe au moyen de la messagerie.

Open XML est avec Office 2007 le format natif de Word, d’Excel, de PowerPoint et dans une moindre mesure des schémas de Visio et des données d’Access.

Pour les éditeurs qui souhaiteraient tirer parti des bénéfices d’Open XML et notamment de l’interopérabilité entre leurs fichiers et ceux d’Office, Microsoft a développé un outil dénommé « Open package convention ».

Fig4_Interoperabilite.jpg


Les passerelles entre Open XML et les formats Office antérieurs

A des fins de compatibilité, Microsoft a annoncé le développement de « compléments » pour Office 2000, XP et 2003 qui permettront aux programmes de ces versions antérieures de lire des documents Open XML mais également d’enregistrer dans ce format. Office 97 n’est pas concerné par cette fonctionnalité.

De façon à rendre la procédure la plus simple possible, la première fois qu’un utilisateur d’Office 2003 (à jour de ses téléchargements) essayera d’ouvrir un document Open XML, il lui sera automatiquement proposé de télécharger le convertisseur autorisant la lecture et l’écriture dans ce nouveau format.

En conséquence, pour bénéficier d’Open XML, une entreprise ne devra pas nécessairement migrer l’ensemble de ses postes vers Office 2007.

Dans l’autre sens, Office 2007 permet « d’enregistrer sous » Word 97-2003 et donc d’écrire des fichiers qui pourront être relus de façon native par tous ces programmes.

Microsoft fournira gratuitement des outils permettant de migrer des bases de documents reposant sur des formats binaires vers Open XML. Une entreprise qui le décidera pourra en une seule fois mettre à jour l’ensemble de ses documents et ainsi tirer parti des possibilités de traitement de l’information associées à Open XML.

Ces outils seront regroupés sous l’appellation : « Compatibility pack ». 

http://www.microsoft.com/france/office/2007/converter.mspx


Autre avantage d’Open XML, la sécurité. Avec ce format, il sera beaucoup plus facile de détecter et de bloquer des macros non autorisées.

Enfin, pour clore le sujet des versions antérieures de format de fichier, rappelons que Microsoft s’est engagé à rendre disponibles et libres de droits les formats binaires des versions antérieures d’Office. Cette disposition réclamée depuis des années par des grands utilisateurs permettra de rassurer les entreprises quand à leur libre utilisation de ces données.


La normalisation d’Open XML

De façon à rassurer les administrations qui craignaient de s’engager derrière une spécification perçue comme propriétaire, Microsoft a soumis les spécifications d’Open XML à l’ECMA en vue d’en faire un standard. L’ECMA a constitué pour ce faire un groupe de travail auquel ont participé des acteurs du marché (Apple, Novell, Intel, …) mais également de grands utilisateurs comme Essilor, soucieux d’influer sur des spécifications sur lesquelles ils seront amenés à bâtir leurs futures applications de gestion documentaire.

Le draft de la spécification Open XML est désormais finalisé et fera en décembre l’objet d’un vote de ratification. Open XML sera à ce stade un standard ECMA, la prochaine étape consistera à soumettre cette norme à l’ISO pour en faire une norme reconnue par cet organisme.
Les spécifications Open XML étant désormais figées et la question de la compatibilité avec les anciennes versions de format d‘Office étant adressée, plus rien ne s’oppose à ce que des éditeurs investissent ce format et développent leurs propres extensions.


Open XML versus ODF

Le « concurrent» d’Open XML se nomme ODF, spécification qui fait aujourd’hui l’objet d’une norme ISO depuis mai 2006. ODF est supporté par un grand nombre d’acteurs du marché parmi lesquels les principaux concurrents habituels de Microsoft (IBM, Sun, Novell, Google, …). Même si ODF est aujourd’hui normalisé ISO, certaines spécifications sont absentes d’ODF et devront donc faire l’objet de normalisations ultérieures : formules de calcul, méta données, fonctions d’accessibilité notamment. Une version 1.2 est ainsi attendue pour 2007 et devrait être resoumise à la normalisation ISO.

Une autre différence entre Open XML et ODF tient à l’extensibilité des schémas Open XML qui permettent d’inclure des schémas métiers dans un document, facilitant ainsi l’intégration des outils Office dans le système d’information de l’entreprise.

Dans les deux cas, ODF et Open XML sont deux spécifications reposant sur le format XML et qui toutes deux seront des normes ISO. Les différences entre ces deux spécifications tiennent à leur objet. Open XML implémente les fonctionnalités d’Office 2007, ODF est le reflet des capacités d’OpenOffice.org.

Microsoft assurera la passerelle entre Open XML et ODF au moyen d’un convertisseur téléchargeable permettant de lire des documents ODF mais également d’exporter dans ce format. Le choix ODF ou Open XML ne sera ainsi pas définitif, des passerelles existant pour passer de l’un à l’autre.

Communauté de développeurs Open XML :
http://openxmldeveloper.org/default.aspx
http://sourceforge.net/projects/odf-converter


L’impact d’Open XML sur le système d’information des entreprises

S’il est difficile de prédire l’impact qu’aura Open XML, on peut néanmoins esquisser quelques pistes de réflexion.
La possibilité d’inclure des schémas spécifiques dans Open XML, permet d’envisager l’utilisation de toute application cliente capable de gérer ce format en tant que frontal d’une application métier. C’est justement ce qui permet d’utiliser Word ou Outlook pour remplir des formulaires par exemple.
Depuis Word (ou toute application Open XML), on pourra saisir des données et les sauvegarder sous SQL Server en préservant l’intégrité du schéma. Ces données pourront par la suite être exploitées sous Excel en vue de la création de tableaux croisés dynamiques.
L’indépendance des données par rapport à l’application d’origine permet ainsi d’utiliser le meilleur outil en fonction de l’usage envisagé. Ces données pourront être échangées avec un partenaire externe à l’entreprise via BizTalk Server, la seule condition à remplir étant de partager le même schéma de données.

XML joue le rôle de liant des technologies d’échange d’information dans l’entreprise. Si XML fait l’unanimité, la concurrence va se porter sur les différentes implémentations. Microsoft présente Open XML comme la meilleure implémentation fonctionnelle d’XML. C’est en tout cas la seule qui soit capable de prendre en compte les fonctionnalités d’Office 2007.

Le Format xps
XPS (pour XML paper specification) est un format visant à remplacer l’impression papier par une version électronique. XPS présente la même structuration qu’Open XML. Un « viewer » XPS est inclus dans Windows Vista et une version téléchargeable sera disponible pour Windows XP mais aussi Linux et Mac OSX. XPS remplacera les viewers actuels de Word, Powerpoint,... XPS garantit une fidélité totale entre l’application utilisée et ce qu’on imprime. XPS est basé sur XAML. Comme pour tout document Office, on peut appliquer des droits sur un document XPS. Toute application capable d’imprimer sera capable de générer du XPS en s’appuyant sur le spooler de Vista. Pour couper court aux caractérisations de format propriétaire, Microsoft a annoncé le 13 octobre dernier son intention de soumettre XPS à un organisme de standardisation.
Développement
Réduire
Office 2007, plate-forme de développement à part entière

Des logiciels qui deviennent des ensembles de fonctionnalités faciles à mobiliser, une intégration soutenue aux autres applicatifs et services de l’entreprise, la collaborativité dans les gènes… Autant d’opportunités pour la création d’applicatifs métiers ambitieux..


A la sortie d’Office 2007, le paysage applicatif métier tel que les développeurs le connaissent aujourd’hui va changer, irréversiblement. La troisième mouture de ce que Microsoft qualifie de « Système Office » fournit en effet un environnement de développement de solutions métiers d’une richesse jusqu’alors inconnue. On peut même parler de rupture. Grosso modo, on passe en effet d’un monde où il fallait se battre avec les logiciels de la suite, leurs formats de fichiers propriétaires et leurs autres faiblesses conceptuelles, à un monde où ces mêmes logiciels, en version 12, exposent leurs fonctionnalités au travers d’API, de fonctions serveur et de formats XML où règne une vraie transparence.


Les logiciels Office en frontal de toutes les applications métiers

Evidemment, à l’heure où le coût des simples fonctions bureautiques tend vers zéro, il faut justifier l’investissement que représente le déploiement d’une suite Office sur un parc d’entreprise. C’est donc la carte de l’intégration qu’a joué Microsoft, en étendant la suite et en ouvrant les logiciels qui la composent de telle sorte que ceux-ci deviennent, à terme, les clients frontaux de tous les grands applicatifs de l’entreprise, tant métier que support. Nous allons le voir dans les pages qui suivent, Office 2007 s’apprête à devenir l’interface de prédilection de PGI comme SAP, et cela pour tous les types d’utilisateurs, cependant que ses différents constituants vont, selon leur usage, s’affirmer de plus en plus comme les logiciels grâce auxquels on consomme ou on produit les services utilisés ou vendus par l’entreprise.

Par ailleurs, cette nouvelle approche du développement de solutions métiers sur client riche présente un avantage. Elle correspond mieux à la façon dont la plupart des producteurs d’informations travaillent. On sait aujourd’hui que, dans la plupart des métiers et fonctions, les utilisateurs sortent des outils traditionnels (applicatifs maison, frontaux uniques, etc.), tout simplement parce que leur job nécessite de plus en plus de collaboration. Chacun a besoin de données provenant de sources multiples, et nombreuses sont les occasions où on doit travailler en mode déconnecté (réunions, déplacements…). L’exemple type, c’est celui du commercial itinérant qui gère son emploi du temps, ses infos prospects et ses appels clients via Outlook. Souvent, le suivi des actions qui nécessite l’intervention des spécialistes techniques, puis la rédaction de documents met en oeuvre des procédures qui ne rentrent pas dans le système de CRM de l’entreprise. Il y a dissémination de l’information. Le manque d’intégration est criant. C’est ce à quoi Office 2007 revendique de pouvoir, à terme, remédier.


OBA et LOBi

Pour cela, il fallait à Office 2007 de vraies possibilités de plate - forme intégrée. Elles sont, dans leur ensemble, regroupées sous le nom de « Services OBA » (Office Business Applications). D’un point de vue fonctionnel, ces services se répartissent en plusieurs sous-groupes : workflow, recherche d’informations, catalogage de données métiers, adaptation de l’interface, sécurisation des plates - formes locales et Web, et formats de fichiers Office au standard OpenXML. C’est en combinant ces services que développeurs et éditeurs de solutions vont pouvoir étendre les capacités d’Office 2007 dans les domaines de la business intelligence, de la collaborativité des outils, de l’intégration des communications de documents et plus globalement dans la gestion de contenus métiers sur l’ensemble du périmètre de l’entreprise.

Les services OBA s’accompagnent également de LOBi (Line-Of-Business interoperability) pour Microsoft Office SharePoint Server. De quoi s’agit-il ? D’un ensemble de fonctions client-serveur destinées à faciliter l’intégration à Office SharePoint Server 2007 d’applications finales basées sur Office. LOBi a été conçu pour faciliter le développement de processus de workflow complexes. Il permet la mise en place d’échanges transactionnels métiers depuis Office 2007, y compris en mode déconnecté, et assure non seulement l’interaction fonctionnelle mais aussi la sécurisation des workflows et des données. Les spécialistes apprécieront. Ils savent combien le développement est difficile lorsque ces aspects ne sont pas exposés par la plate - forme elle-même. Avec LOBi, les demandes métiers devraient pouvoir être satisfaites plus rapidement et plus complètement, dans la mesure où la partie la plus fastidieuse du développement, l’infrastructure, n’est plus qu’un service à solliciter de façon documentée.
fondationstech.jpg

Une importante refondation technologique

En complément, Microsoft a annoncé un certain nombre de passerelles et autres connecteurs qui permettront aussi, courant 2007, d’interfacer plus étroitement Office 2007 d’une part à BizTalk Server et d’autre part à Dynamics AX. L’ensemble sera basé à la fois sur OBA et sur LOBi, qui confortent ainsi leur statuts de piliers technologiques pour au moins les cinq prochaines années. Cette intégration globale répond à deux attentes fortes qui, malgré leur connotation marketing, expriment un besoin réel : flexibilité et agilité. Les solutions
« cross-applications » conçues autour d’Office System 2007 devraient ainsi permettre à la DSI comme aux utilisateurs finaux de s’approprier l’ensemble du capital données de l’entreprise. Pour l’une, il s’agit de rentabiliser l’existant en donnant accès à l’information à travers des logiciels et des interfaces connus, indépendamment de la complexité des workflows et des communications sous-jacentes. Pour les autres, il s’agit de, enfin, réaliser ce que l’on appelle communément « the process of me », c'est-à-dire l’adaptation des logiciels à sa façon de pratiquer son métier, et non plus l’inverse. La promesse est certes ambitieuse mais, clairement, on s’en rapproche.

Voilà pourquoi Office 2007 peut être considéré comme une extension de la plate - forme de développement globale proposée par Microsoft pour l’environnement Windows. Grâce à elle, le développeur n’a donc plus à se préoccuper de l’interface des outils qu’il crée, ni d’un grand nombre d’aspects support. Il peut se focaliser sur la demande métier, et bénéficie pour cela de ressources technologiques à la fois solides, mûres et pérennes. Aucune flagornerie de notre part vis-à-vis de Microsoft dans ces trois qualificatifs. Car c’est en effet sur DotNet 2.0, ASP.Net et SQL Server que s’appuie Office 2007 de façon structurelle. Trois fondations techniques qui, après bien des années d’atermoiements et de revirements made in Redmond,  présentent aujourd’hui toutes les garanties de stabilité et bénéficient d’un important écosystème.

La plupart des développeurs vont donc devoir réinitialiser leur vision du monde. Là où, précédemment, Office et ses applications étaient plutôt vus comme des add-ons à l’OS, il va désormais falloir les considérer comme des plate - formes cibles dotées de leur propre logique fonctionnelle. Pour aider à cette transition, Visual Studio s’enrichit d’une palette d’outils complémentaires (téléchargeable gratuitement) baptisée Visual Studio Tools for the 2007 Microsoft Office System (cf. ci-dessous et p. 55). Grâce à eux, la programmation des briques Office et des nouveaux contrôles dont le fameux ruban (cf. ci-dessous et p. 54), en local comme à travers le Web (cf. ci-contre) va singulièrement gagner en productivité.



De nouveaux scénarios de création de solutions

Applications locales ou clients Web riches, Office 2007 couvre une variété de besoins de plus en plus étendue. Au fil des versions, il tend à devenir une plate-forme middleware générique, à partir de laquelle tous les scénarios d’intégration sont possibles.


C’est d’abord dans le segment des applications de bureau locales que le nouveau paradigme proposé par Office 2007 va offrir d’intéressantes alternatives au développeur. Quelle que soit l’approche choisie, l‘ouverture de la plate - forme et sa programmabilité étendue sont synonymes de bénéfices. Ainsi, pour ce qui concerne la personnalisation des logiciels de la suite aux couleurs et processus de l’entreprise, beaucoup plus de choses sont possibles qu’avec Office 2003. Le développeur peut ainsi facilement étendre et adapter le fonctionnement des nouveaux contrôles, rubans et galeries qui constituent l’essentiel des interfaces utilisateur, et cela grâce à de simples fichiers XML. On n’est donc pas loin de la simplicité des feuilles de style et des fonctionnalités déclaratives. Mais il demeure toutefois un certain nombre de restrictions. Par exemple, l’association de contrôles métiers de type ActiveX aux contrôles Office 2007 n’est pas encore à l’ordre du jour. Par conséquent, la personnalisation logicielle ne répond qu’à certains besoins, bien circonscrits.


Des documents de plus en plus intelligents

S’agissant de la création de frontaux pour les applications globales, il y aura aussi beaucoup à tirer de l’association de volets des tâches programmables et d’entrepôts de services représentant les données de l’entreprise. Avec en plus les « documents intelligents » déjà présents dans Office 2003, il devient possible d’ajouter de nouvelles fonctions à Outlook ou à Excel, par exemple. Ces documents vont pouvoir interagir facilement avec les grands SGBD métier ou support, et l’association des deux sources de données devrait être créatrice de valeur. Mais il faut aussi prendre en compte le fait que ces applications ne seront pas portables vers d’autres OS, car elles nécessitent un serveur Office pour la plupart de leurs fonctions avancées.

En ce qui concerne les applications collaboratives basées sur les documents, là encore, l’ouverture d’Office 2007 est prometteuse. C’est en combinant les fonctions de workflow, la gestion du cycle de vie du document, les formulaires InfoPath et les stratégies de groupes offertes par SharePoint Server que le développeur va pouvoir proposer des solutions riches d’un point de vue applicatif mais nécessitant peu ou pas de formation.


Choisir Office pour le développement Web

Dans le domaine des applications Web à interfaces riches, concept aujourd’hui à la mode mais appelé à se concrétiser durablement, Office 2007 a aussi bien des choses à offrir. Il faut en effet rappeler qu’il est basé pour une part importante sur ASP.NET, ce qui en fait une plate - forme de choix pour le développement de telles applications. Le développeur va alors devoir bien évaluer ses potentialités au regard d’autres environnements dont en particulier Ajax et ses dérivés, certes plus ouverts mais avec lesquels tout ou partie de la roue doit être chaque fois réinventée. Globalement, on peut identifier trois grands scénarios où l’utilisation d’Office 2007 en développement Web se justifie.

Dans le premier scénario, Word et Excel remplacent le navigateur en tant que clients Internet. C’est notamment le cas lorsque l’utilisateur travaille quasi exclusivement avec des données présentes sur les serveurs applicatifs de l’entreprise. Le système de mise en mémoire cache commun à tout Office 2007 de façon transverse rend possible le rafraîchissement sur l’écran client de données présentes sur les serveurs – rafraîchissement qui peut même facilement devenir incrémental. Il suffit alors de lier des services de données aux volets des tâches de ces deux logiciels pour leur permettre d’appliquer des traitements métiers et de guider les utilisateurs en même temps. De plus, sachant que les documents Word et Excel peuvent être intégrés à des workflows (rappelons que les workflows sont un des grands piliers de DotNet 3, ex-WinFX), ils deviennent gérables par le biais du CMS de l’entreprise.


Des fichiers DOC et XLS à la place de pages HTML

Dans le deuxième scénario, ASP.NET, comme d’ailleurs un certain nombre d’autres environnements de développement côté serveurs, peut servir aux clients des documents Word et Excel en plus des traditionnelles pages HTML. Une infinité de traitements peut être appliquée côté serveur aux données incluses dans les documents .XLS et .DOC. Après traitement, les données résultantes servies sur le poste client peuvent l’être via Word et Excel, avec toutes les options de visualisation et d’utilisation qu’offrent ces deux logiciels. Ensuite, retour au premier scénario : grâce au système de mémoire cache d’Office 2007, leur rafraîchissement est automatique, même en mode déconnecté.

Enfin, le troisième scénario capitalise sur la montée en puissance d’InfoPath. Dans la nouvelle version de la suite, un serveur est dédié à la gestion des formulaires, qui deviennent disponibles dans tous les logiciels Office et non plus uniquement dans Internet Explorer. De ce fait, InfoPath devient transverse et s’ajoute donc à la palette des outils disponibles pour les développeurs. Car les formulaires peuvent – faut-il le rappeler – être enrichis de fonctions codées en langage managé, voire de contrôles métiers comme sur les Windows Forms à condition qu’ils soient ensuite convertis en contrôles ActiveX. Ils s’avèrent donc d’excellents supports fonctionnels pour l’information de l’entreprise, et cela à peu de frais.


Office 2007, un middleware générique ?

On le voit, les opportunités d’utiliser Office 2007 comme plate - forme de développement ne manquent pas. A chaque fois, les scénarios répondent à des besoins caractérisés par la nécessité de (re)placer le métier et le partage de l’information au sein d’interfaces connues, dans lesquelles chacun se sent à l’aise. Avec un double avantage : une moindre réticence de la part des utilisateurs à s’approprier le changement et des déploiements simplifiés, synonymes d’une intégration toujours plus poussée au système d’information global de l’entreprise.

En ce sens, le rapprochement avec SAP et le développement de Duet (ex-Mendocino) est significatif. Duet se présente comme un exemple réussi d’intégration autour d’Office.

On y trouve, par le biais d’Outlook et d’Exchange mais pas encore de Word ni d’Excel, des fonctions d’agenda et de gestion de projets, de budgétisation, de gestion des achats, de recrutement, de gestion commerciale et de gestion des frais de déplacement. Ces fonctions, de façon transparente, opèrent sur des données issues directement de mySAP 2004/2005.

Avec l’arrivée de la version 2007, Office poursuit sur cette lancée. Clairement, la suite est en train de devenir un middleware d’intégration globale et c’est maintenant l’ensemble des composants qui y participe.

Pour atteindre cet objectif, et faire en sorte qu’Office ne disparaisse pas derrière l’Open Source, Microsoft va devoir au fil des mises à jour faire de sa suite de bureautique une solution générique, capable de répondre à une plus large variété de besoins et de contraintes. Pour le développeur, investir en compétences sur Office 2007 n’est donc sans doute pas la stratégie la plus dénuée de sens…

Frédéric Milliot


Le développement Office 2007 en pratique

Pour vous permettre de tirer dès maintenant profit d’Office 2007, Microsoft vous propose un add-in à VS 2005 qui encapsule le nouveau modèle de programmation, mais aussi SharePoint Designer, un outil RAD de conception d’applications collaboratives basé sur FrontPage.

Pour la plupart des programmeurs, le développement Office 2007 a ceci de particulier qu’il se fonde sur l’adaptation d’un modèle d’objet et d’outils existant, et non sur la création d’applications à partir de zéro. Autrement dit, développer pour Office consiste à ajouter des fonctions aux applications, lesquelles ne sont donc finalement qu’une collection minimale, par défaut, de fonctionnalités utiles au plus grand nombre. Les ajouts en question doivent à leur tour respecter un certain nombre de formalismes, afin de préserver l’extensibilité générale de la plate - forme et de maintenir l’interopérabilité des documents issus des briques qui la composent. Logiquement, cette approche un peu particulière requiert un outil particulier, disponible dès aujourd’hui en version bêta lui aussi : Visual Studio Tools 2005 for the 2007 Microsoft Office System, alias VSTO 2005 SE.

VSTO 2005 se présente donc sous la forme d’un add-in à Visual Studio 2005 (à partir de la version Professional), ce qui signifie que cet IDE est requis. Adieu, donc, la possibilité d’alternatives comme le Borland Studio 2006. Concrètement, son installation ajoute à l’éventail des types de projets disponibles des templates d’add-ins pour Excel, Outlook, Visio, InfoPath, PowerPoint et Word. L’écriture s’effectue en code managé, en VB ou en C#, à partir d’APIs propres à Office globalement (Microsoft.Office.Core) mais aussi à chaque brique (ces dernières étant placées sous Microsoft.Office, dans un espace de type Interop). Cette écriture se focalise sur l’adaptation de rubans, galeries, volets de tâches et formulaires, éléments qu’il suffit d’ajouter au projet à partir d’une liste qui résulte elle aussi de l’installation de VSTO 2005 SE. En fait, ces éléments se manipulent comme autant de classes dans une application, et bénéficient de code d’infrastructure généré automatiquement.

Ce modus operandi présente plusieurs avantages. D’abord, il place le code métier dans un contexte d’exécution in-process, si bien que toutes les données de l’application sont disponibles à l’add-in. Ensuite, il permet à la plate-forme Office de charger les add-ins automatiquement en même temps que l’application support, et de les reconnaître en tant que tels, si bien que lorsque l’un d’eux plante, lui seul est arrêté, pas l’application ni les autres add-ins ni leur mécanisme de chargement. Enfin, il constitue une fondation pérenne dans le temps. Les classes de base, caractérisées par un typage fort ouvert à d’infinies extensions, n’encapsulent pas les objets Office sous-jacents, si bien qu’elles restent indépendantes de versions utilisées. On peut donc penser que vos développements Office 2007 pourront s’exécuter tels quels sur des versions ultérieures de la suite, voire bénéficieront des ses avancées propres.

Si vous souhaitez tester VSTO 2005 SE (ce que nous vous engageons vivement à faire) avec une version française de Visual Studio 2005, sachez qu’un bug affecte sa prise en mains. En effet, bien que l’installation soit « réussie » d’après l’assistant, les templates de projets Office 2007 ne sont pas visibles dans le menu Nouveau de Visual Studio. Il est alors difficile de deviner par où commencer la création d’un add-in tant cette absence du menu est déroutante et difficile à anticiper comme étant une erreur. Heureusement, il y a une solution simple, que voici :
 
• Recopiez le dossier C:\Program Files\Microsoft Visual Studio 8\Common7\IDE\ProjectTemplates\CSharp\Office dans votre dossier de templates personnels (C:\Users\<votrenom>\Documents\VisualStudio 2005\Templates\ProjectTemplates\Visual C#).
• Répétez ensuite pour les éléments de projets : copiez le contenu de C:\Program Files\Microsoft Visual Studio 8\Common7\IDE\ItemTemplates dans votre dossier C:\Users\<votre nom>\Documents\Visual Studio 2005\Templates\ItemTemplates.
• Redémarrez ensuite Visual Studio 2005 et vous devriez voir apparaître dans la liste des nouveaux types de projet une liste enrichie d’add-ins pour les 6 grandes applications Office.


tablodev.gif

SharePoint Designer

Basé sur FrontPage 2003, SharePoint Designer est un outil RAD de conception d’applications collaboratives. Avec lui, pas besoin a priori d’écrire une ligne de code. Il propose plusieurs modules gérant l’ensemble des interactions avec SharePoint Server 2007, et devrait devenir un outil de prédilection pour concevoir des workflows d’entreprise.

Créer des solutions « à la volée »

Parmi ces modules, le workflow designer permet précisément de générer des processus métiers plus ou moins complexes tels que l’approbation de documents ou les notifications d’événements. Des applications de reporting et de tracking peuvent aussi être composées à l’aide de vues sur les données (« data views ») agrégeant des informations extraites de documents publiés à l’intérieur ou à l’extérieur du périmètre de l’entreprise. Et si cet exercice est nouveau pour vous, pas de problème, un certain nombre de templates sont installés en même temps que le produit pour vous servir de points de départ.

Administrer les contenus automatiquement

Comme dans un CMS pur sucre, SharePoint Designer 2007 permet aux administrateurs de contrôler exactement la nature et les caractéristiques des informations qui vont se retrouver sur les sites. Il suffit pour cela d’utiliser les paramètres de contribution pour attribuer un rôle à chaque utilisateur du site et donc des droits quant aux différents types de contenus. Spécifier ainsi comment les pages, les fichiers et les dossiers doivent être utilisés, avec rollback automatique en cas d’infraction, a pour avantage de maintenir le site en conformité avec les règles d’accessibilité et de compatibilité entre navigateurs.

Créer des sites SharePoint « toutes options »
 
Parce qu’il dérive de FrontPage, SharePoint Designer 2007 offre une palette d’outils de conception de sites qui a fait ses preuves en matière d’ergonomie. L’approche est 100 % WYSIWYG, et deux types de formatage de pages sont disponibles : un formatage rapide avec les CSS et un autre plus sophistiqué, plus facilement réutilisable, avec les master pages ASP.NET.
Unified Communications
Réduire
Unified Communications

La vision Microsoft de la convergence des communications en entreprise.

Thématique récurrente dans l’entreprise, la convergence entre l’informatique et les télécommunications fait partie des prédictions rituellement réitérées depuis plus de vingt ans.
Il conviendrait plutôt de parler de divergence puisque paradoxalement pendant cette période, l’écart s’est creusé entre ces deux univers.
On a en effet d’un côté, une informatique ayant connu plusieurs vagues de mutations successives (l’avènement du PC accompagnant le déclin du site central, la montée en puissance des réseaux et du client-serveur, la révolution Internet et Intranet, les services Web, …) et de l’autre une infrastructure télécom en entreprise qui, si l’on fait abstraction des mobiles et de la transition en cours vers le VoIP, continue grosso modo à offrir les mêmes services que dans les années 80.

UC.jpg

Pendant cette période, les usages en matière de communication ont également profondément évolué. Dans des études récentes effectuées sur une population de cols blancs, il apparaît que 61 % de ceux-ci considèrent la messagerie électronique comme leur principal outil de communication et que 75 % de ces sondés regardent d’abord leur boîte aux lettres avant de consulter leur messagerie vocale.
Une nouvelle génération de travailleurs fraichement sortie des écoles s’installe dans l’entreprise en amenant avec elle un bagage culturel en matière de communication qui fait de la messagerie instantanée (IM) leur outil privilégié. Disposant d’un compte Live Messenger (12 millions en France !) ou Yahoo, ces nouveaux employés échangent librement en interne, mais aussi avec leurs clients et partenaires, sans oublier leur cercle de relations personnelles, au moyen d’un outil qui échappe à tout contrôle, que ce soit à celui de la DSI ou du responsable télécoms. De fait, de nombreux projets de messagerie instantanée professionnelle découlent de la nécessité de sécuriser les échanges réalisés via cet outil.
Si le paysage des communications s’est considérablement complexifié ces dernières années, il existe néanmoins de bonnes raisons de penser qu’il est possible de ramener de l’ordre dans cette profusion anarchique et de s’approcher de surcroît de ce Graal moderne qu’est la convergence IT - Télécoms, rapprochement désigné par l’acronyme UC dans le monde anglo-saxon (UC pour Unified Communications ou Communication Unifiées).

La raison principale d’espérer tient en deux lettres : IP. Le réseau IP qui a fait les preuves de sa fiabilité et de sa capacité à monter en charge dans le monde IT (qu’on songe à ce que serait un monde sans Internet) est en train de produire des bouleversements de magnitude comparable dans le monde des télécoms. L’avènement de la VoIP chamboule le modèle de business des opérateurs historiques et conduit les équipementiers télécoms à intégrer cette technologie à leur PABX.
Une infrastructure de transport commune au monde IT et télécoms se met donc progressivement en place dans l’attente du catalyseur qui permettra d’unifier ces deux univers.  C’est précisément ce rôle de catalyseur que Microsoft entend jouer en développant les outils logiciels nécessaires à l’avènement de cette convergence.


La vision « Unified Communications » de Microsoft

Le 25 Juin dernier, Jeff Raikes président de la Business Division chez Microsoft (qui comprend notamment Office) dévoilait les ambitions de sa société à l’occasion d’un briefing stratégique.
Jeff Raikes présentait la vision Unified Communications de Microsoft, la feuille de route produits ainsi que l’écosystème partenaires qui contribueront à faire de cette vision une réalité.
La vision « Unified Communications » consiste à annoncer l’intégration des communications vocales avec les solutions de communication et de collaboration développées par Microsoft.  Cette intégration se fera par le biais du logiciel et aura pour conséquence de réduire significativement le coût et la complexité des communications d’entreprise. Enfin, la communication unifiée représentera la prochaine avancée majeure dans l’accroissement de la productivité des individus, des équipes et des organisations.
A noter que ces annonces ont été complétées par la présentation d’un écosystème partenaires qui fourniront des services d’intégration IT, d’infrastructure réseau mais également une offre hardware comme par exemple des combinés téléphoniques dont l’interface sera celle du futur Office Communicator.


Les composantes de l’offre Communications Unifiées de Microsoft

• Exchange Server 2007 : une des principales nouveautés de cette nouvelle version consiste dans la possibilité d’intégrer la messagerie vocale avec la messagerie électronique, ce qui se traduit pour l’utilisateur par le fait de n’avoir qu’une seule boîte à consulter pour accéder à l’ensemble de ses messages. Ce service que Microsoft appelle « Unified Messaging », pour messagerie unifiée, est accessible depuis Outlook mais également en dehors de l’entreprise au travers d’Outlook Web Access qui permettra d’entendre ses messages vocaux depuis un navigateur. Cette consultation de la boîte Exchange pourra également se faire en déplacement au moyen d’un téléphone ou d’un mobile en s’appuyant sur les services de Speech Server intégrés à Exchange 2007.
• Office Communications Server 2007 : Le successeur de Live Communications Server 2005. Ce serveur de communication temps réel, basé sur SIP, s’appuiera sur les informations de présence pour gérer messagerie instantanée et VoIP; audio, vidéo et web conférences.
• Office Communicator 2007 : Un « softphone » VoIP destiné à communiquer avec Communications Server. Tirant parti des informations de présence, Office Communicator permettra l’utilisation sécurisée de la messagerie instantanée au sein de l’entreprise, en liaison avec des entreprises partenaires mais également en permettant l’échange avec les réseaux publics tels que Live Messenger, Yahoo et AOL. Il permettra en outre les audio, vidéo et web conférences.
• Office Live Meeting :  Un service de conférence géré par Microsoft, destiné aux applications de collaboration, d’enseignement à distance et de présentation qui est  accessible depuis tout PC doté d’une connexion Internet. Les évolutions du service consistent en une gestion amélioré de l’audio et de la vidéo incluant la VoIP, une nouvelle interface utilisateur, une intégration complète avec l’environnement Office.
• Office Roundtable : Un outil destiné aux salles de réunion, équipé d’une caméra à 360 °. Utilisé conjointement avec Communication Server, Office Roundtable étend la réunion à plusieurs sites. L’interface permet simultanément d’avoir une vue panoramique de tous les participants tout en affichant un zoom sur chaque intervenant actif.
• Office Communicator phone experience : Une couche applicative basée sur Office Communicator destinée à de futurs équipements audio et vidéos qui seront produits par des partenaires tels que Polycom, LG-Nortel et Thomson.

OfficeCommunicator.jpg

 
Un nouveau marché pour Microsoft

L’initiative Communication Unifiée annoncée par Microsoft vise à tirer parti d’un marché estimé à 43 milliards de $ par les analystes. Il y a quelques années Jeff Raikes affichait l’ambition de sa division de doubler son chiffre d’affaires, estimé à près de 10 milliards de dollars, et reposant essentiellement sur les ventes d’Office. On mesure l’importance de ce nouveau marché pour atteindre cet objectif.

OfficeRoundtable.jpgMicrosoft compte sur ses partenaires stratégiques et en particulier sur une alliance avec Nortel annoncée en Juillet de cette année. Steve Ballmer, président de Microsoft, annonçait à cette occasion que Microsoft et ses partenaires visaient non seulement le marché de la communication unifiée mais également celui de la VoIP. Reste que Microsoft n’est pas le seul, ni le premier sur ce marché et qu’il devra compter avec la concurrence d’acteurs établis comme Avaya, Siemens, 3Com et notamment Cisco.
Microsoft a pour stratégie de pousser son offre de Communication Unifiée en tirant avantage de sa position de force sur le poste de travail.
L’éditeur compte sur la maturité de son offre de messagerie électronique (Exchange Server et Outlook) et de son expérience en matière de messagerie instantanée (Live Messenger) pour intégrer de nouveaux services de communication au sein des applications Office. L’offre de Communication unifiée s’adressera en premier lieu aux responsables informatiques en charge du poste de travail plutôt qu’aux responsables télécoms.
De son côté Cisco cherchera à tirer parti de ses liens avec les responsable réseaux en entreprise et à capitaliser sur sa maîtrise du réseau IP.
Les deux architectures ne sont pas incompatibles pour autant et des passerelles existent permettant à une entreprise d’utiliser une infrastructure de communication unifiée composée de composants de l’une ou l’autre de ces sociétés.

Le premier test de cette ambitieuse initiative commencera au début de l’année 2007 avec l’arrivée d’Exchange Server 2007. Il sera suivi quelques mois plus tard par Office Communicator 2007 et Office Communications Server 2007 qui viendront compléter l’offre.
Du fait de ces introductions, 2007 pourrait être le point de départ d’une convergence tant de fois annoncée et qui semble désormais finalement à portée de main.
Témoignage Osiatis
Réduire
Osiatis allie mobilité et productivité

Patrick Isambert, architecte, expert en technologies Microsoft et Cédric Le Yeuc’h, chef de projet et responsable du Pôle Architecture pour Osiatis, présentent le déploiement d’Exchange Server 2007 chez Osiatis.


Osiatis relie les 34 agences de son réseau commercial grâce à Windows Server 2003 Server et Exchange Server 2003. Un deuxième réseau destiné aux plates-formes de tests et au support réunit les techniciens qui travaillent sur les technologies Microsoft. Ce deuxième réseau étant basé sur Windows 2000 Server et Exchange Server 2000, il importait de le faire évoluer pour bénéficier des nouvelles fonctionnalités d’Exchange Server 2007 ainsi que pour faire progresser l’ensemble des collaborateurs travaillant sur ces technologies. Osiatis travaille depuis plusieurs mois à monter une plate-forme qui utilise les nouvelles fonctionnalités d’Exchange Server 2007, de SharePoint Server 2007 et est en cours d’évaluation du futur Office Communications Server.

 
Donner aux professionnels mobiles un accès sécurisé aux ressources de l’entreprise

Au travers de ce nouveau réseau, Osiatis a pour objectif de doter ses équipes mobiles d’outils sécurisés qui leur permettront de rester en contact (réception en temps réel des emails, des modification de rendez vous, ..) mais également d’accéder à leurs documents de travail.
• Lors d’un déplacement chez un client, un collaborateur sera en mesure de se connecter de façon sécurisée au réseau d’Osiatis via Internet sur un poste standard.
• A domicile ou à proximité d’une borne Wi - Fi, tout collaborateur doté d’un PC portable sera en mesure d’accéder au réseau Osiatis sans avoir à modifier sa configuration.
• Lors d’un trajet en train, un  téléphone mobile permettra de recevoir ses emails en temps réel, de consulter les documents en pièce jointe et de les modifier si nécessaire avant de les renvoyer. Le collaborateur accédera de la même façon à ses documents de travail sur les serveurs d’Osiatis en vue de préparer ses rendez - vous.
• Enfin, en voiture, les équipes d’Osiatis pourront prendre connaissance de leurs emails, consulter leur agenda, déplacer un rendez vous sans avoir à lâcher le volant …


Un même outil pour des usages multiples

Selon Patrick Isambert et Cédric Le Yeuc’h « Il est important de mettre à disposition de l’utilisateur un outil qui soit familier et simple d’utilisation. Un des bénéfices d’Outlook tient à ce qu’on peut l’utiliser dans des contextes différents et qu’il constitue une interface naturelle d’accès aux ressources de l’entreprise. »
Les différents scénarios de connexion évoqués ci-dessus présentent la caractéristique commune de reposer sur différentes implémentations d’Outlook.
• Se connecter depuis un PC chez un client ou dans un cybercafé, s’effectue au moyen d’OWA (Outlook Web Access) qui affiche au format HTML les messages électroniques, les rendez - vous et qui permet de consulter ses collections de documents en toute sécurité.
• A domicile ou bien en utilisant une liaison Wi - Fi, un commercial utilisera le client Outlook 2003 ou 2007 pour se connecter sans avoir à modifier les paramètres de sa configuration.
• C’est encore Outlook, en version mobile, qui est à l’oeuvre pour consulter les emails ainsi que les documents depuis un combiné Windows Mobile.
• Enfin, c’est une version spéciale d’Outlook, OVA, pour Outlook Voice Access, qui permettra en voiture d’utiliser un kit mains libre pour piloter à la voix la consultation de ses messages et de son calendrier.


Donner accès aux ressources d’Osiatis aux employés comme aux clients

Osiatis compte tirer avantage d’une nouvelle fonctionnalité d’Exchange Server 2007 qui permet de développer des applications reposant sur la voix. Patrick Isambert souhaite « faire d’Exchange une hôtesse d’accueil » pour guider les clients dans l’utilisation des services du support. En appelant Osiatis, un client pourra à travers des commandes vocales se connecter au service de support voulu.

D’après Patrick Isambert, Exchange Server 2007 va permettre de simplifier l’administration des postes clients. Le nouveau service d’auto - découverte permet de configurer automatiquement un client Outlook. Osiatis a développé un service Web d’auto - découverte qui permet à un collaborateur, se connectant depuis une machine en libre - service, de voir sa configuration se mettre en place en quelques secondes. Osiatis mettra en production, dès la fin de l’année, la redirection des messages vocaux vers la boîte aux lettres d’Outlook et travaille pour ce faire à l’intégration de son PABX avec Exchange Server 2007. Enfin, Patrick Isambert attend d’Exchange Server 2007 qu’il facilite l’organisation de réunions au travers d’un nouvel assistant permettant de choisir les bons créneaux plus facilement.

L’impact de la communication unifiée sur le fonctionnement d’Osiatis

Selon Patrick Isambert et Cédric Le Yeuc’h « l’arrivée d’Exchange Server 2007, de SharePoint Server 2007 et de Communications Server 2007 va révolutionner le travail en entreprise tout comme l’arrivée du réseau local dans les années 80. Je prédis un effet boule de neige concernant l’utilisation de ces outils. Nous n’utiliserons plus de serveurs de fichiers mais un moteur de recherche. Nous aurons accès à nos ressources à tout moment, en interne comme en déplacement. Nous pensons enfin réduire la fréquence de nos déplacements en tirant parti des services de communication temps réel de Communications Server. »

Un signe encourageant concernant l’adoption de cette nouvelle plate-forme vient des commerciaux qui, depuis que la plate-forme Office System 2007 se met en place, commencent à manifester leur désir d’utiliser ces nouveaux outils. « Moi je veux ça ! » entend-on parfois pour désigner l’accès à distance aux documents de travail. Pour Osiatis, le bénéfice est double. Un commercial qui utilise ces outils est plus efficace et est en mesure de démontrer ces technologies chez un client. C’est l’effet vitrine et la démonstration du savoir - faire de son employeur.
Osiatis compte ouvrir l’usage de ces services à tous ses professionnels mobiles en commençant par les techniciens pour l’étendre progressivement aux autres fonctions : les commerciaux, les conférenciers et bien sûr les dirigeants.

Osiatis
• SSII d’infogérance, d’ingénierie et de consulting, compte 3000 collaborateurs.
• Réseau de 34 agences en France, Espagne, Belgique et Autriche.
• Osiatis a réalisé en 2005 un chiffre d’affaires pro forma de 220,2 millions d’euros.
• Contacts : pisambert@osiatis.com cleyeuch@osiatis.com
Efficacité
Réduire
L’efficacité opérationnelle

Le premier volet de ce dossier consacré à Exchange Server 2007 concerne avant tout les administrateurs de messagerie. Exchange Server 2007 leur apporte une nouvelle architecture et de nouveaux outils pour une plus grande efficacité opérationnelle.

L’inflation continue des messages électroniques échangés (sans parler des attachements) a pour conséquence de tester les limites de performance et de capacité des systèmes en place. Plus d’utilisateurs, multiplication des terminaux utilisés, ont pour conséquence que, dès aujourd’hui, certaines grandes organisations sont confrontées à des limites découlant des architectures 32 bits utilisées.
Consciente d’avoir atteint un palier, l’équipe de développement d’Exchange a pris la décision controversée de rendre obligatoire l’utilisation de serveurs 64 bits pour la mise en production d’Exchange Server 2007. Bien que des versions 32 bits soient disponibles, elles le sont à des fins de test et d’évaluation ainsi que pour des raisons de compatibilité avec les serveurs 32 bits, mais ces versions ne seront pas supportées en production.
Le passage au 64 bits va permettre de s’affranchir de la limite physique des 2 Go de RAM disponibles pour Exchange.

L’espace mémoire supplémentaire (en pratique jusqu’à 512 Go pour la plupart des serveurs) va être mis au service de caches beaucoup plus importants, ce qui va impacter significativement les performances du système et être à l’origine d’économies potentiellement significatives.
En disposant de plus de mémoire cache, le serveur de messagerie réduit de façon significative sa dépendance vis-à-vis de la performance des entrée/sorties disques.
A niveau de performance donné, cette réduction peut aller jusqu’à 75 % ce qui permet de remplacer des sous - systèmes disques haute performance par des disques en attachement direct (DAS) dont les coûts ne cessent de diminuer. Si on estime que 80 % des coûts en capital sont liés au système de stockage, on mesure les économies potentiellement réalisables.
Autre conséquence bienvenue, l’équipement en disques de grande capacité à faible coût permet d’envisager d’accroître l’espace de stockage alloué aux utilisateurs.


Topologie et installation : les nouveaux rôles d’Exchange Server 2007

A l’instar d’un mouvement amorcé avec Windows Server 2003, l’installation d’un serveur Exchange 2007 sera désormais optimisée en fonction du rôle qui lui sera assigné.

Ces rôles qui sont au nombre de cinq permettent de répondre à une demande des entreprises de spécialiser leurs serveurs en fonction du service qu’elles en attendent. Elles pourront ainsi mettre en place des serveurs spécifiques destinés à des populations différentes, serveurs dont la volumétrie et les caractéristiques de criticité pourront différer. Ces rôles sont au nombre de cinq :

« Edge », machine obligatoirement située en périphérie du réseau (DMZ). Serveur SMTP destiné à la protection et au filtrage des messages. Le serveur « Edge » sera notamment utilisé pour la consolidation des « deny lists ».
« Hub transport », tout comme les rôles suivants, il sera situé à l’intérieur du réseau. Destiné au routage des messages entre les différents serveurs et chargé d’assurer la conformité des messages vis-à-vis des règles de l’entreprise
« Mailbox », le serveur en charge de l’hébergement des boîtes aux lettres, des dossiers publics et de certains services comme le calendrier.
« Client Access », serveur chargé de l’accès des clients Outlook, OWA, mobiles et des services Web.
« Unified Messaging », serveur dédié à l’intégration avec le PABX et donc chargé de la récupération des messages vocaux, des fax et du support des applications vocales.

Il sera naturellement possible d’installer l’ensemble des rôles sur un même serveur dans les organisations qui ne nécessitent pas une séparation des tâches. Seuls les rôles « Client Access » et « Mailbox » sont obligatoires dans une installation d’Exchange.

Fig1_Roles.jpg


Automatisation de la configuration des clients

Une nouveauté qui facilitera la tâche des administrateurs se trouve dans la configuration automatique des clients Outlook 2007. La seule chose qu’un utilisateur ait besoin de connaître est son nom, son email et son mot de passe.
Exchange Server 2007 se charge du reste, de la connexion et de l’activation du profil. Ce qui est particulièrement pratique à propos de cette fonctionnalité (appelée à juste titre « autoconnect ») est que le déplacement de la boîte aux lettres d’un serveur à un autre est sans incidence. Après déplacement, le service sera toujours actif et ne nécessitera pas de reconfiguration. Il fonctionne même en cas de basculement automatique de serveur en cas d’arrêt de fonctionnement du serveur principal.


Console d’administration et PowerShell

Pour aider les opérateurs de messagerie, les développeurs d’Exchange 2007 ont refondu la console d’administration en adoptant une interface simplifiée et plus fonctionnelle mais la nouveauté essentielle réside dans la livraison de PowerShell : un shell en mode ligne de commande destiné à l’administration d’Exchange Server 2007 et à terme à celle de tous les produits serveurs de Microsoft. PowerShell devient le seul mécanisme d’interaction avec Exchange Server 2007.
De fait, la nouvelle console de management d’Exchange repose sur PowerShell pour la transmission des commandes au serveur. Toutes les commandes de la console disposent d’un équivalent PowerShell, ce qui permet d’automatiser simplement les tâches répétitives via un script ad hoc. Toutes les tâches administratives peuvent désormais être automatisées, une première pour un serveur Exchange. Les scripts PowerShell peuvent être signés et disposer de privilèges différents suivant la personne qui les lance. Le système est conçu pour être extensible.

PowerShell est un langage puissant tout en étant d’un apprentissage facile. Un opérande particulier « whatif » par exemple permet de tester toute commande pour en mesurer l’impact sans devoir l’exécuter réellement. On pourra via PowerShell créer des tableaux de bord, par exemple une vue synthétique de l’ensemble des règles de rétention des emails déployés dans l’entreprise.

L’arborescence de la console d’administration d’Exchange a été simplifiée par rapport à la version 2003  et s’appuie sur une navigation statique. La nouvelle console comprend un grand nombre de nouveaux assistants et son ergonomie a été repensée en se fondant sur des enquêtes d’utilisation des versions antérieures. La console est désormais unique pour l’administration, la surveillance et le diagnostic. Enfin, une granularité plus fine des permissions permet une délégation simplifiée des tâches d’administration.


Des « Web Services » pour faciliter le développement d’applications spécifiques

Le développement d’applications tierces parties destinées à s’interfacer avec Exchange va être facilité par la consolidation et la restructuration des API utilisées pour manipuler les données du store Exchange. Microsoft a mis à profit cette nouvelle version pour rationaliser et supprimer certaines interfaces qui remontaient parfois à Exchange 5.0. Les Web Services d’Exchange 2007 comprennent notamment les catégories suivantes :

• Accès aux objets Outlook (dossiers, messages, calendrier, tâches, contacts).
• Notifications et évènements.
• Synchronisation.
• Service de disponibilité (Information libre/ occupé, OOF).
• Service d’auto - découverte (utilisé par le client Outlook pour s’auto - configurer).
• Gestion du cycle de vie des emails (utilisable pour la gestion des dossiers gérés).
• Web Parts OWA (composants tels que « boîte de réception, calendrier, contacts » utilisables dans OWA ou consommables depuis un site SharePoint.


Recherche plus performante

Exchange Server 2007 dispose désormais d’un moteur de recherche significativement plus performant que la version 2003. L’ensemble des boîtes aux lettres sont indexées par défaut (attachements compris) ce qui permet à un utilisateur sous OWA ou Windows Mobile de retrouver rapidement l’information voulue.


Economies potentielles liées à Exchange Server 2007

Si les responsabilités des administrateurs de messagerie croissent, il n’en est malheureusement pas toujours de même des moyens mis à leur disposition. La bonne nouvelle tient à ce que le déploiement d’Exchange Server 2007, s’il peut entraîner un surcoût lié à la mise en place de serveurs 64 bits, est également générateur d’économies parfois substantielles dans un grand nombre de domaines.

Messagerie unifiée : la mise en place d’une infrastructure de communication unifiée voix -  données gérée par Active Directory entraîne une réduction des besoins liés à la téléphonie et des besoins de formation des utilisateurs.
Mobilité : Le direct push étant intégré à Exchange Server 2007, le déploiement de ce service à l’ensemble des utilisateurs ne nécessite aucun investissement (licence ou serveur) supplémentaire.
Sauvegarde : le service de « log shipping » permet de copier en continu les transactions sur un disque déporté et de diminuer la fréquence des sauvegardes.
Conformité réglementaire : Exchange fournit les outils nécessaires à la journalisation, l’archivage des messages critiques.
Coûts de stockage : Remplacement de disques haute performance onéreux par des disques bon marchés et de grande capacité.
Administration : Gains de productivité liés à l’automatisation des tâches.
Coût hardware : consolidation des serveurs sur un nombre réduit de serveurs 64 bits.

Mobilité
Réduire
Communiquer et travailler en tous lieux

Ce deuxième volet de l’exploration des nouveautés d’Exchange Server 2007 va nous amener à considérer ce que cette version va changer du point de vue de l’utilisateur et notamment du professionnel mobile.


« Unified Messaging », la solution de convergence voix données de Microsoft

Ce que Microsoft appelle « Unified Messaging » consiste dans l’intégration, au sein de la boîte aux lettres de l’utilisateur, des messages vocaux et des fax en sus des messages électroniques habituels.

Concrètement, un message vocal sera acheminé dés réception dans la boîte aux lettres de l’utilisateur, message qui sera signalé au moyen d’une icône spécifique. Quand on sait que selon le Gartner Group « 7 appels téléphoniques sur 10 arrivent directement sur la messagerie vocale », on mesure les gains de productivité potentiels découlant de cette intégration. Cette intégration se fera au travers du réseau (via SIP/TCP) dans le cas ou le PABX installé dispose des fonctionnalités nécessaires, ou dans le cas contraire via un boitier (produit par des sociétés comme Eicon, Audiocode) qui servira de passerelle entre les deux systèmes.


Ecouter les messages vocaux sur son PC ou les rediriger sur un téléphone

Outlook 2007 permet d’écouter tout message vocal depuis son PC. Il est néanmoins des situations où il est préférable d’écouter ses messages en utilisant un combiné téléphonique : lorsque le message est de nature confidentielle ou bien lorsque l’on utilise un poste public dans un cybercafé dénué de haut-parleurs. Dans ces cas de figure, l’utilisateur d’Exchange Server 2007 pourra transférer ses messages sur un numéro spécifié (par exemple son mobile), fonctionnalité appelée « Play on Phone ». Cette fonction est activable depuis Outlook 2007 tout comme depuis OWA (voir ci-dessous).


Le téléphone, un nouveau moyen d’accès à Exchange

Au-delà de l’intégration des messages vocaux dans Outlook, il est intéressant de noter qu’Exchange Server 2007 est doté de nouveaux services permettant d’utiliser un téléphone pour accéder au contenu d’une boîte aux lettres.

Ce nouveau moyen d’accès baptisé OVA (pour Outlook Voice Access) permet via un téléphone fixe ou un mobile en déplacement de consulter ses emails (fonction « text to speech »), d’écouter bien sûr ses messages vocaux, de rechercher un contact et de l’appeler et enfin de consulter et le cas échéant de modifier son calendrier.
L’ensemble de ces interactions est rendu possible par l’inclusion dans Exchange Server 2007 d’un nouveau serveur appelé Speech Server. Speech Server qui sera utilisé pour guider l’utilisateur d’OVA dans sa navigation parmi les services proposés et pour « lire » les messages électroniques ainsi que les rendez - vous de l’utilisateur. Un des scénarios habituellement mis en avant par Microsoft pour illustrer ces possibilités consiste à évoquer la situation d’un employé en retard pour un rendez - vous. Celui-ci appelle son serveur Exchange depuis son mobile et lui demande de décaler le rendez vous tout en notifiant les autres participants de ce décalage.
 

L’impact d’ ”UM” sur l’infrastructure de communication

La mise en place d’Unified Messaging consiste à relier Exchange avec le central téléphonique de l’entreprise au moyen d’une passerelle qui différera selon le type de central utilisé (PABX analogique ou IP). L’ensemble de ces fonctionnalités étant incluses dans Exchange Server 2007, aucun surcoût ne sera nécessaire.


Une infrastructure d’accès à distance fournie en standard

Si l’accès à la messagerie a longtemps été réservé aux utilisateurs situés dans les murs de l’entreprise, c’est aujourd’hui de moins en moins le cas. Les utilisations à distance de la messagerie se multiplient avec la montée du télétravail et la nécessité croissante pour les salariés mobiles d’avoir accès à leur boîte aux lettres en déplacement. Selon le Radicati Group, 90 % des professionnels mobiles seront dotés en 2008 d’un outil leur permettant de recevoir des messages électroniques.
Si dans un premier temps, des terminaux comme le Blackberry de la société RIM ont essentiellement été utilisés par les cadres dirigeants, Microsoft a contrario considère que l’accès distant concerne l’intégralité des salariés mobiles ce qui explique qu’Exchange Server 2003 SP2 et bien sûr Exchange Server 2007 intègrent en standard un service de « direct push ». Exchange Server 2007 intègre en standard une infrastructure d’accès distant, appelée CAS (Client Access Server) permettant à tout utilisateur d’accéder, en dehors de l’entreprise, à sa boîte aux lettres, son calendrier, ses messages vocaux et ses contacts de façon sécurisée.


Accéder aux documents en déplacement

CAS a également pour objet de permettre un accès sécurisé aux documents reçus sous la forme de pièces jointes mais aussi d’accéder à des documents dont l’adresse est transmise sous la forme d’un URL pointant vers un site SharePoint ou un serveur de fichiers. Avec Exchange Server 2003, permettre l’accès à distance à des documents pouvait s’avérer dangereux, en cas de négligence de l’utilisateur qui oubliait d’effacer un document sur la machine hôte, ou complexe à mettre en oeuvre car nécessitant la mise en place d’un VPN. Exchange Server 2007 apporte deux réponses à ce besoin de collaboration à distance.

WebReady document viewing

Via l’utilisation de ce service Exchange, on autorise tout utilisateur situé en dehors du périmètre de l’entreprise à visualiser sous format HTML tout document Office ou au format Pdf. Pour accroitre le niveau de sécurité, on peut interdire de « cacher » le document dans la mémoire du navigateur utilisé, ce qui supprime le risque lié au téléchargement d’un document sur une machine hors périmètre. Ce service offre également l’intérêt de visualiser un document Office depuis un PC qui n’en est pas doté.

LinkAccess

Destiné à l’utilisation de documents en provenance de bibliothèques SharePoint ou de serveurs de fichiers, ce service peut donner un accès, pour chaque type de fichiers (.doc, .xls, ….), en lecture seule ou en lecture/écriture suivant le niveau de sensibilité du document. Le paramétrage des droits d’accès se fait au niveau du serveur CAS.
 L’administrateur spécifiera les serveurs dont l’accès est autorisé via un client mobile. En pratique, on pourra désormais naviguer dans un serveur de fichier ou un site SharePoint, sans nécessiter l’installation d’un VPN.


Un client Outlook pour chaque usage

Fig6_Outlook.jpgPour tenir compte de la profusion des usages, Microsoft a décliné Outlook de façon à l’adapter à différents contextes. On compte désormais quatre versions du client de messagerie qui se différencient par le type de terminal utilisé :

• Outlook 2007, le client riche de la suite Office System 2007.
• Outlook Web Access 2007, client léger destiné aux postes ne disposant que d’une connexion Internet. Ce client sera également disponible en version « light » lorsque la bande passante disponible est limitée.
• Outlook Mobile pour les smartphones sous Windows Mobile, en remplacement d’OMA qui  n’est plus supporté.
• Outlook Voice Access pour accéder à Exchange Server depuis un combiné téléphonique ou un mobile.

Outlook 2007

Outlook 2007 s’enrichit de nouvelles fonctions de gestion des tâches, d’un nouvel assistant calendrier, d’outils de recherche plus performants, du support d’Unified Messaging et de l’hébergement des listes SharePoint en mode déconnecté.

L’assistant calendrier est une des fonctions ayant le plus évolué. Souvent considérée comme complexe, l’organisation d’une réunion bénéficie désormais d’une assistance qui propose en une seule vue, un choix de salles et d’équipements (par exemple vidéo projecteur) ainsi que de dates et créneaux horaires les plus propices à la tenue de la réunion souhaitée. Les créneaux horaires utilisés reposent sur les heures de travail spécifiées par les participants pour éviter de déborder sur celles-ci. L’utilisateur définit précisément les informations de son calendrier qu’il souhaite partager et avec qui. Les messages OOF (out of the office) peuvent dé-sormais être programmés en amont de la période d’indisponibilité permettant leur prise en compte lors de la phase de recherche de disponibilité.

De façon à permettre une navigation efficace dans un volume de données croissant, la fonction  de recherche a fait l’objet d’améliorations importantes. Outlook 2007 permet un accès instantané aux données de la boîte aux lettres, soit en lançant la recherche depuis Outlook 2007 lui-même, soit depuis le bureau de Windows dans le cas où la recherche est lancée via Windows Desktop Search (sous Windows XP) ou depuis Vista.
De la même façon qu’Outlook 2007 permet de gérer une copie locale des données de la boîte aux lettres, en vue d’un accès en mode déconnecté, cette nouvelle version d’Outlook permet désormais de synchroniser des listes de documents en provenance de SharePoint pour un accès offline.

Pour compléter cette description ajoutons qu’il est bien sûr possible d’utiliser Internet pour se connecter à Exchange Server 2007 depuis un portable équipé d’Outlook 2007. Cette fonctionnalité précédemment appelée RPC over http est désormais baptisée plus simplement « Outlook anywhere ». Dans les deux cas, le trafic RPC est encapsulé dans des trames https.

Outlook Web Access

OWA 2007 évolue pour se rapprocher encore plus de l’interface « client riche » incarnée par Outlook 2007, l’ensemble des fonctionnalités d’Outlook 2007 étant disponible sous OWA 2007. On retrouve dans cet outil des fonctionnalités de recherche de messages ou de contacts similaires à Outlook 2007 mais gérés par le serveur. Les rappels de rendez vous sont affichés et OWA affiche les classements et catégories définies dans Outlook. Comme mentionné plus haut, OWA permet désormais d’accéder à des bibliothèques SharePoint ainsi qu’à des serveurs de fichiers définis. OWA 2007 bénéficie des avancées apportées par Exchange Server dans l’organisation de réunions et notamment de l’assistant calendrier. OWA 2007 permet en outre de répondre à des demandes de meeting. OWA enfin permet de tirer parti de la messagerie unifiée en écoutant ses messages depuis le mini lecteur audio intégré.

Office Outlook Mobile

Outlook Mobile constitue l’implémentation du client Outlook en environnement Windows Mobile. Outlook Mobile est synchronisé avec Exchange Server en s’appuyant sur le protocole Exchange Active Sync (EAS). Il bénéficie du service « Direct Push » depuis le SP2 d’Exchange Server 2003. Intégré en standard dans la version 2007, « Direct Push » compressera de façon plus efficace les transmissions à destination des mobiles. EAS représente le protocole permettant la synchronisation de terminaux mobiles avec Exchange Server. Nativement supporté par les terminaux sous Windows Mobile, EAS a également été licencié entre autres à Nokia, Palm et à Symbian ce qui permet aux utilisateurs de ces terminaux de synchroniser leurs mobiles avec un serveur Exchange. Sous Windows Mobile, l’utilisation Outlook Mobile implémente un sous - ensemble des fonctionnalités d’OWA et notamment le support de messages html, la recherche sur le serveur, l’accès aux documents SharePoint,  le calendrier et la gestion des demandes de meeting, …
Du point de vue de l’administrateur réseau, les utilisateurs de terminaux Windows Mobile sont gérés depuis la console Exchange. L’usage qui est fait d’Exchange est monitoré, chaque poste pouvant se voir autoriser ou nier l’accès aux documents partagés. Ajoutons que l’expiration du PIN est paramétrable et enfin qu’un terminal peut être désactivé à distance par son propriétaire en cas de perte ou de vol.

Office Outlook Voice Access

Dernier - né des clients Outlook, OVA permet d’accéder à un serveur Exchange depuis un poste téléphonique. OVA s’appuie sur Speech Server pour accéder à une boîte aux lettres. Il permet la lecture de ses emails et messages vocaux, tout comme du calendrier.

Les dossiers publics
Les dossiers publics continueront à être supportés avec Exchange Server 2007 même si techniquement ceux–ci ne sont plus nécessaires lorsque l’on déploie les composants d’Office system 2007 et notamment SharePoint Server 2007. Le support des dossiers publics sera mis en oeuvre lorsqu’il sera nécessaire de supporter des applications faisant appel à ceux-ci ou lorsqu’il faut compter avec des installations reposant sur des clients Office 2003, ces derniers utilisant les dossiers publics pour publier les informations free/busy destinées à la synchronisation des calendriers. Des outils sont en cours de développement permettant de transférer le contenu stocké dans les dossiers publics vers SharePoint.

Sécurité
Réduire
Une sécurité renforcée

Ce dernier volet concerne les évolutions apportées par Exchange Server 2007 dans le domaine de la sécurité.

L a sécurisation d’une infrastructure de messagerie est une activité qui comprend plusieurs facettes : la protection contre les messages à risque reçus par l’entreprise (virus, spam et « phishing »), la confidentialité des messages émis, l’assurance d’une haute disponibilité de l’infrastructure IT et enfin, phénomène récent appelé à prendre de plus en plus d’importance, l’assurance de la conformité légale des échanges de l’entreprise. Nous allons considérer chacun de ces aspects dans les pages qui suivent.


Une disponibilité élevée de l’infrastructure de messagerie

La version 2007 d’Exchange Server intègre un ensemble de fonctionnalités visant à assurer un haut niveau de disponibilité pour un coût réduit.
Plutôt que d’imposer une sauvegarde journalière complète des données d’un serveur de production, Exchange Server 2007 implémente une nouvelle fonctionnalité de copie des logs en continu appelée « log shipping ». Initialement apparue avec SQL Server 2000, cette fonctionnalité est dé-sormais disponible pour les utilisateurs d’Exchange 2007. Cette copie en continu des logs peut se faire localement via le mécanisme LCR (Local Continuous Replication) : sur un disque en attachement direct ou bien sur un disque SAN ou iSCSI.
Cette réplication peut également être effectuée à destination d’un serveur en standby (CCR pour Clustered Continuous Replication) qui soit situé sur site ou sur un site déporté.
A noter que le service CCR permet d’effectuer une copie des logs d’un serveur distant et constitue, de fait, une solution de sauvegarde déportée peu coûteuse.

Fig1_LCR_CCR.jpg


Protection contre les flux entrants et sécurisation des échanges

Le serveur Edge

Une des caractéristiques majeures de sécurité d’Exchange Server 2007 repose sur une spécialisation des fonctions qu’assumeront différents serveurs Exchange, cette spécialisation reposant sur la notion de « rôles ». La mission du rôle « Edge » (pour périphérie) est justement de surveiller les flux entrants. Ce rôle est dévolu à un serveur situé en périphérie du réseau d’entreprise, dans une DMZ.

Ce serveur va traiter le flux entrant en vue d’analyser dans l’ordre : les connexions, les expéditeurs et destinataires et enfin le contenu. L’analyse anti - spam opérée à ce stade utilise certains outils développés par Microsoft pour son service de messagerie grand public Hotmail. Elle s’appuie également sur une technologie nommée Sender ID qui vérifie les DNS autorisés en regard de l’adresse IP de l’expéditeur.
De la même façon, le serveur Edge pourra être utilisé pour diriger les messages en provenance d’une source sensible (par exemple un cabinet d’avocats) vers un groupe de stockage particulier en vue d’un traitement spécifique.

Protection anti - virus

Microsoft propose deux choix à ce stade. Soit mettre en oeuvre Forefront Security pour Exchange, soit d’externaliser cette fonction au service « Exchange Hosted Services » de Microsoft.
Dans les deux cas, les messages seront soumis à une analyse anti virus pouvant reposer sur plusieurs moteurs distincts et seront également vérifiés pour s’assurer de leur conformité aux règles de l’entreprise qui définissent le contenu autorisé. Les éditeurs anti - virus pouvant être intégrés à Forefront comprennent notamment : Symantec, TrendMicro, Kasperksy, GFI, et McAfee.
De façon à assurer la sécurisation des messages échangés depuis Exchange, le chiffrage des messages est désormais effectué de façon systématique entre les clients Outlook et Exchange, entre les différents rôles Exchange et notamment entre le serveur Edge et le serveur Hub (en charge du transport).

Fig2_Forefront.jpg


Une nouvelle responsabilité : la conformité légale des échanges électroniques

D’après une étude effectuée en 2006 par l’institut AMA auprès d’entreprises américaines :
“24% des organisations ont eu des e-mails d’employés cités en justice ou par des instances réglementaires, et 15% ont eu à se défendre lors de procès générés par des e-mails d’employés.”
Le contexte réglementaire hexagonal évolue de son côté pour prendre en compte l’usage croissant des nouvelles technologies. La loi Mer portant sur la sécurité informatique implique une rétention des documents. De plus en plus de documents contractuels sont envoyés par messagerie  en pièce jointe et doivent être donc conservés.
Exchange Server 2007 dispose d’une palette d’outils destinés à protéger les entreprises des risques d’un usage dévoyé de la messagerie.
L’administrateur Exchange peut ainsi filtrer, examiner, changer, enregistrer et archiver tout message transitant dans son organisation, y compris les messages vocaux et les fax.
En ce qui concerne les messages transitant par les serveurs de l’entreprise, Exchange Server 2007 permet la mise en place de règles qui inspectent les en-têtes et contenus des messages et qui déclenchent si nécessaire une action telle que l’ajout d’un « disclaimer », le chiffrement, le blocage d’un message en fonction de son contenu ou la suppression des attachements non autorisés.


Les dossiers gérés et les politiques de rétention

Cette nouvelle fonctionnalité va certainement être à l’origine de nombreuses discussions dans les entreprises. Chaque employé pourra potentiellement être doté de dossiers « gérés » correspondant à son rôle dans l’entreprise. Ces dossiers gérés sont destinés à être journalisés et archivés en vue d’une utilisation ultérieure.
La mise en place de cette organisation permet de forcer le classement des messages dans des dossiers sous contrôle. Pour forcer le respect de cette obligation, il est  possible d’appliquer des politiques de rétention détruisant automatiquement tout message dont l’ancienneté dépasse une durée donnée (par exemple trois mois), si celui-ci n’est pas classé dans un dossier spécifique. Ces dossiers gérés peuvent également être définis par l’utilisateur en fonction de ses besoins. Il pourra définir par exemple des dossiers liés aux projets sur lesquels il est impliqué et définir les règles de traitement qui s’appliquent sur ces messages (par exemple leur journalisation sur un serveur SharePoint).
Les politiques de rétention peuvent différer suivant le type de message (email, voicemail, fax) et suivant les dossiers (Boîte de réception, éléments supprimés, …). L’utilisateur se verra proposer de déplacer ses messages dans des dossiers gérés avant leur destruction passée la durée de rétention autorisée.
Edito
Réduire
Microsoft Office System 2007

SOMMAIRE

• LA SUITE OFFICE

• LES SCENARIOS OFFICE

• OUTILS & DÉVELOPPEMENT

+ CAHIER SPECIAL EXCHANGE SERVER
Depuis sa première présentation surprise en septembre 2005, Office 2007 a fait l’objet d’une couverture médiatique sans commune mesure avec toutes les versions qui l’ont précédé. L’intérêt suscité par cette nouvelle version peut se lire dans les 3,5 millions de téléchargements (dont 400 000 en France) de versions bêta test qui ont été mises à disposition des utilisateurs.

La manifestation d’une telle curiosité pour une suite applicative découle en partie du fait que près de 400 millions d’utilisateurs dépendent quotidiennement de Word, d’Excel, d’Outlook ou de PowerPoint pour écrire leurs mémos, consulter leurs emails ou peaufiner leurs présentations. Mais l’engouement constaté s’explique sans doute aussi par l’ampleur du pari fait par Microsoft avec cette nouvelle version. L’interface de la suite Office 2007 fait en effet l’objet d’une transformation majeure, à l’origine de nombreuses controverses du fait de sa radicalité. Pour la première fois depuis les débuts d’Office en 1989, Microsoft prend le risque de changer en profondeur le mode opératoire de ses applications et donc de bouleverser les habitudes de ses utilisateurs comme on le verra dans la première partie de ce dossier consacrée à « la rupture » que constitue Office 2007.

Pourtant, l’apport essentiel d’Office system est sans doute ailleurs, c'est-à-dire dans les serveurs qui accompagnent la suite Office et que nous présentons dans la deuxième partie de ce dossier. Plutôt que de nous livrer à une description purement technique de ces derniers, il nous a semblé préférable de présenter les applications de ces serveurs à travers trois scénarios qui sont consacrés au décisionnel, à la collaboration et à la gestion de contenu numérique; les deux premiers étant illustrés par un témoignage d’entreprise.
Avec Office system 2007, Microsoft prolonge une direction déjà amorcée avec la version 2003 d’Office. Office devient désormais une plate - forme de développement à part entière comme nous le décrivons dans la troisième partie consacrée aux outils de développement et à Open XML, le nouveau format de la suite Office.
Office system 2007 constitue un développement d’une ampleur sans précédent dans la longue histoire d’Office et il faudra sans doute quelques années à la plupart des entreprises pour en apprécier l’impact. Mais à l’issue du travail de plusieurs semaines qui nous a amené à explorer en profondeur cette nouvelle version d’Office, nous pensons que son impact potentiel sur la productivité des entreprises est tel qu’Office system 2007 devrait faire l’objet d’une adoption beaucoup plus rapide que les versions qui l’ont précédé.
C’est ce nouveau système déjà disponible pour les entreprises et très bientôt pour tous les autres utilisateurs que nous vous proposons de découvrir dans les pages qui suivent.
Bonne lecture.

Hugo Lunardelli
Office 2007, "Groupware 2.0"
Réduire
Office system 2007, « Groupware 2.0 »

Comment définir Office system 2007 ? Tout le monde connaît la suite Office bien sûr mais Office system 2007 représente beaucoup plus que les nouvelles versions de Word, d’Excel ou d’Outlook … incommensurablement plus !

boiteoffice.jpgOffice system 2007 est une offre qui repose sur trois composantes : la suite Office qui représente les outils de productivité individuelle, une composante serveurs destinée aux applications de groupe et enfin Office Live, un troisième volet encore embryonnaire reposant sur Internet.
La difficulté à définir Office system 2007 réside dans le fait qu’on ne dispose pas à ce jour de référentiel permettant de situer cette offre considérée dans son ensemble, qu’il n’existe pas de catégorie dans laquelle la ranger, ni d’étiquette convenue à lui accoler.

Dans ces conditions, la seule façon de répondre à cette question consiste à décrire le type de besoins que Microsoft a voulu adresser.
A ce sujet, Bill Gates donnait en mars 2006 quelques pistes dans une interview à InformationWeek. Interrogé sur les objectifs visés par Office system, Bill Gates expliquait que les développeurs en entreprise se sont jusqu’ici essentiellement occupés des applications de production, de l’ERP, des processus de l’entreprise qui sont régis par des règles; ce qu’il appelle le monde des données structurées. Pour le reste, pour tout ce qui ne rentre pas dans ce cadre, pour tous les évènements imprévisibles et qui nécessitent des réponses « ad hoc », Bill Gates expliquait qu’il n’existait pas d’infrastructure utilisable par les développeurs.
Si par exemple un département de l’entreprise souhaite démarrer immédiatement un nouveau projet, réagir à une situation de crise, mettre en place un groupe de discussion, lancer un sondage, créer un espace de partage et de collaboration,… il devra prendre en compte le fait qu’il n’existe pas d’infrastructure capable de répondre à ce type de besoins.
S’il est nécessaire de faire appel au département informatique pour lancer un développement spécifique, il est probable que le temps que l’application soit développée, le besoin ait tellement évolué que la solution soit obsolète avant que d’avoir été déployée.

Il existe bien, sur le marché, des outils répondant à des besoins précis : gestion documentaire, portail, recherche, gestion des droits numériques, … mais rien qui puisse constituer une réponse d’ensemble à une problématique très large qui concerne en gros ce qui sort du cadre des processus établis, ce qui ne relève pas de ce que l’on appelle la « production » dans les salles informatiques : le non structuré, l’ad hoc, le temporaire, tous les besoins qui ne trouvent pas de réponse faute d’outils adaptés.

 
Une nouvelle catégorie d’outils

Ceci étant posé, on peut dire qu’Office system vise à répondre aux besoins décrits ci-dessus, que cette offre constitue une réponse à une problématique que peu d’entreprises avaient jusqu’ici considérée en ces termes. En ce sens Office system fait partie de ces innovations qui font prendre conscience d’un potentiel dont on ne soupçonnait pas l’existence au préalable.

Pour prendre une analogie, l’introduction de Lotus Notes au début des années 90 a constitué l’acte fondateur d’une nouvelle catégorie de logiciel que l’on a appelé par la suite le groupware. Le groupware constituait une réponse à une problématique organisationnelle que peu d’entreprises pourtant auraient été en mesure de définir avant l’introduction de Notes.
En poursuivant l’analogie, on peut dire qu’Office system 2007 inaugure l’ère de
« Groupware 2.0 », tant la collaboration en constitue la caractéristique essentielle en s’étendant à l’ensemble de l’entreprise.

A l'appui de cette thèse, il est intéressant de noter qu'Office system intègre Groove, une solution de collaboration développée par Ray Ozzie, le concepteur de Notes, avant de rejoindre Microsoft en 2005. Ray Ozzie est depuis devenu le successeur de Bill Gates en qualité de Chief Software Architect.

La complémentarité des composants clients et serveurs d’Office system

Jusqu’ici Office 2007 a surtout attiré l’attention par la nouveauté de son interface utilisateur.
Cette nouvelle interface, présente notamment dans Word 2007, Excel 2007 ou PowerPoint 2007, constitue en effet l’une des caractéristiques les plus visibles et les plus novatrices de cette nouvelle édition.  
Mais la suite Office représente l’arbre qui cache la forêt quand on considère l’étendue des services de collaboration, de gestion de contenu numérique et de Business Intelligence apportés par Office system. Ces services applicatifs reposent sur un ensemble de serveurs au premier rang desquels figure Microsoft Office SharePoint Server 2007, sans conteste le composant le plus important d’Office system.

Office system 2007 innove sur deux fronts, celui de la productivité individuelle tout comme sur celui de l’efficacité des organisations. Mieux encore, ces deux facettes se renforcent mutuellement pour déboucher sur une synergie inédite.

• Chaque utilisateur d’Office 2007 pourra publier et partager ses documents en s’appuyant sur les services de collaboration de SharePoint.
 
• Ces mêmes documents pourront faire l’objet d’un circuit d’approbation ou de révision en s’appuyant sur les services de workflow également fournis par SharePoint Server.

• Le contenu d’un fichier Excel pourra être publié sur un site interne tout en étant accessible en dehors des murs de l’entreprise, grâce à Excel Services.

• Word pourra être utilisé pour la saisie de documents comptables dont les données seront stockées sur SQL Server avant que d’être analysées par les outils décisionnels d’Office system.

• L’ensemble des documents « bureautiques », produits notamment grâce à la suite Office, pourront faire l’objet d’une indexation au niveau de l’entreprise permettant à celle-ci de mettre à la disposition de ses collaborateurs la connaissance contenue dans ces fichiers.

• Un collaborateur à la recherche d’informations pourra en une seule requête interroger non seulement les données de son PC mais également tous les sites de collaboration auxquels il a accès, les applications de production de son entreprise sans oublier l’Internet.

• Chaque service et si nécessaire chaque employé pourra de lui-même créer un site de  collaboration et de partage de documents.

Ces quelques exemples donnent un aperçu des scénarios qu’Office system rend possible en combinant les applications de la suite Office avec les serveurs d’Office system.

 
Intégration avec le système d’information

Office system ne vit pas pour autant en autarcie et développe de nombreuses ramifications en direction du système d’information de l’entreprise.
Les applications Office s’ouvrent aux applications de production, à l’instar de Duet, le co-développement réalisé avec SAP qui fait d’Outlook un client naturel pour accéder aux services de l’ERP. Comme on le verra dans la section outils & développement, Microsoft expose les interfaces permettant d’utiliser toute application de la suite Office en tant que frontal d’un service de back office. Qui plus est, à travers le format Open XML, les documents Office s’ouvrent aux schémas métiers et permettent une ré exploitation des données par les applications de production.


Compatibilité avec l’existant

Une caractéristique de la suite Office qui rassurera les entreprises consiste dans sa compatibilité avec les formats de fichiers des versions antérieures. Non seulement, Office 2007 est en mesure d’enregistrer tout document au format Office 97-2003, mais il est également possible sous Office 2000, XP et 2003 d’installer un module permettant de générer des documents au nouveau format Open XML. La compatibilité s’étend également à Windows puisque la suite Office 2007 s’exécute indifféremment sous Windows XP comme sous Vista.


Office Live

Un volet supplémentaire d’Office system reposant sur le Web est en cours de développement. Office Live utilise Internet pour apporter aux TPE des services de partage et de collaboration, d’ailleurs basés sur SharePoint Server. Au-delà des TPE, on peut imaginer que la plupart des organisations nourrissent aujourd’hui quelques suspicions à l’idée d’externaliser le stockage et le traitement de leurs données confidentielles. Rien n’empêche malgré cela d’imaginer que le Web ne finisse progressivement par impacter le futur d’Office.


Une nouvelle façon de travailler

Comme on l’a vu, une des raisons d’être d’Office system est de donner aux différentes entités de l’entreprise les moyens de développer leurs applications de collaboration en toute autonomie.  Un département, une équipe projet doit pouvoir mettre en place un site collaboratif dès que le besoin s’en fait sentir en étant les seuls maîtres de son contenu, du calendrier de mise en oeuvre et des autorisations d’accès qu’il faudra mettre en place.
Cette souplesse de fonctionnement inédite donnera aux entreprises qui sauront en tirer avantage, l’agilité nécessaire pour s’adapter rapidement aux évolutions de leur environnement et leur procurera de ce fait un avantage structurel vis-à-vis de leurs concurrents. On se prend à imaginer les nouvelles applications et les changements dans les façons de travailler qui découleront des futurs déploiements d’Office system.
Comme en témoigne le Centre de Solutions de Volvo IT cité dans ce dossier, les outils de collaboration sont à l’origine  « d’une nouvelle façon de travailler ».
En conclusion et pour partager le jugement du rédacteur de PC Mag dans son évaluation
d’Office 2007, la question n’est sans doute pas de savoir s’il faut migrer vers cette nouvelle version mais quand le faire.
Une Nouvelle interface
Réduire
La rupture Office 2007
Une Nouvelle Interface Utilisateur

S’il est une caractéristique d’Office Desktop 2007 qui restera dans les mémoires, c’est certainement sa nouvelle interface. Pour les quelque 400 millions d’utilisateurs d’Office, le nouveau « look » incarnera la rupture survenue cet année-là. Il y a aura désormais l’avant et l’après Office 2007.

rupture1.jpg

Le paradigme fondateur du « menu »

Depuis les débuts d’Office, qui coïncident grosso modo avec les premières versions de Word et d’Excel pour Windows (circa 1989), l’interface utilisateur restait essentiellement basée sur le paradigme du « menu » introduit par les laboratoires de Xerox dans les années 70 et repris ensuite à la fois par Apple dans le Macintosh et par Microsoft avec Windows. Dans ce paradigme, toute application est dotée d’un menu principal offrant des choix multiples à l’intérieur desquels l’utilisateur est invité à faire une sélection.

Au fur et à mesure de la mise sur le marché des versions successives de Word, d’Excel ou d’Office (version 95, 97, 2000, XP et 2003), cette interface s’est continuellement enrichie de nouveaux éléments tels que les barres d’outils, les assistants, les panneaux de tâches, les menus hiérarchiques … encombrant un peu plus l’écran de l’utilisateur à chaque version.

L’encombrement de l’écran lié à la multiplication des barres d’outils était tel qu’une plaisanterie usuelle consistait à prédire qu’il ne resterait bientôt plus d’espace de travail disponible à l’écran en dehors du curseur.
Le paradigme fondateur du menu, qui fonctionnait très bien quand Word 1.0 comprenait une centaine de commandes, était parvenu à ses limites avec Word 2003 et ses 1500 commandes. L’interface d’Office était devenue tellement inextricable qu’environ 70 % des nouvelles fonctionnalités demandées par les utilisateurs existaient en fait déjà dans Office !

La nécessité d’une rupture

Placée devant une telle situation, le groupe Office prit conscience que la seule issue consistait dans une refonte radicale de l’interface. Cette remise à plat débuta juste après l’introduction d’Office 2003 et aura mis donc près de quatre années pour déboucher sur le changement le plus radical qu’a connu Office depuis Office 95. Ces quatre années ont été marquées par une succession d’expérimentations, d’exploration de nouvelles idées, d’abandons de fausses pistes. Chacune de ces idées aura été testée auprès d’un grand nombre d’utilisateurs pour ne retenir que celles qui feraient leurs preuves. Un processus que le groupe Office a appelé développement itératif.
Quatre années également consacrées à la collecte d’informations statistiques sur l’usage qui était fait d’Office de façon à pouvoir organiser logiquement la nouvelle interface autour des commandes les plus utilisées. Cette collecte a été rendue possible par l’outil présent dans Office 2003 et invitant chacun à aider à l’amélioration d’office. A travers 1.3 milliard de sessions Office analysées par cet outil, l’équipe d’office a eu accès à des statistiques décrivant le taux d’utilisation des commandes de chaque programme, la fréquence de mise en oeuvre des raccourcis, le nombre moyen de dossiers Outlook, le temps passé dans le calendrier, la personnalisation des barres de tâches, … A titre de curiosité, les cinq commandes les plus utilisées dans Word 2003 sont dans l’ordre : « Coller », « Sauvegarder », « Copier », « Annulation » et « Gras ». Ces cinq commandes représentent 32 % de toutes les commandes utilisées dans Word et la commande « Coller » à elle seule représente 11 % des actions. Ces quatre années de travail ont débouché sur quelques principes essentiels : La nouvelle interface devait accompagner son utilisateur dans la réalisation de ses objectifs, elle devait exposer automatiquement les outils nécessités par le travail en cours, elle devait enfin pouvoir s’adapter dynamiquement au contexte : ce que l’équipe d’Office résume par « une interface orientée résultat ».

rupture2.jpg


Les composantes de la nouvelle interface

Les principales composantes de cette interface, que l’on retrouvera dans Word, Excel, PowerPoint, Access et partiellement dans Outlook sont les suivantes :

• Le nouveau bouton Office. Situé en haut et à gauche, ce bouton remplace le menu « fichier »  et expose la plupart des fonctions de gestion des documents (sauvegarde, transmission, impression, préparation, publication).

• Le Ruban, un des éléments principaux de l’interface, consiste dans un bandeau horizontal exposant les fonctionnalités d’une application en fonction de l’onglet sélectionné. Chaque onglet du ruban contient les commandes associées à une activité donnée. Par exemple, l’onglet « Accueil» dans Word présente les outils usuels permettant d’entrer du texte et de le mettre en forme. Si l’on désire effectuer de la mise en page ou insérer des objets dans le texte, il faudra faire appel à l’onglet « mise en page » et l’onglet « insertion ».

• A l’intérieur de chaque onglet, les commandes sont regroupées par nature et insérées dans un cadre qui contient un « widget » permettant si nécessaire d’activer des boites de dialogue.

• Les onglets contextuels sont une des caractéristiques les plus innovantes d’Office 2007 qui permettent d’ajouter dynamiquement un onglet au ruban en fonction du type d’objet manipulé. Si l’on souhaite éditer un tableau dans le corps d’un texte, le positionnement du pointeur de la souris sur le tableau provoquera automatiquement l’apparition d’un nouvel onglet « outils tableaux » dans le ruban. Cet onglet aura le bon goût de s’effacer spontanément dès que vous sortirez du tableau pour revenir au texte.

• Les galeries représentent un ensemble de choix possibles permettant de sélectionner visuellement un style dans Word, un type de graphique dans Excel ou Powerpoint.

• Live preview : Cette option permet de constater l’impact visuel d’une sélection dans une galerie avant de l’appliquer au document de travail.

• Quick access toolbar : Cette barre d’outils personnalisable est située en haut à droite du bouton Office et est destinée à regrouper les commandes les plus fréquemment utilisées.

Office 2007 est également conçu pour s’ajuster automatiquement aux différents types de PC sur lesquels il sera utilisé. Si vous disposez d’une espace d’affichage restreint, Office 2007 limitera l’espace accordé aux galeries par exemple. A contrario, si vous disposez d’un grand écran doté d’une résolution d’affichage élevée, l’interface exposera plus d’objets pour optimiser le confort d’utilisation.


Les réactions des utilisateurs

On le voit, les changements introduits par Office sont conséquents et conduisent naturellement à s’interroger sur la façon dont chaque utilisateur réagira.
En changeant les règles du jeu, Microsoft se donne les moyens d’évoluer mais se prive en même temps d’un argument longtemps utilisé reposant sur  la pérennité de l’interface utilisateur. Cette continuité permettait un déploiement de nouvelles versions sans avoir à former les utilisateurs. Cet argument ne tient désormais plus.

Microsoft a pris évidemment soin de tester longuement ce nouveau concept auprès d’échantillons d’utilisateurs : à la fois utilisateurs novices ou occasionnels mais également d’utilisateurs avancés.
Pour le premier groupe, la nouvelle interface est vécue comme beaucoup plus engageante, autorisant l’exploration et permettant à l’utilisateur de découvrir spontanément de nouvelles fonctions.
Pour les pros d’Office, la prise en main de la version 2007 est déroutante au premier abord mais évolue favorablement passée une première phase d’exploration et de recherche des commandes habituellement utilisées. Pour ce groupe, ainsi que pour le précédent, l’outil d’aide d’Office 2007 constitue une ressource précieuse, non intrusive et permettant de faire le lien avec les commandes des versions précédentes d’Office. Pour chaque commande connue de l’utilisateur, l’outil d’aide présente le mode opératoire sous 2007 ainsi que le raccourci clavier correspondant. A noter que tous les raccourcis clavier pré Office 2007 sont supportés à l’identique, de quoi rassurer les pros du clavier qui seront rassurés dans leur capacité à piloter Office 2007 et qui pourront eux aussi explorer de nouvelles façons de faire.

On l’a vu, la rupture avec le passé est manifeste et induit quelques interrogations. Microsoft n’en reste pas moins confiant dans la capacité d’Office 2007 à séduire son public en lui donnant les moyens d’aller plus loin dans son travail.

p.1
Réduire
Word 2007
La richesse fonctionnelle accessible à tous

Si Word 2007 s’enrichit de nouvelles fonctionnalités, la grande nouveauté réside dans sa nouvelle interface qui élargira le champ des possibles pour une majorité d’utilisateurs.

Word 2007 est sans doute l’application de la suite Office qui bénéficie le plus de la nouvelle interface. Une fois Word démarré on remarque un ensemble de commandes familières et regroupées logiquement. Il s’agit des outils d’édition habituels (choix de police, de taille, alignement du texte, choix de style, …) exposés dans le premier onglet « Accueil » du ruban.
En dessous du ruban, l’écran ouvre sur une page blanche qui constitue une invitation à la saisie.
En dehors de l’onglet « Accueil », Word 2007 comprend six autres onglets, respectivement : Insertion, Mise en page, Références, Publipostage, Révision et Affichage. On retrouvera naturellement dans ces onglets l’ensemble des commandes de Word 2003 ainsi que quelques additions bienvenues : les blocs de construction par exemple qui permettent d’ajouter des blocs de texte fréquemment utilisés (pages de garde, en-têtes et de pieds de page, …) en les choisissant dans une galerie prédéfinie.

word.jpg

Parmi les nouveautés de la nouvelle interface figure une mini barre d’outils flottante qui apparaît en transparence dés que l’on sélectionne un bloc de texte. Cette mini barre d’outils inclut la plupart des fonctions d’édition usuelles et est d’une discrétion remarquable puisqu’elle a le bon goût de s’effacer d’elle-même dès que l’on éloigne le curseur.
Autre innovation destinée à faciliter l’utilisation de Word 2007 : « Live Preview » qui permet de pré visualiser les changements résultant de l’application d’un style choisi dans une galerie, autorisant ainsi une expérimentation sans risques de différentes options visuelles.
Au chapitre de la personnalisation, Word 2007, tout comme les autres applications Office Desktop, est doté d’une mini barre d’outils située à droite du nouveau bouton Office. Cette barre toujours visible expose les fonctions les plus courantes et est personnalisable pour inclure toute commande que l’utilisateur souhaitera exécuter sans passer par les onglets.
De façon à éviter la transmission involontaire d’informations confidentielles, Word 2007 comporte un outil baptisé « Inspecteur de document » qui permet de supprimer tout commentaire, marque de révisions et métadonnées contenues dans un document avant de le communiquer.
Enfin, l’onglet « Révision » comprend les commandes de suivi des modifications ainsi que de nouveaux outils permettant de comparer deux versions d’un même document ou encore de combiner dans un même document les révisions de plusieurs auteurs.
D’une façon générale, Word 2007 représente une évolution majeure qui permettra au néophyte comme à l’expert de progresser à la découverte de nouvelles fonctionnalités.


Outlook 2007
Des évolutions à défaut d’une nouvelle interface

Si contrairement à Word et Excel, cette nouvelle version d’Outlook ne bénéficie pas de l’interface d’Office 2007, elle intègre une nouvelle barre des tâches, le support de flux RSS, une recherche performante, la publication de calendriers sur Internet et potentiellement la gestion de vos messages vocaux.

Si l’interface d’Outlook 2007 évolue peu, cette application apporte néanmoins quelques nouvelles fonctionnalités bienvenues. La principale est sans doute la barre des tâches : un nouveau panneau vertical qui s’affiche à droite de l’écran et qui regroupe un condensé du calendrier, des rendez - vous  et des tâches à venir. L’affichage de ce panneau étant optionnel, il sera possible de le désactiver si l’on ne dispose pas d’un écran large. Outre une synthèse des prochaines échéances, l’intérêt de ce panneau tient à ce que l’on peut par un simple glisser-déplacer reporter un rendez-vous ou une tâche à une échéance différente.

Autre évolution, l’attribution de codes de couleurs aux messages et aux rendez vous. Un clic droit sur l’un de ces éléments permet de déclencher l’option « classer » qui attribue un code couleur dont vous aurez au préalable défini la signification. Le résultat est un calendrier « coloré » qui permet de situer un rendez vous mais également d’appréhender visuellement la répartition de votre temps entre plusieurs activités.
Si vous le souhaitez, Outlook 2007 vous propose d’intégrer les flux RSS auxquels vous avez souscrit depuis IE 7 dans vos courriers. Le calendrier vous permet d’exporter vos rendez - vous sous forme de pièce jointe au format iCalendar. Signalons également un nouveau moteur de recherche particulièrement efficace, bien plus rapide que celui proposé dans Outlook 2003 et qui permet de ne pas sortir de l’application pour trouver l’information voulue.

Au chapitre de la sécurité, Microsoft a doté Outlook 2007 de fonctionnalités anti-phishing (divulgation des informations personnelles) en sus des filtres contre le courrier indésirable (spam) antérieurement disponibles. Outlook supporte désormais la technologie Sender ID qui permet de vérifier que chaque message électronique provient bien du domaine Internet correspondant. Pour cela Exchange examine l'adresse IP de l'expéditeur et la compare au Sender ID stocké sur le serveur DNS public de l'expéditeur.

outlook.jpg

Exchange Server 2007 ajoute une fonctionnalité majeure : L’intégration des messages vocaux. Si votre entreprise le décide, vous recevrez vos messages vocaux dans votre boîte aux lettres et pourrez les écouter, les transférer ou les classer comme tout autre message, ce que Microsoft appelle messagerie unifiée. L’autre application serveur avec laquelle Outlook 2007 développe des liens particuliers est SharePoint avec lequel on pourra synchroniser du contenu pour un accès hors connexion.
Enfin, surprise de dernière minute, Microsoft a fait savoir à l’occasion de l’annonce de la version finale d’Office, qu’Outlook 2007 pourrait être utilisé pour l’envoi de SMS.


EXCEL 2007
Puissance, richesse et facilité d’analyse des données

Au-delà de sa nouvelle interface, Excel 2007 gagne en puissance, est doté d’un nouveau moteur graphique performant et fournit une large palette d’outils d’analyse des données.


Excel 2007 bénéficie bien sûr de la nouvelle interface d’Office 2007 ce qui rend plus facile l’exploration et l’utilisation de sa richesse fonctionnelle. L’onglet « Mise en page » par exemple rassemble de façon cohérente l’ensemble des fonctions permettant de définir les paramètres de votre feuille de calcul (orientation, marges, taille, …) et comprend la possibilité d’appliquer à une feuille de calcul un style prédéfini, tout comme dans un document Word.

Beaucoup plus que dans Word pourtant, Excel 2007 ajoute un grand nombre d’évolutions fonctionnelles tout en repoussant les limites qui caractérisaient les versions antérieures. Chaque tableau peut désormais accepter 1 048 576 lignes et 6 384 colonnes (contre 65 536 lignes et 256 colonnes pour la version 2003). Mais ce sont surtout les possibilités de son nouveau moteur graphique qui attirent l’attention.  Si la création et la modification de graphiques (application de thèmes, effets 3D, transparence, ...) sont plus faciles à réaliser, la nouvelle interface faisant ici encore la preuve de son efficacité, le professionnalisme des graphiques générés constitue une avancée considérable par rapport au grapheur Excel 2003.

excel.jpg

L’autre avancée majeure d’Excel 2007 concerne la « Business Intelligence ». Les outils existants comme les tableaux croisés dynamiques sont plus faciles à utiliser et l'accent est mis sur la mise en forme conditionnelle qui permet de créer ce que Microsoft appelle des annotations visuelles. Concrètement, une fonction « Mise en forme conditionnelle » permet d’attribuer à une série de données des attributs visuels qui découleront des règles que vous définirez. On peut par exemple jouer sur des nuances de couleur pour différencier des données (dégradés de rouge pour les déficits et de vert dans le cas contraire), ou encore attribuer des icônes spécifiques aux données pour en visualiser le statut (flèche orientée vers le haut pour signaler une progression, …).

Au chapitre des petites touches bienvenues, notons la saisie de formules qui bénéficie d’une fonction de « saisie semi-automatique de formule ». Cette fonction se charge d’écrire les formules, de saisir les arguments, de référencer les plages nommées ainsi que les tables dans les formules. Comme pour toutes les applications Office 2007, la barre d’état intègre un zoom qui permet d’ajuster la taille de l’affichage. Elle comprend également les icônes dédiées à l’affichage en mode Normal, Page et Saut de page, ce qui facilite l’impression des documents. 

Enfin, notons les fonctions de publication et de partage de feuilles Excel hébergées sur un serveur SharePoint Server 2007. Regroupées sous le nom Excel Services, ces fonctionnalités sont couvertes en détail plus loin dans ce dossier.


POWERPOINT 2007
Nouveaux visuels, raffinements dans l’usage et collaboration

Non content de gagner en facilité d’utilisation, PowerPoint 2007 apporte de nouvelles fonctionnalités destinées à renforcer l’impact visuel des présentations et se dote d’outils de collaboration.


PowerPoint étant une application principalement destinée à la mise en forme d’éléments visuels, il était logique qu’elle bénéficie largement des améliorations apportées par Office 2007.
Un bon exemple de cet héritage se trouve dans la conception d’une présentation. La création d’un masque de diapositive se fait désormais dans l’onglet « Affichage ». Les outils de création d’un masque sont non seulement beaucoup plus détaillés mais offrent de surcroît la possibilité d’appliquer un thème, des effets de couleur ou des jeux de police. PowerPoint 2007 utilise la fonction « Live Preview » pour afficher, avant application, l’impact visuel de la sélection d’un thème.

pwpt.jpg

PowerPoint 2007 met bien sûr à profit le nouveau moteur graphique déjà évoqué avec Excel 2007 et introduit un nouvel outil de représentation baptisé « SmartArt ». Cet outil innovant est destiné à la représentation graphique d’éléments textuels, par exemple les différentes étapes d’un projet. On pourra ainsi à partir de quelques idées jetées séquentiellement choisir un graphique de type « liste », « processus », « cycle », … pour illustrer une diapositive. Là encore, « live preview » fait merveille.
PowerPoint 2007 emprunte à Word la notion de « préparation » d’un document, ce qui permet de vider une présentation de toutes notes, commentaires, méta données inutiles avant de la transmettre à un tiers. Comme pour tout document Office, Il est bien sûr possible d’attribuer des droits d’usage spécifiques en utilisant le module de gestion des droits numériques.

Avec la généralisation des diffuseurs au format 16 :10 (ordinateurs portable, écrans plat, vidéo projecteurs, ...), PowerPoint permet de créer des diaporamas dans ce format grâce à une nouvelle option de mise en page. L’utilisation du mode diaporama s’étoffe de deux nouveautés. La première est la prise en charge automatique des différentes résolutions, ce qui évite d’avoir à les paramétrer manuellement. La seconde, baptisée « présentateur », a pour objet de créer une présentation bis contenant les notes du présentateur. Cette dernière ne s’affichera que sur l’écran de l’ordinateur portable contrairement à la première qui sera diffusée par le vidéoprojecteur.
Enfin, la collaboration n’est pas oubliée puisque PowerPoint s’appuie sur les services de workflow de SharePoint pour déclencher, par exemple, un processus d’approbation d’une présentation ou bien pour partager des diapositives entre différents utilisateurs.
p.2
Réduire
ACCESS 2007
Facilité d’utilisation et ouverture à la coopération

Access 2007 met à profit la nouvelle interface Office 2007 pour gagner en facilité d’utilisation. Son intégration avec Outlook et SharePoint en fait l’outil naturel pour la collecte et le partage de données en entreprise.

La version 2007 d’Access tire pleinement parti de la nouvelle interface au point que l’on a l’impression d’être en face d’une nouvelle application. Doté du fameux ruban ainsi que d’un nouveau panneau de navigation, Access 2007 est d’une prise en main beaucoup plus aisée. L’ensemble des commandes d’Access est accessible via quatre onglets : Accueil, Créer, Données externes et Outils de base de données.

Access permet désormais d’ajouter des images  grâce à un nouveau type de champ appelé
« pièce jointe ». La mise en forme de caractères est paramétrable à la création du champ. Parmi les autres nouveautés, citons l’outil « totaux », qui additionne les données d’une colonne, calcule les moyennes et trouve la valeur minimale et/ou maximale d’une colonne. Enfin, parmi les nombreuses améliorations, on retiendra l’addition de champs à valeurs multiples permettant de simplifier la création d’une liste dans laquelle sélectionner une valeur en mode saisie.
Si l’on cherche à collecter des données auprès de plusieurs personnes (en vue d’un sondage par exemple), on pourra incorporer un formulaire Access au format HTML ou InfoPath dans un message électronique. Chaque destinataire remplira le formulaire depuis Outlook et les données, une fois retournées, seront automatiquement consolidées par Access grâce à la fonction Data Collection.

access.jpg

Access 2007 permet également d’exporter des bases de données en vue de leur hébergement sur un site SharePoint. Une base ainsi hébergée bénéficiera de facto des services de SharePoint :

• Tout utilisateur le souhaitant pourra être informé par email ou via un flux RSS des modifications intervenues.
• Les bases de données pourront être « consommées » depuis un navigateur et feront l’objet de sauvegardes planifiées.
• Il pourra être conservé une trace des modifications intervenues à des fins d’audit.
• On pourra enfin utiliser les fonctions de sécurité de SharePoint pour attribuer des autorisations d’accès.

Access 2007 permet ainsi de mettre en place des applications de base de données multi utilisateurs sans nécessiter l’emploi d’outils tels que SQL Server qui peuvent s’avérer surdimensionnés pour des applications simples.

VISIO 2007
La Business Intelligence pour un public élargi

Avec cette nouvelle version, Visio vise à conquérir un nouveau public en offrant des fonctions susceptibles d’intéresser les cadres devant communiquer sur des données.

Si Visio 2007 ne bénéficie pas de la nouvelle interface d’Office 2007, cette application évolue dans le sens d’une plus grande facilité d’utilisation tout en s’orientant vers la réalisation de visuels professionnels visant à séduire un public différent des informaticiens et des consultants qui constituent les principaux utilisateurs de ce produit.

Concernant l’enrichissement fonctionnel, Visio 2007 emprunte à Word la notion de thèmes. Il est désormais possible de rassembler un ensemble de paramètres qui viendront s’appliquer à tout schéma réalisé sous Visio (logo, couleurs, polices) de façon à respecter l’identité visuelle de l’entreprise. Une autre innovation réside dans la connexion automatique des diagrammes. Cet outil, épaulé par un assistant, permet de relier des formes sans tracer de liens. Il permet d’obtenir des diagrammes uniformisés où, d’un seul clic, on peut aligner les éléments reliés entre eux. Cette fonction s’avère tout aussi utile lorsque l’on manipule le diagramme pour le changer de place.
L’évolution la plus notoire cependant est la possibilité de lier une source de données à un diagramme. Au moyen d’un nouveau menu « Données » il sera possible de lier un diagramme à une ou plusieurs sources de données (Excel, Access, …). Il est ainsi possible de réaliser des diagrammes dont chaque forme sera liée à une source de donnée propre. Ces liaisons, une fois établies, pourront donner lieu à une représentation graphique au moyen de l’outil
« Graphiques de données ».

visio.jpg

Ces nouveaux outils ont pour finalité la représentation de données sous la forme d’un schéma dont la signification apparaisse clairement.  On pourra ainsi lier la taille et la couleur d’une forme à une variable et produire un tableau de bord visuel représentant l’état d’une activité comme dans l’exemple du supermarché ci-dessus. Une fois établies, les liaisons des données peuvent être mises à jour automatiquement à chaque fois que nécessaire. 
Cette direction nouvelle que Microsoft fait prendre à Visio se retrouve dans la fourniture d’un kit de développement ayant pour objet soit de personnaliser Visio, soit de permettre à une application tierce d’utiliser les services de Visio pour la réalisation de diagrammes avancés. Le kit prend en charge de nombreux langages de développement tels que Visual Basic, Visual Basic .NET, Visual C# .NET et Visual C++.

Enfin, notons que Visio 2007, à l’instar des autres applications Office 2007, permet de s’appuyer sur les workflows de SharePoint pour la réalisation de diagrammes nécessitant plusieurs contributeurs et autorise l’exportation de diagrammes au format PDF ou XPS.



PROJECT 2007
De nombreuses évolutions au service de la productivité

Tout comme Visio et Outlook, Project 2007 n’implémente pas la nouvelle interface Office 2007. Les utilisateurs des versions antérieures trouveront malgré tout un grand nombre de nouveaux outils leur permettant de gagner en productivité.


Microsoft Office Project est une offre qui adresse deux types de besoins : Le chef de projet travaillant de façon autonome et le département d’entreprise devant gérer plusieurs équipiers. Dans le premier cas, il sera fait appel à Project Standard 2007. Les équipes travaillant sur un ou plusieurs projets utiliseront une combinaison d’outils comprenant Project Professional 2007 pour le chef de projet, Project Web Access pour les équipiers et Project Server 2007 pour la consolidation des données.

Pour les chefs de projets abordant Office Project pour la première fois, Microsoft offre avec la version 2007 un guide de projets regroupant l’ensemble des étapes que doit suivre un projet de sa définition à son exécution (liste des tâches, définition des heures ouvrées, ordonnancement, deadlines, …).

project.jpg

Une évolution majeure introduite par Project 2007 consiste dans la possibilité d’évaluer différentes hypothèses susceptibles d’affecter le déroulement d’un projet. Cette fonctionnalité résulte de l’introduction de l’annulation des entrées à plusieurs niveaux. Là où Project 2003 n’autorisait qu’un « undo », Project 2007 permet d’annuler les modifications portant sur les vues, les données et les options en sélectionnant l’entrée « Annulation des niveaux ». Ces annulations peuvent porter sur plusieurs changements ce qui implique un nombre de calculs importants. A travers cette nouvelle fonction, Project 2007 introduit la scénarisation dans la conduite de projet et devient un outil de simulation à part entière au même titre qu’Excel dans son domaine. On pourra ainsi apprécier visuellement l’impact résultant d’un changement sur un diagramme de GANTT ou repérer les modifications résultantes grâce au surlignage des cellules affectées. Un effort particulier a été apporté aux rapports produits dans Project 2007. A travers un certain nombre de représentations prédéfinies, Microsoft donne aux consultants et chefs de projets des outils supplémentaires leur permettant de gagner un temps précieux. Par exemple, Project 2007 permet de lister automatiquement les tâches qui sont sur le point de commencer à une date donnée, ce qui permet de planifier l’allocation des ressources nécessaires. Une tâche qui jusqu’ici nécessitait un gros travail de compilation de la part des chefs de projets ou des consultants.

Enfin, notons les passerelles bidirectionnelles mises en place entre Visio et Project. On pourra définir un diagramme de GANTT dans Visio avant de l’exporter vers Project.



ONENOTE 2007
Des notes enrichies et partagées

Une prise de note qui s’enrichit, une plus grande intégration avec Outlook et l’accent mis
sur la collaboration caractérisent OneNote 2007.


OneNote, apparu initialement dans Office 2003, est un outil destiné à rassembler tout type d’information « à la volée » en vue d’une exploitation ultérieure. OneNote permet de saisir des commentaires au clavier tout comme des notes manuscrites pour les utilisateurs de Tablet PC. Ces notes s’enrichissent d’éléments en provenance de tout type d’application, par de simples glisser-déposer.

Si la version 2007 ne bénéficie pas (encore) de la nouvelle interface, elle comprend un grand nombre d’évolutions bienvenues. OneNote 2007 gère désormais les pages web qui sont transmises depuis Internet Explorer. Il est également possible d’enregistrer des fichiers dans un bloc-notes, à la manière d’une pièce jointe dans un  email. L’intégration avec Outlook s’enrichit de liens entre les deux outils permettant par exemple d’utiliser OneNote pour préparer un rendez - vous : depuis Outlook il suffira de faire un clic droit pour créer une page dans OneNote qui servira à rassembler les éléments nécessaires à la préparation. On pourra également copier un email dans une page OneNote (y compris les attachements) et associer des notes enrichies à un contact Outlook.
 La gestion des informations stockées dans OneNote 2007 est facilitée par la possibilité de créer autant de bloc-notes que nécessaires pour différents projets (par exemple pour différencier notes professionnelles et privées). On peut désormais organiser la navigation dans ses notes en créant des liens hypertextes permettant à une page de pointer vers une autre en fonction des besoins. Enfin, OneNote 2007 permet une recherche instantanée dans l’ensemble des bloc-notes, y compris dans le texte intégré dans un fichier image.

onenote.jpg


Partage et collaboration

Si vous disposez de plusieurs machines (un portable ou Tablet PC et un poste fixe par exemple), OneNote 2007 vous permet de stocker vos notes sur un emplacement réseau de telle sorte que celles-ci soient accessibles indépendamment du poste utilisé. En déplacement, vous pourrez modifier vos notes et les synchroniser une fois reconnecté sur votre réseau. De la même façon, il est possible de partager un bloc-notes entre plusieurs utilisateurs pour un enrichissement distribué des notes relatives à un projet d’équipe. Là encore, en cas de modification hors connexion, la synchronisation s’effectuera automatiquement une fois le réseau retrouvé. Le partage s’étend aux collaborateurs ne disposant pas de OneNote 2007 puisque toute page peut être envoyée par email et sera affichée en format HTML si le destinataire ne possède pas cet outil. Enfin, OneNote 2007 permet de travailler simultanément sur un même ensemble de notes en devenant un « tableau blanc » numérique partagé.