Mars 2008

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GESTION DE CONTENUS
Étendue aux processus, la GED s’ouvre des horizons
Par Olivier Bouzereau, Bertrand Garé et Noé Barat - Copyright L'Informaticien, tous droits réservés

Le paysage du marché ECM (Enterprise Content Management) présente une grande diversité d’acteurs. Éditeurs et intégrateurs révèlent des pistes d’amélioration, de rationalisation des coûts et de protection des documents, en révisant les processus documentaires.

Documentum et Captiva chez EMC, Cognos et Filenet chez IBM, Stellent et BEA chez Oracle, Hummingbird chez OpenText… Les prédateurs du marché cherchent à accompagner les entreprises dans leurs efforts de dématérialisation, de gestion des contenus et d’optimisation des processus métier. Comment ? Avec un progiciel de gestion centré sur les données non structurées, autrement dit sur le magma des fichiers qui échappent aux bases de données. Ces informations, souvent précieuses pour l’entreprise, représentent près de 80 % de la volumétrie totale retenue sur les baies de disques durs. Du coup, la recherche et l’indexation de ces fichiers s’avèrent essentielles, comme en atteste l’acquisition récente du Norvégien Fast par Microsoft, qui pourra renforcer la prochaine version du logiciel SharePoint.

Toutes les entreprises sont concernées

Le paysage du marché ECM (Enterprise Content Management) présente encore une grande diversité d’acteurs. On y trouve de grands généralistes de l’informatique (IBM, Oracle, Microsoft), des spécialistes de la gestion des contenus comme Adobe, EMC/Documentum, Interwoven, Opentext, Tridion ou Vignette et de nombreux challengers, tels les Français Ever et Nuxeo, l’Indien Newgen ou encore le Hollandais DocZone. Pour la documentation produit 3D, Dassault Systèmes/Seemage et PTC/Arbortext se distinguent. Qui est ciblé ? Toutes les entreprises, de la PME aux grands comptes publics et privés, via une offre ECM ou Web CMS adaptée, fût-elle partiellement ou totalement libre. Car l’Open Source marque rapidement des points sur ce marché, en particulier via Alfresco – véritable aspirateur de clients Notes et Sharepoint –, Nuxeo, Joomla, la plate-forme Scenari, ou encore eZPublish.

Bref, le marché semble bel et bien en ébullition, de la captation jusqu’à la diffusion contrôlée des informations : « La dématérialisation et le workflow documentaire sont en pleine explosion. La numérisation du papier en documents électroniques pousse l’entreprise à stocker, catégoriser et classer ses informations », confirme Alain Le Corre, responsable du marché de la gestion de l’information chez IBM. Pour ce transfuge de Filenet, le traitement des factures fournisseurs et des courriers entrants met déjà en évidence le besoin d’aller plus loin dans la conservation et dans la traçabilité des documents. La complémentarité des contenus et des processus devient flagrante à l’heure où la conformité réglementaire s’avère incontournable.
Progressivement, l’aide à la décision doit venir soutenir, en temps réel, les services de gestion des contenus d’entreprise. Le cas échéant, l’externalisation du workflow documentaire et l’approche SaaS (Software as a Service) viennent compléter les solutions d’entreprise, pour actualiser les GED en place ou délivrer à temps des contenus et des services spécialisés comme la traduction de formats techniques ou de langue.

Six tendances en 2008
• La dématérialisation des courriers entrants provoque une révision des processus
• Les leaders IBM et OpenText sont confrontés à la montée en puissance d’Adobe, Microsoft et Oracle.
• L’approche SaaS (Software as a Service) vient progressivement compléter les licences de logiciels
• L’externalisation du workflow documentaire démarre
• Les communautés Open Source s’avèrent de plus en plus dynamiques
• Le portail unifié émerge ; il diffuse documents et services décisionnels (cf. page suivante)

Conformité et SLA provoquent l’adoption

Les besoins de conformité réglementaire prennent, de plus en plus fréquemment, la forme d’engagement de services (ou SLA, Service Level Agreement). Outre les opérateurs comme Bouygues Telecoms (lire page suivante), « les services financiers et les collectivités sont parmi les plus sensibles aux nouvelles technologies documentaires, car ils sont soumis à des volumétries colossales », souligne Alain Le Corre. Ces organisations se fixent de nouveaux objectifs, s’obligeant à délivrer des documents dans un délai imparti. C’est le cas, par exemple, des demandes de permis de construire qui, à défaut d’une réponse de la DDE sous deux mois, sont considérées comme approuvées dorénavant.
De tels engagements se généralisent dans les services publics comme dans les entreprises privées, non seulement pour réduire les délais et gagner en compétitivité mais aussi pour améliorer la relation client. D’autres optimisations sont possibles en raccourcissant les étapes internes et en réduisant l’impression de coûteux rapports éphémères. L’usage des imprimantes multifonctions s’inscrit dans cette logique. L’interface utilisateur du périphérique entre progressivement au service des flux internes : « Notre boîte à outils EIP permet de transformer le tableau de commandes d’une imprimante multifonction en outil d’interfaçage des métiers de l’entreprise », précise Manuel Auguste-Dormeuil, directeur de programmes marketing chez Xerox Global Services (XGS). Brother, HP, Lexmark et quelques autres viennent également fluidifier et sécuriser les échanges orchestrés depuis le périphérique, dès la numérisation d’un document.

Des facultés d’automatisation

« Avec l’engagement de niveau de service, de type SLA, il n’existe pas d’autre solution que de contrôler et d’automatiser ses processus », plaide Alain Le Corre. Les métiers de la logistique et de l’expédition de courriers express ont déjà consenti l’effort. Dès lors que les délais de livraison deviennent contractuels, la traçabilité des colis et leur suivi en ligne s’avèrent nécessaires. Avec de nouveaux contrôles logiques mis en place, l’automatisation peut réduire aussi les risques d’erreurs, de pertes et de fraudes, donc un niveau de service supérieur.
En automatisant des tâches manuelles, l’entreprise réduit ses charges salariales et se protège aussi sur le plan juridique. « Un juge ne peut plus refuser une preuve sous prétexte qu’elle est électronique », rappelle Manuel Auguste-Dormeuil avant de préciser que son entreprise compte déjà plusieurs clients – dans les secteurs bancaire et de l’énergie – pour son offre récente d’archivage à valeur probante. Les prochaines entreprises à investir ? Cherchez-les, en priorité, « dans le secteur B2C, lorsqu’elles traitent de nombreuses transactions pour de faibles montants », indique-t-il.

Pour garantir l’origine du document et son intégrité, le support à écriture unique (Worm) n’est plus obligatoire. XGS retient d’ailleurs des systèmes magnétiques réinscriptibles, accompagnés de verrous logiciels, une solution assurant que toute modification est tracée. Grâce au format numérique, la recherche d’archives s’accélère d’autant que les normes en vigueur s’assouplissent, en tout cas celles sur lesquelles se fondent les solutions vendues en Europe (Afnor NF Z 42-013 et MoReq2, Model Requirement for the Management of Electronic Documents and Records).
La révision des processus documentaires révèle des pistes d’amélioration, de rationalisation des coûts, de sécurisation des documents et de mise en conformité.

Un marché qui double en taille en six ans
• Le marché mondial de l’ECM (Enterprise Content Management) dépassera les 2 milliards de dollars en 2008 et les 3,5 milliards de dollars en 2012 (source : Datamonitor – recettes des licences uniquement)
• Les revenus des SaaS (Software as a Service) ont augmenté de 21 % en 2007. Selon Gartner, ils représenteront 11,5 milliards de dollars en 2011.
• Sur le marché plus large des logiciels de stockage, EMC domine avec 27,6 % de part de marché, devant Symantec avec 16,6 %, suivis d’IBM avec 11,7 %, Network Appliance avec 9,1 %, HP avec 4,7 % et CA avec 4,5 % (source IDC : Q3 2007).

La dématérialisation et le portail motivent les entreprises

Éditeurs et prestataires de services documentaires abordent une problématique plus large que la gestion électronique des documents. Avec la dématérialisation et la catégorisation des cour-riers viennent le partage des connaissances, l’aide à la décision, voire l’externalisation du workflow.

Une tendance, récente, guide la gestion des contenus professionnels (ou ECM, Enterprise Content Management) vers le pilotage des activités de l’entreprise. Le portail documentaire se rapproche donc du portail décisionnel et de l’infrastructure des applications d’entreprise. Le portail unifié, « docu-décisionnel », est encore émergeant. Il impose, en fait, une remise en question des prestataires et des éditeurs, dans leurs approches technique et commerciale.

Même les spécialistes de la reproduction offrent des suites logicielles pour la dématérialisation des contenus.

Rapprochement ECM – BPM

La maîtrise des coûts – un élément essentiel mais insuffisant au bon pilotage des activités d’entreprise – passe par l’accès simplifié à la connaissance, donc à tous les documents nécessaires à la prise de décision. Pour que cette convergence devienne possible, les éditeurs doivent acquérir ou développer de nouvelles compétences, packager des traitements correspondants aux procédures documentaires les plus fréquentes dans l’entreprise. D’où le rapprochement actuel des solutions d’ECM, de Business Intelligence et de BPM (Business Process Management). Il s’agit de cerner, successivement, les flux entrants, internes et sortants, les processus de création et d’échanges documentaires ; puis de les modéliser, de les optimiser, comme l’ont fait les éditeurs d’ERP pour les traitements comptables et financiers. Bref, l’ECM est en passe de devenir un progiciel de gestion intégré.

« On rencontre de plus en plus d’industrialisation, en dépit des spécificités propres à chaque entreprise. Je pense que 20 % seulement de la solution concerne, in fine, la façon dont les informations sont exploitées ; les tableaux de bords et les modèles de process. Pour le reste, on peut faire du standard », remarque Alain Le Corre, responsable du marché de la gestion de l’information chez IBM. Du point de vue des technologies sous-jacentes, la tendance lourde reste l’orientation services, autour de l’architecture SOA et des Web services, avec en préambule le MDM (Master Data Management) pour méthode unique de qualification des données.

L’outil CPS de Nuxeo séduit Areva
Il n’est pas rare que les grands groupes publics et privés retiennent plusieurs portails documentaires pour gérer leurs procédures, stocker les bonnes pratiques et effectuer une veille réglementaire ou technologique. Se concentrer sur un ou deux logiciels seulement, Open Source ou propriétaires, devient dès lors un objectif salutaire du point de vue économique. Le groupe Areva a retenu sur son intranet l’outil CPS (Collaborative Portal System) de Nuxeo, mis en œuvre avec le soutien d’Euriware. Déjà en place avec succès au CEA, le logiciel apporte « une boîte à outils pour créer, par maquettage, des portails documentaires personnalisés », explique Cyrille de Turenne, chargé de la gestion électronique de documents au sein de la DSI d’Areva. Rapidement, une communauté de pratiques s’est mise en place autour de CPS, pour minimiser son coût d’appropriation, garantir une pérennité au système et industrialiser les développements. La veille réglementaire recense plus de 1 700 textes juridiques diffusés dorénavant, au niveau de chaque établissement, avec une traduction en exigences, rapports de conformité et plans d’actions.

Le poids des contenus en question

Pour l’entreprise, l’intérêt de ce virage vers le progiciel est avant tout économique. Il augmente déjà avec la volumétrie à gérer : « 500 documents entrants par jour, c’est un bon seuil pour rationaliser ses processus et les rendre électroniques. Cela sécurise et accélère tout », note Manuel Auguste-Dormeuil, directeur de programmes marketing chez Xerox Global Services (XGS). Plus agile, l’entreprise pourra faire plus avec moins de collaborateurs en back-office, redistribuer ses ressources et prospecter davantage pour conquérir de nouveaux marchés. La promesse est alléchante. Mais pour parvenir à des processus documentaires parfaitement huilés, générateurs de recettes et de satisfaction client, les efforts d’intégration restent encore importants. Cela explique aussi un recours croissant à l’externalisation. Avec cinq plates-formes mutualisées en France – Lanion, Lille, Niort, Vienne et Villepinte –, XGS optimise les échanges documentaires d’entreprises comme Bouygues Telecom (lire ci-contre), la Maaf ou Castorama. Ses équipes comptent 800 personnes qui étudient les flux entrants, circulants et sortants, puis les automatisent autour de nouveaux processus : « On nous demande particulièrement de passer d’un support à l’autre – papier ou électronique – en conservant les informations de façon sécurisée », illustre le directeur de programmes marketing. La question du recours à un tiers se pose parfois ainsi : « Dois-je vraiment confier aux opérateurs du centre d’appels tous les courriers entrants afin qu’ils les traitent lors des creux ? » Le groupe Castorama s’en remet à XGS pour la dématérialisation, la saisie d’informations et l’hébergement de son système de workflow.

Jonction en vue pour la GED et l’aide à la décision

Plusieurs offres métier s’articulent donc autour de l’ECM. Elles couvrent la gestion de la relation client, la gestion des processus administratifs, comptables et financiers – notamment la gestion des factures – ainsi que la gestion de la documentation technique. À ce niveau, le prestataire comme l’éditeur proposent un accompagnement tout au long du cycle de vie des produits, avec parfois des services de reprographie complémentaires.

Parmi ses applications avancées, IBM cite volontiers un projet digne d’Orwell : la surveillance et l’interpellation des suspects par les services de police de New-York City rapprochent des techniques de reconnaissance automatique de formes d’un vaste entrepôt de données et de nombreuses informations non structurées. Retrouver un suspect par le tatouage qu’il porte au cou devient alors un jeu d’enfant pour l’ordinateur. Pour l’entreprise, le virage vers l’univers de la « business intelligence » est plus terre à terre : avec une dose de traitements en temps réel, la gestion des contenus, associée aux fonctions de recherche, de classification et d’archivage, fournira des réponses pertinentes et immédiates aux requêtes métier. Là où l’aide à la décision porte encore sur les résultats du mois dernier ou de la semaine dernière, le portail unifié délivrera toutes les informations les plus récentes (des blogs, wikis, podcasts et autres flux RSS) pouvant orienter les décisions.

XGS fidélise les abonnés Bouygues Telecom
« Notre métier consiste à externaliser tout ou partie des processus métier de nos clients », reconnaît volontiers Manuel Auguste-Dormeuil, directeur de programmes marketing chez Xerox Global Services. En gérant les courriers et les fax entrants de l’opérateur mobile Bouygues Telecom, XGS réceptionne et numérise un volume important de papier soumis aussitôt à un traitement de catégorisation. Lors de cette phase, le prestataire utilise des logiciels développés par son laboratoire de Grenoble : « La recherche de mots-clés permet d’identifier automatiquement le type de cour-rier », précise Manuel Auguste-Dormeuil. Avant l’externalisation, l’opérateur s’en remettait à une cellule interne, le traitement des courriers entrants pouvait prendre jusqu’à deux semaines. À présent, les informations clients sont disponibles au plus tard le lendemain dans l’outil de CRM de l’opérateur. Informé des réclamations dès leur réception, Bouygues Telecom peut proposer de nouvelles offres promotionnelles. Résultat, son taux de désabonnement a été divisé par trois. Autre bénéfice, les changements de références bancaires et les changements d’adresses sont immédiatement mis à jour sur le dossier client. Et les types d’abonnements sont pris en compte, ce qui limite les erreurs de facturation.

Comment le 2.0 s’invite dans les outils de GED

Du fait de différentes évolutions technologiques et fonctionnelles, les outils de gestion documentaire se rapprochent des outils collaboratifs. Ils profitent aujourd’hui des outils 2.0 que ces derniers intègrent désormais. Apportant dynamisme et simplicité, les outils 2.0 sont le petit « plus » des outils de GED.

Les besoins actuels de gestion documentaire démontrent une évolution notable. De la possibilité de profiter d’un document dématérialisé sous forme électronique et de le faire traiter par la bonne personne dans l’entreprise, les outils de gestion de documents jouent la carte du travail en équipe et de la fourniture d’informations à jour, parfois contextuelles, pour traiter les documents selon un process normalisé.

L’intégration de documents externes est aisée dans les outils actuels de GED. Ici, un rapport statistique Google dans la suite de Jalios.

Ce changement provient de la volonté d’un raccourcissement du temps de traitement des documents et de la nécessité de répondre aux interrogations des clients ou usagers sur l’avancée du traitement de leurs demandes. Ceci induit des changements dans les outils qui sous-tendent ces fonctions comme les intranets et les extranets. S’ouvrant à plus d’utilisateurs, ils répondent aussi à de nouvelles fonctions, comme la veille ou l’intelligence économique.
L’apparition de nouveaux types de documents est aussi un élément important. Désormais, les outils de gestion de documents traitent aussi les images, les fichiers audio, voire vidéo. Ces nouveaux flux ont pour but d’enrichir le traitement des documents en fournissant à l’utilisateur tous les éléments pour réaliser les tâches attendues de lui avec un document. Ce contexte fonctionnel nouveau s’accompagne de nouveautés technologiques permettant des mises en œuvre simplifiées de ces réseaux spécifiques.

Des refontes techniques profondes

Le premier moteur de l’évolution des outils de gestion documentaire est le corollaire de l’évolution des architectures, d’un modèle client/serveur vers un modèle Web. Toutes les solutions du marché aujourd’hui s’appuient sur des architectures « Full Web » permettant d’accéder aux solutions de gestion documentaire par un simple browser. Cela n’a pas été sans difficulté. Ainsi, certains outils anciens ont été réécrits pour accompagner cette évolution. En dehors de solutions Open Source s’appuyant sur le couple Zope/Plone, la plupart des solutions s’appuient sur les environnements Java ou .Net et profitent pleinement des possibilités Web de ces environnements.
Ainsi, les outils Java s’enrichissent des possibilités offertes par les interfaces client riches, fournies de manière sous-jacente par le framework Eclipse. Ces soubassements technologiques permettent ainsi aux solutions de fournir des fonctions adaptées à chaque type de documents : des fonctions 2.0 pour les informations ou documents à cycle de vie court ou à traitements rapides et un processus plus classique s’appuyant sur des flux normalisés pour des documents ou des traitements moins rapides et dont la fonction importante tient plus de l’archivage du document qu’à son traitement (contrats d’assurances par exemple).

La page d’accueil de l’outil Alfresco, un outil de gestion documentaire Open Source.

La recherche, une fonction critique

Autre difficulté à surmonter, le volume de documents produit augmente chaque année. Les utilisateurs se retrouvent face à une masse de documents qu’ils ne contrôlent plus. La problématique des moteurs de recherche devient-elle critique pour les outils de gestion documentaire ? La plupart intègrent aujourd’hui des fonctions de recherche avancées pour fournir aux utilisateurs les informations adéquates lorsqu’ils en ont besoin.
Intervowen ou Polyspot sont deux exemples parmi d’autres de solutions intégrant ces fonctions de recherche. L’apparition des outils de recherche dans les suites bureautiques sont un peu le corollaire de cette tendance. Ce secteur devient d’ailleurs stratégique. Google, Oracle ont intégré de tels outils dans leur suite. Le rachat de Fast par Microsoft dénote par ailleurs l’intérêt des grands éditeurs pour ces moteurs de recherche.
Autre axe d’évolution, la mise en œuvre se veut plus simple pour une utilisation plus rapide. Des CMS Open Source (lire les pages suivantes), comme Joomla ont fait leur entrée dans les entreprises en mettant à disposition des outils packagés simples d’utilisation pour une mise en ligne rapide de documents dans un cadre départemental. La simplicité de ce type d’outils et le nombre de modules mis à disposition en font des outils passe-partout. Leur simplicité est aussi appréciée par les utilisateurs, qui voient le workflow de mise en ligne de leur contribution simplifiée.
Citons pour mémoire DotNetNuke, un Open Source de .Net qui permet aussi des mises en œuvre rapides et dont l’auteur peut témoigner de la simplicité de la mise en ligne du contenu.

Une vue de la console d’administration de Zope.

Les outils 2.0 utilisés

Dans la panoplie des outils 2.0, la gestion documentaire a choisi les plus adaptés. Au niveau de l’interface, de nombreux outils ont fait le choix d’intégrer la technologie Ajax. Ces javascripts asynchrones permettent à l’utilisateur d’avoir toujours une interface actualisée et de profiter des dernières mises à jour des informations. Jalios, Sinequa – moteur de recherche sémantique – et Open Text sont les outils les plus répandus sur le marché ayant intégré cette technologie.
Autre outil très prisé, le RSS. La plupart des interfaces actuelles intègrent les flux RSS et autorisent l’intrusion de données moins structurées que dans les outils de gestion documentaire classiques.
L’aspect le plus visible de la convergence avec les outils collaboratifs s’affirme par la multiplication des outils de blog/wiki dans les outils de gestion de documents. Leur principal apport fonctionnel est d’autoriser l’annotation par plusieurs personnes d’un même document et de permettre une facile transmission des informations aux utilisateurs. Les solutions de Jalios et d’EverTeam comportent de tels outils s’intégrant directement avec leurs solutions de gestion documentaire. Il est possible de se procurer ce type de fonction en ASP en souscrivant une offre à certains modules collaboratifs de FatWire.
Encore plus dans l’air du temps, la solution de Nuxeo, une solution sous Java, intègre des mashups développés au format UWA par une interface de programmation vers les environnements Netvibes, iGoogle, ou Microsoft et Mac. Vignette propose aussi de tels mashups pour apporter des possibilités de géolocalisation aux utilisateurs.

Les meilleurs systèmes de gestion de contenu Open Source

Si votre entreprise est à la recherche d’un bon outil de gestion de contenu, il est plus que probable que celui qui sortira vainqueur de la sélection sera Open Source. Pourquoi choisir un outil Open Source ? Quels sont les meilleurs outils du moment et comment les choisir ?

Que votre site Web dynamique soit commercial ou communautaire, sa création et sa gestion demanderont une grosse somme de travail. Vous devez non seulement penser à définir son apparence mais aussi à le faire évoluer en enrichissant régulièrement son contenu. En outre, vous devez penser à gérer les différents utilisateurs et contributeurs en modérant l’information publiée… Heureusement des systèmes de gestion de contenu (CMS ou en anglais Content Management System), ont été développés pour nous faciliter la vie.

Avantages d’un CMS

Les avantages de l’emploi d’un outil CMS sont connus depuis des années. En premier lieu, ils permettent de distinguer la forme du contenu. Ceci est primordial à comprendre. Si vous désirez donner aux véritables détenteurs de l’information les moyens de publier eux-mêmes du contenu, comment procéderez-vous si ceux-ci ne sont pas techniciens et/ou informaticiens ? La plupart des CMS permettent à tous de publier de l’information. Il faut simplement comprendre par là que ce n’est plus l’informaticien qui endosse à lui tout seul la double casquette de créateur et de mainteneur du contenu. Le deuxième avantage est le travail collaboratif : plusieurs personnes peuvent sans problème travailler sur un même document. Évidemment, vous ne voulez sans doute pas que tout le monde soit autorisé à publier de l’information.
Un CMS fournit parfois – mais pas toujours – un moyen d’autoriser ou non une publication suivant un processus bien défini. C’est ce que l’on nomme une chaîne de publication (workflow en anglais). Le contenu est également structurable de manière plus ou moins sophistiquée. Un contenu est ainsi relié à un type de document et à sa forme, qui est ainsi automatiquement générée (blog, forum, document interne, FAQ, etc.). Enfin, et c’est un critère que nous trouvons fort important en entreprise, il est souvent nécessaire de tracer l’historique des versions ou au minimum de dater chaque révision.

Les 10 commandements des CMS
Aucun CMS n’est universel : en fonction de ces questions, vous trouverez l’outil qui correspond à vos besoins.
1. Qui utilise ce CMS ? (références en matière d’hébergement, de sociétés externes de services, de sociétés utilisatrices).
2. Le forum lié à ce CMS est-il dynamique ? Posez des questions précises sur celui-ci pour en prendre la température. Plus la taille de la communauté est grande, plus la pérennité de l’outil est assurée.
3. Quel est le nombre de plug-ins et de templates disponibles ? Sont-ils de bonnes qualités ?
4. L’interface est-elle paramétrable en fonction du niveau de l’utilisateur ? L’interface est-elle suffisamment simple par rapport au plus bas niveau de technicité des contributeurs ?
5. Vous avez besoin d’un workflow simple ou complexe ?
6. Vous voulez que l’outil s’intègre à votre annuaire d’entreprise ?
7. Quel est le nombre de mise à jour par année de l’outil ? Avez-vous besoin d’une société externe de services pour intégrer le CMS à votre métier, ou bien disposez-vous d’un développeur en interne ?
8. Les utilisateurs auront-ils besoin d’un training ? Ou l’outil est-il suffisamment simple pour n’exiger que très peu d’apprentissage ?
9. Avez-vous besoin d’une traçabilité impliquant le contrôle permanent des versions ?
10. Avez-vous besoin d’une certification ?

L’accès au code source peut être essentiel

Le CMS Open Source possède néanmoins un gros avantage sur son Alter ego commercial. Une licence gratuite ? Non. Ce système sera en effet gratuit et vous avez la garantie, de par la licence GPL, que cela restera ainsi. Mais cette gratuité est toute relative. L’entreprise doit être consciente qu’il s’agit avant tout d’un investissement. Il est en effet clair que, bien souvent, il est nécessaire d’adapter le CMS au métier du client. Il faudra donc procéder à des « retouches » qu’une société de services spécialisée pourra vous fournir clés en main. Un système de gestion de contenu, par sa nature même, requiert une part importante d’adaptations spécifiques et avec un CMS Open Source vous avez accès au code source, et vos propres développeurs peuvent réaliser des fonctions nouvelles, telles que définir un nouveau type de contenus, directement dans le code, une chose qui n’est pas possible avec des outils propriétaires.
De plus, en cas d’appel à une société externe, vous pourrez vous adresser directement à votre fournisseur pour résoudre un problème. Cette aide n’est en revanche pas assurée lorsqu’il s’agit de formuler sa demande sur un forum public. Le support et l’ajout potentiel d’un module spécifique à destination de votre métier représentent des atouts. Le retour sur investissement d’une telle solution devrait s’effectuer rapidement. En effet, avec un CMS, ne perdons pas de vue que cette technologie retombe directement sur l’organisation de l’entreprise. Vous ne pouvez qu’y gagner en productivité car la décentralisation qui accompagne son implémentation décharge les informaticiens et autres techniciens de tâches répétitives et peu valorisantes. Néanmoins, il est certain que choisir une solution basée sur des standards comme XML, PHP / java ou MySQL est un gage de pérennité.

Une nécessaire adaptation métier

Chaque métier est particulier. Vous devrez vérifier que le CMS couvre bien vos besoins et qu’il peut s’intégrer à votre existant.
Par exemple, si vos utilisateurs sont gérés dans un annuaire LDAP, est-ce que le CMS peut interroger cet annuaire pour identifier vos utilisateurs ? Si vos besoins ne sont pas à 100 % couverts par les plug-ins existants, avez-vous la compétence en interne pour en développer un nouveau – en PHP ou autres –, ou devez vous faire appel à une société externe de services ? Si votre solution est basée PHP, elle sera moins onéreuse à administrer qu’un serveur J2EE. Mais encore faut-il tenir compte du nombre de mises à jour par an. En effet, la dynamique d’un projet Open Source présente aussi son revers de la médaille : le coût de la mise à jour.
Votre hébergeur actuel peut-il accueillir votre CMS ? Quel est le niveau de compétence informatique de vos détenteurs de contenu ? Si celui-ci est faible, voire inexistant, vous devez prévoir l’interface la plus simple et la plus conviviale possible : vous devez encourager à publier l’information, même si cela doit se faire au prix de la réécriture de l’interface pour l’adapter à la charte d’interface communément utilisée au sein de votre organisation. Mieux : certains CMS permettent de personnaliser l’interface en fonction du niveau de contribution.
Si vous avez des besoins sophistiqués au niveau du workflow vous choisirez Drupal ou eZpublish ; si vos rôles sont figés, vous choisirez des outils tels que Spip.

Les principaux CMS

Drupal - http://drupalfr.org/
Drupal, sous licence GPL, est utilisé par la communauté Linux Ubuntu. Il fait appel à PHP, MySQL ou PostgreSQL, et Apache. Sa grande force est sa richesse fonctionnelle : il existe plus de 1 500 modules et beaucoup de choses sont couvertes sans devoir écrire la moindre ligne de code. Il s’adaptera à votre annuaire d’entreprise LDAP, est très stable et est supporté par une très large communauté. Mais sa prise en main n’est pas si faciles en raison de son concept de « nœuds » pour structurer l’information.

eZpublish - http://ezpublish-france.fr/
Il existe un grand nombre d’entreprises françaises qui ont parié sur ce CMS, sous licence GPL (PHP/MySQL/Apache). Un des points forts de ce CMS est la possibilité d’étendre les types de contenus sans avoir à écrire une seule ligne de code. Sa grande force est de se baser sur un framework de développement pour réaliser des applicatifs métier. Il pousse le concept du « tout est objet » – un peu comme Plone – en faisant de chaque contenu un objet et en lui appliquant toutes les méthodes disponibles (comme versionning, droits d’accès et workflow). En outre, il possède un système de contrôle de versions et un workflow modulable. Enfin, il existe des connecteurs pour OpenOffice, mais aussi Word, Lotus Notes, Navision ou même SAP. Et si sa communauté est beaucoup plus restreinte que Drupal, un grand nombre de sociétés de services externes le supporte.

Joomla - http://www.joomla.fr/
Joomla, CMS open source sous licence GPL, est lui aussi écrit en PHP et utilise une base de données MySQL. Joomla dérive du CMS Mambo (suite à un différend entre développeurs), mais c’est Joomla qui aujourd’hui a pris le dessus sur Mambo. Joomla est un CMS idéal pour une petite entreprise ou les utilisateurs qui veulent un site robuste à l’apparence professionnelle, simple à déployer et à utiliser. Avec Joomla, vous disposez d’une grande flexibilité d’affichage de votre contenu, vous pouvez changer dynamiquement de styles de contenu en quelques clics : la construction se base sur des modèles déjà codés parmi lesquels ont peut choisir, que l’on peut personnaliser ou créer de toutes pièces. Vous pouvez paramétrer et personnaliser l’aspect de votre site à partir de l’interface d’administration, tout le contenu étant placé dans le corps principal de votre template. Il est possible d’enrichir son Joomla grâce à de nombreux composants, modules et hacks d’autres développeurs. Avec Joomla vous disposez d’une mise en œuvre quasi-immédiate avec une administration en français. La communauté francophone est importante et vous disposez de nombreuses extensions (panier d’achat, forum, galerie d’images, etc.). Joomla est performant au niveau de la gestion des utilisateurs via la création des comptes et la gestion efficace des droits de chacun (attribution des rôles, gestion et validation des articles et du contenu, etc.).

Plone - http://plone.org/countries/fr
Plone est un CMS Open Source sous licence GPL qui est conçu au-dessus du framework applicatif CMF de Zope. Plone possède nombre de qualités à commencer par sa modularité. Il reconnaît les workflows, gère parfaitement les rôles et les utilisateurs et vous pouvez aller bien au-delà du CMS classique avec cet outil. Pourtant sa principale force est aussi son plus gros défaut : il s'appuie sur Zope qui lui-même se fonde sur Python. Or, il sera plus difficile pour une entreprise de glaner les talents d’un bon programmeur Python plutôt que ceux d’un développeur PHP ou même java. Résultat des courses : il est moins répandu.

DotNetNuke - http://www.dotnetnuke.fr/
Des technologies Microsoft en Open Source. Oxymore, pensez-vous ? Et bien, non, il existe bien un système CMS basé sur ASP.NET totalement Open Source. Il se nomme DNN (Dot Net Nuke). Ecrit en VB.NET pour la plate-forme .NET de Microsoft, le CMS se compose d’une série de modules livrés prêts à l’emploi, lesquels permettent de bâtir des sites professionnels. D’autres modules peuvent être écrits dans le même langage ou en C# et sont accessibles gratuitement ou mis en vente sur différentes plates-formes. Plusieurs centaines de modules complémentaires sont d’ores et déjà disponibles. Fondée par Shaun Walker en 2002, la Communauté DNN compte environ 500 000 membres dans le monde entier. La communauté française a été fondée en mai 2004, notamment pour proposer une meilleure traduction de la plate-forme. Notons que Gilles le Pigocher, webmaster du site linformaticien.com (lequel est réalisé en DotNetNuke) est l’un des principaux membres de la communauté dotnetnuke.fr, ayant notamment participé au développement d’un module de commerce électronique Store 2.1.0 désormais validé au niveau international. Une centaine de sites francophones professionnels fonctionnent sous cet environnement. Le site de L’Informaticien est aujourd’hui l’un des plus importants en termes de trafic. (en attendant la nouvelle version à venir avec le printemps).

Spip/Agora - http://www.spip.net/fr et http://www.agora.gouv.fr/
Spip, CMS open source français, est utilisé par un grand nombre d’associations, mais aussi par des entreprises pour gérer leur site Web. Sa communauté est très active et publie plusieurs versions par an. Ses références sont en béton – en milliers – et s’expliquent par sa simplicité d’utilisation. Cependant, nous trouvons ce système trop court pour les entreprises qui veulent un système de contrôle de version et un workflow modulable. Agora, développé par des services du gouvernement français (le SIG, l’ANPE, le ministère de l’Emploi de la Cohésion sociale et du Logement, la DGME et le ministère des Affaires étrangère), est un fork lui aussi sous licence GPL.

Typo3 - http://www.typo3.fr/
Typo3, Open Source, est d’origine danoise, son père se nomme Kasper Skårhøj. Ce CMS est d’une très grande richesse fonctionnelle (gestion des droits, gestion des contributions, cache, habilitations, manipulation d’images, gabarits, etc.). Il possède aussi d’excellentes et de nombreuses références, comme le site Internet de la Cnil. Dans typo3, une page est composée de zones dans lesquelles vous pouvez saisir du contenu. Chaque zone peut bénéficier d’un traitement graphique particulier. Le point faible de cet outil formidable est sa prise en main. Le langage de template de Typo3, qui se nomme typoscript, possède une logique particulière, qui ne peut s’apprendre en quelques heures…