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Gestion de contenu : l'archivage dynamique
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 Tendances
LES NOUVEAUX PILIERS DE LA GESTION DE CONTENU
par Bertrand Garé
Les outils aujourd’hui dits d’ECM (Enterprise Content Management) n’ont plus rien à voir avec nos anciens logiciels de gestion documentaire. Enrichis de fonctions d’archivage, de gestion des processus et de workflow, de modules de reconnaissance d’écriture et de lecture automatique de documents, ils s’imposent comme des solutions stratégiques par leur approche globale du traitement des documents et des informations de l’entreprise.
Le renouvellement des outils de gestion documentaire s’accélère d’année en année. D’outils parcellaires prenant en charge une partie seulement du cycle de traitement d’un document, les suites actuelles essaient de devenir globales pour offrir des fonctionnalités sur tout le cycle de vie du document et de l’information dans l’entreprise. Cette transversalité nouvelle augmente l’intérêt stratégique de ces suites leur permettant de devenir des outils structurants de l’organisation de l’entreprise.
 Pour Laurent Le Foll, vice-président marketing du Groupe Ever, l’ECM est un outil structurant dans l’organisation des entreprises.
La diversification des contenus couverts ont accéléré une convergence des architectures des solutions de gestion de contenu vers une architecture quasi standard s’appuyant sur trois éléments : J2EE, XML et SOAP. Cette uniformisation des architectures a permis de plus une maturation rapide des solutions se tournant vers des ajouts fonctionnels plus que vers des innovations sur les soubassements technologiques. Le choix de cette plate-forme permet aussi des intégrations plus aisées avec des outils complémentaires comme ceux d’OCR/LAD (Lecture Automatisée de Documents) ou pour l’archivage. Pour la restitution, l’interface est le portail qui joue le rôle de fédérateur des informations, qu’elles proviennent de sources structurées (bases de données) ou non structurées (Internet).
L’aspect organisationnel : moteur de l’évolution de la GED
Les apports dans l’organisation fournis par les outils de gestion documentaire proviennent principalement de l’ajout de fonction de Workflow ou de gestion des processus (Business Process Management ou BPM). Ceux-ci permettent d’automatiser le cheminement des documents dans l’organisation de l’entreprise. Ce cheminement entre dans le cadre plus large du cycle de vie du document. Celui-ci passe par plusieurs étapes : sa création, son utilisation, son archivage et sa « mort » lorsqu’il a perdu son utilité métier. Cette vision programmée de la vie du document explique les apports actuels dans les solutions de gestion documentaire : les processus et l’archivage.
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Provenant des outils d’intégration de système, le BPM autorise une fluidification de la transmission des documents entre utilisateurs mais aussi entre applications diverses.
En aval, le développement des contraintes réglementaires et les besoins de traçabilité des documents servent de moteur aux développements de solutions conjointes d’archivage des documents de plus en plus puissantes.
 Fabrice Sollami préconise des solutions d’archivage dynamique pour la gestion de documents.
En amont, les solutions profitent de la maturité des solutions d’acquisition de documents qui suit la tendance lourde de dématérialisation des documents de l’entreprise.
Magali Noël, directrice marketing chez Itesoft le confirme : « Les solutions de ce type se généralisent et ce dans tous les secteurs d’activité. La maturité des outils les y aident. »
Ainsi, les outils permettent désormais de reconnaître l’écriture cursive sur certains documents manuscrits. L’intégration de ces outils s’est également améliorée. Itesoft a développé un partenariat étroit avec l’ERP GEAC qui utilise sa solution pour étendre ces fonctions de gestion documentaire.
L’offensive des constructeurs
Longtemps cantonnés aux services généraux pour leur offre, les constructeurs de copieurs se lancent sur le marché attractif de la gestion documentaire. Pour augmenter la valeur de leur offre matérielle, ils adjoignent des améliorations logicielles. Canon, Toshiba et Ricoh offrent des solutions légères, mais complètes, par des partenariats ou des logiciels propriétaires. Xerox joue aussi cette carte tout en poussant en avant son offre de conseils.
Des spécialistes des matériels bureautique, comme Ikon étaient déjà installés sur ce créneau et voient débarquer ces poids lourds dans leur pré carré. Tous partent cependant de leur offre de location évolutive pour proposer des réductions de coût du poste impression. Dans un deuxième temps, ils proposent aux clients de profiter des économies réalisées pour s’équiper de solutions plus ou moins légères et ouvertes de gestion documentaire ou de dématérialisation en axant leur solution vers le partage des documents. Cet aspect collaboratif est aussi à l’honneur dans les autres solutions de gestion documentaire. Allons-nous assister à un nouveau phénomène de regroupement entre les outils collaboratifs et ceux de la gestion de contenu ? Des logiciels comme Sharepoint de Microsoft ou Workplace d’IBM vont dans cette direction. À suivre !
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Expérience
Arjo fait place nette en dématérialisant
Par Bertrand Garé
Société en forte croissance, la société Arjo n’arrivait plus à gérer les archives papiers de sa structure. Elle s’est donc décidée à dématérialiser ses documents pour pouvoir les archiver. À la réflexion, elle a souhaité élargir le projet pour se doter d’une véritable solution de gestion documentaire.
 Hans De Smet : « Nous avons supprimé près de 23 mètres linéaires d’armoires avec la solution… »
De manière classique, un groupe de travail a été mis en place pour cadrer les besoins, en particulier, ceux des employés nomades sur le terrain, avec pour objectif de mettre en place un « bureau sans papier ».
Déjà client de Canon, pour les copieurs, le groupe de travail a été approché pour le renouvellement de ces matériels. La nouvelle génération d’outil proposée répondait à ces besoins. Une démonstration des possibilités a fini d’emporter la décision. Hans De Smet ajoute : « Nous étions déjà partenaires et le logiciel nous a semblé très convivial, pas trop lourd à mettre en place et facile d’utilisation. »
Après étude interne, la solution a été mise en place. Elle se compose de quelques scanners de table et de l’installation d’IW Document Manger de Canon, en version groupware sur les postes. Le logiciel fonctionne comme un explorateur. Un gestionnaire de scanner a été installé sur un PC à côté des scanners. L’outil autorise aussi la reconnaissance de caractère par zone, pour les factures par exemple.
Un impact sur l’organisation et la méthode de travail
L’utilisation des nouveaux outils a tout de même sérieusement influencé l’organisation et la méthode de travail de l’entreprise. Ainsi, pour s’adapter au lecteur d’OCR, il a fallu changer l’en-tête des papiers à lettre. Les dossiers numérisés doivent désormais suivre un ordre chronologique pour correspondre à l’ordre automatique de classement. Il a fallu aussi changer certaines habitudes. Par exemple, éviter d’utiliser des agrafes et garder des documents propres ce qui peut se révéler contraignant pour certains collaborateurs ! La solution mise en place a permis à l’organisation d’évoluer et de travailler désormais par zones ce qui facilite le service au client.
Des retours satisfaisants
Hans De Smet est satisfait de la solution mise en œuvre : « En service depuis plusieurs mois, la base de données grandit bien et les armoires se vident ! De plus, les premiers retours sont positifs sur la facilité d’utilisation de la solution qui évite, aujourd’hui, les opérations de rangements, de tris ou de photocopies. Les recherches sont désormais efficaces en peu de temps ». Pour encore mieux comprendre le gain de la solution, Hans De Smet ajoute : « Nous avons supprimé près de 23 mètres linéaires de documents et le nombre d’armoires qui les contenaient ! »
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Services publics
La GED contribue à l’administration électronique de demain
Par Bertrand Garé
Pour beaucoup, l’Administration est synonyme de paperasse et de temps perdu en démarches et formulaires multiples à remplir. Cette image vieillotte et négative évolue avec les efforts apportés par les différents gouvernements sur la mise en œuvre d’une administration électronique efficace. Dans ce processus, la gestion de contenu et la dématérialisation sont en pointe avec un penchant vers des solutions Open Source. Celui-ci est cependant moins marqué qu’il n’y paraît. Certaines administrations reviennent même à des solutions du marché.
Fustigée par les assurés et moquée par les humoristes, l’Administration essaie de changer son image auprès des usagers. Cette mutation est de plus nécessaire face au phénomène de « Papy Boom », le départ de nombreux fonctionnaires parvenus à l’âge de la retraite, et l’instauration de la LOLF, qui touche à l’organisation des méthodes de travail de l’Administration. Ce contexte s’accompagne d’une politique volontariste vers une administration profitant des avantages d’Internet : rapidité et coûts abaissés. Dans les solutions mises en œuvre, les outils de gestion documentaire prennent une place importante.
La GED au cœur de nombreux projets
 Magali Noël est en charge du marketing chez Itesoft, un éditeur de LAD très présent dans le secteur social.
Magali Noël, directrice marketing d’Itesoft souligne que « aujourd’hui le client ou l’usager veut faire connaître son point de vue, que ce soit sous forme de courrier ou de message électronique ».
De ce point de départ, avec pour point d’entrée l’acquisition des documents, les solutions se sont étendues pour arriver à des solutions complètes pour aboutir au projet d’aujourd’hui de dossier unique pour les patients ou les assurés sociaux. La mise en œuvre s’accompagne de fortes contraintes normatives, et ce, partout en Europe. Ces règlements demandent aussi une véritable traçabilité des dossiers. La Grande-Bretagne ou l’Allemagne ont déjà mis en œuvre des réglementations sur le Record Management (lire notre article Tendances).
Cette traçabilité s’étend aux échanges électroniques par mail avec des projets importants sur la gestion des courriers électroniques. Ainsi, Akio Software, un spécialiste de la gestion des mails, vient de mettre en place une solution de « chat » professionnel pour EDF, afin d’améliorer la relation avec les usagers et utilisateurs des solutions du fournisseur d’énergie fraîchement entré en bourse. Ces solutions s’imposent du fait du volume croissant des échanges par ce canal, comme le souligne Fabrice Sollani d’EMC Documentum.
Le parti pris de l’Open Source ?
 Chantal Faure d’Euriware voit les technologies Open Source comme encore émergentes, dans le secteur public.
Chantal Faure, d’Euriware est moins catégorique : « Le phénomène est émergent. En tant qu’intégrateur nous travaillons avec tout le monde. » Fabrice Sollani a un autre point de vue : « Nous ne rencontrons ce type de plate-forme que lorsqu’un intégrateur y voit une carte à jouer pour emporter le projet. Nous ne les rencontrons pas si souvent que ça. Mais il faut dire que si nous nous intéressons au secteur public, ce n’est pas un secteur où nous sommes très présents. » On le voit, rien n’est acquis !
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Expérience
Le Centre des Monuments Historiques capitalise sur son intranet
Par Bertrand Garé
Le ministère de la Culture a été l’un des premiers ministères français à faire un choix sans ambiguïté sur l’Open Source. Quand le projet s’est étendu au Centre des Monuments Historiques, il a été décidé de capitaliser sur les choix technologiques antérieurs en l’occurrence Zope et la plate-forme CPS de Nuxeo, pour créer un intranet collaboratif. À la clé : une cohérence accrue de la gestion documentaire dans la production des documents et des fonctions très nombreuses d’accès à des informations unifiées.
 © Alain Lonchampt
Arnaud Lefevre, directeur des opérations chez Nuxeo, précise que « l’objectif était de créer un véritale espace de travail sur un intranet collaboratif dynamique pour que les agents aient tous accès aux documents produits via un portail, et ce, quelle que soit la source comme des documents bureautiques ou des fichiers HTML ». Rédigé conjointement, le cahier des charges et les spécifications étaient très stricts pour un paramétrage précis. Cette précision a évité des développements spécifiques trop lourds.
Le Centre des Monuments Historiques en chiffres
Établissement public sous tutelle du ministère de la Culture, le Centre des Monuments Historiques gère et anime plus de 100 monuments nationaux. Son action est menée en concertation avec les directions régionales du ministère, les collectivités territoriales et les réseaux d’institutions culturelles. Le projet a été réalisé pour les 1 500 collaborateurs du Centre répartis sur tout le territoire national. Son budget est de 66,5 millions d’euros alimenté par ses propres ressources (billeterie, édition, manifestations…). Il accueille près de 8,5 millions de visiteurs par an.
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Un projet simple à mettre en œuvre
Arnaud Lefevre le constate : « Le projet n’était pas très compliqué, le plus difficile a été la phase de conduite du changement qui est en cours. Techniquement, les documents sources sont saisis dans l’interface et sont intégrés sur le serveur d’application où se trouve la gestion des processus. Au final, les documents sont normalisés sous PDF, mais chacun peut créer des documents avec l’outil de son choix. Il y a d’ailleurs de l’Open Office comme du format Microsoft disséminés un peu partout ». Catherine Vergriete, directrice de la communication du Centre des Monuments Historiques ajoute : « Notre choix était motivé tout d’abord par la rapidité de mise en œuvre de cet outil. »
Si le volume de documents n’est pas important (environ 50 Go), la solution n’est cependant pas limitée sur ce point. « Nous avons la compétence pour gérer des volumes bien plus importants et la solution ne connaît pas de limitation de volumétrie », assure Arnaud Lefevre.
L’un des avantages de la solution est, du fait d’une mise en ligne simple, de désengorger les messageries et les réseaux consacrés à cette activité. Véritable outil fédérateur, l’intranet mis en place propose même des services de self-service de relations humaines en étant couplés à des processus pour les notes de frais ou les demandes de congés. Le système met aussi à disposition une base de connaissance des procédures internes et juridiques.
CPS en bref
La plate-forme CPS (Collaboration Portal Server) est une solution Open Source pour construire des applications de gestion de contenu d’entreprise. Elle repose sur le serveur d’application Zope et le langage de programmation Python. Pour plus d’éléments sur le projet CPS : http://www.cps-project.org
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Open Source
Choisir une solution « libre » de gestion de contenu
Par Henri Gillarès-Calliat
La plupart des entreprises qui ont du mal à administrer leurs sites et contenu se trouvent confrontées à l’offre pléthorique des éditeurs de CMS. Offre souvent inadaptée à leur demande. Face aux produits classiques propriétaires se développe une offre Open Source qui ouvre la voie à du « sur-mesure » tout en restant financièrement acceptable.
Les entreprises revendiquent une indépendance totale quant à la gestion et à la mise en ligne des contenus du site dont elles ont la charge. Dans ce contexte, les outils de gestion de contenu « Content Management System(CMS) » constituent désormais une réponse à ce besoin. Le principal intérêt des CMS est de distinguer le contenu et le contenant et de faciliter l’adéquation entre la masse d’information de l’entreprise et la diversité des canaux de diffusion qui devront véhiculer cette information.
Aujourd’hui, d’une part, les petites et grandes entreprises peinent à gérer le contenu de multiples sites Web. D’autre part, les produits CMS actuels ne facilitent pas tous la gestion multi-site et, force est de constater, qu’aucun fournisseur ne propose la solution universelle valable pour toutes les entreprises. Pour tenter de répondre à ce besoin, les « poids lourds » du secteur s’appellent Documentum, OpenText, Stellent, Vignette. Les principaux produits CMS à code source libre continuent à évoluer ; ce sont par exemple Plone, OpenCms, Zope et Midgard… Avec ces solutions, comme le souligne Jean-René Vidaud, directeur des opérations d’Ingeniweb, on sort du modèle avec versement de royalties que l’on règle chaque année à l’éditeur. De plus poursuit-il, « on dispose du code source, ce qui constitue un gage d’évolutivité et de pérennité ».
Dans ce contexte, toutes les entreprises n’ont pas les mêmes attentes. On distingue généralement deux grandes catégories de projets Web. D’une part les projets tactiques qui consistent à mettre en oeuvre, rapidement et à moindre coût, des sites répondant à des besoins précis et relativement standard : intranet de projet, site institutionnel ou événementiel, etc. D’autre part, les projets dits « d’infrastructure », visant à construire un socle technique commun à l’ensemble des projets de gestion de contenu de l’entreprise.
Pour les premiers, une multitude de progiciels clés en mains qui possèdent tous une philosophie propre et une couverture fonctionnelle très variable, sont disponibles sur le marché. De nombreux CMS Open Source standard répondent parfaitement aux besoins des projets tactiques et leur mise en œuvre est souvent accessible aux non-informaticiens. En revanche, les projets d’infrastructure sont élaborés à partir de CMS aux fonctionnalités étendues qui requièrent pour leur intégration des compétences techniques affirmées.
Un Livre blanc analyse 15 outils
Pour obtenir les éléments d’un choix objectif et afin de répondre à l’un de ses grands clients, Axidéa Conseil et Technologie (axidea.com) vient de publier un Livre blanc passant au peigne fin 15 outils de CMS. Celui-ci est né de la nécessité de répondre au souhait de la Cnam pour l’Assurance Maladie en ligne (l’AMeli). La Cnam voulait à la fois confirmer sa présence sur le Web, rendre son portail accessible aux personnes handicapées et développer les services auprès de ses publics. Le portail actuel (www.ameli.fr) mis en ligne en 2002 était parvenu à un seuil de développement critique ne permettant pas de supporter les évolutions nouvelles : développement des services, stratégie de marque, accessibilité. Sur le plan technique, l’Assurance Maladie a exprimé cinq grands enjeux qui sont également ceux de nombre d’entreprises : pérenniser l’infrastructure ; garantir la disponibilité des services ; répondre aux évolutions fonctionnelles ; répondre à l’accroissement du trafic ; utilisation maximale de logiciels libres.
Comme le souligne Franck Bresson, directeur technique d’Axidéa, l’un des éléments fondamentaux dans le choix de la solution est sa capacité à évoluer vers une solution « accessible » dans le temps. Il poursuit en indiquant que le travail fondamental consiste à proposer un produit de création de contenu capable d’assurer la pérennité de l’accessibilité du portail. Cela se traduit notamment par la capacité de l’outil à intégrer un éditeur Wysiwyg « amélioré ». On ajoutera un autre élément fort du projet : la capacité de la plate-forme à proposer des services externes. La solution n’est pas qu’un simple CMS, mais aussi un portail au sens large du terme ; il peut agréger des contenus de sources différentes en tenant compte des plus grands standards W3C : Web Services, XML, DOM, SOAP.
Au-delà de cette capacité fonctionnelle à évoluer, la solution devra être multi-serveur pour faciliter la mise en place et l’augmentation du nombre de serveurs en cas d’accroissement sensible de la fréquentation et de l’utilisation des services associés. Un système de gestion de contenu permet de collecter, gérer et publier de l’information et des services. Ce système s’appuie généralement sur une infrastructure légère, modulaire et ergonomique. À cet effet, la plupart des produits offrent des services accessibles par le navigateur Web.
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Compromis technique
La mise en œuvre d’un système de gestion de contenu est le résultat de plusieurs compromis techniques et organisationnels. La communication des contenus doit s’appuyer sur un processus de validation qui nécessite un travail de collaboration. La ré-utilisation des données privilégie la manipulation de données structurées, la grande majorité des documents élaborés étant de type bureautique. La plate-forme utilisée permet de s’adapter à différents besoins, qu’il s’agisse de gestion de processus, de workflow ou de gestion documentaire. Le système peut évoluer pour s’adapter aux changements et réorganisations nécessaires. Un système de gestion de contenu peut être défini comme une solution de gestion d’informations au format électronique destinée à différents médias. Ce système doit assurer la cohérence de l’information en offrant des outils qui permettront l’accès aux informations des acteurs autorisés et quelle que soit l’étape du cycle de vie de l’information.
Choix et implémentation
Le choix et l’implémentation d’un système de gestion de contenu (CMS) représente l’un des projets les plus complexes abordé par l’entreprise. Avec des coûts, souvent non négligeables, il est essentiel que le bon CMS soit choisi. Avec autant d’éditeurs, de produits (propriétaires ou Open Source) disponibles, il peut être très difficile de comparer les solutions entre elles. La préparation ainsi que l’approche rigoureuse du processus d’évaluation sont donc primordiales.
Les rédacteurs du Livre blanc n’ont pas fait d’hypothèses de départ concernant le type de structure (entreprises, collectivités, associations…) à même de se doter d’un CMS. En effet, quelle que soit la taille de la structure, ce sont d’abord les besoins en termes de fonctions du CMS qui priment. Le nombre d’utilisateurs du CMS (dans la structure et hors de celle-ci) n’intervient que dans un deuxième temps.
Quels critères de choix ?
Quels sont les critères à retenir ? D’abord les fonctionnalités CMS, mais aussi l’évolution et la pérennité, l’outil Framework, la connectivité, l’interopérabilité, les standards ainsi que les fonctionnalités du portail, le support, les applications additionnelles. L’administration, l’accessibilité, le moteur de recherche ainsi que des critères d’ouverture du code ont été examinés avec une attention particulière dans le Livre blanc. À cela viennent s’ajouter les fonctionnalités intrinsèques que l’on s’attend à trouver dans un CMS. Ce dernier est un outil de gestion de contenu, sous toutes ses formes. Il est composé de nombreuses fonctionnalités comme la séparation forme/contenu qui constitue un besoin indispensable !
Le CMS doit pouvoir gérer le contenu propre et, par ailleurs, proposer sa présentation spécifique (HTML, XML, PDF…). Il gèrera l’intranet et le site Internet ; il concerne l’entreprise dans sa globalité ; un éventail de contenu sera édité et mis à disposition à l’aide du CMS.
Il n’existe aucune liste idéale de critères de choix pour un système de gestion de contenu, chaque structure ou organisation ayant des besoins spécifiques et souvent uniques. Il est toutefois possible de grouper les éléments en quelques grandes catégories : développement, installation et configuration du CMS ; création du contenu ; gestion de contenu ; présentation et publication de documents ; administration du CMS ; évolutivité du CMS. Cette liste couvre le cycle de vie d’un système de gestion de contenu, de la création à l’exploitation.
Applications additionnelles
Les applications additionnelles permettent, souvent à moindre coût, de rajouter rapidement des fonctionnalités à l’outil. Nous parlons ici plutôt de modules ajoutés au Front Office afin d’enrichir les fonctionnalités du site pour les visiteurs. Ces fonctionnalités peuvent, par exemple, consister en les modules suivants : sondages, questionnaires, quiz, FAQ, plan du site, forum, chat, etc.
Enfin, pour faciliter la lecture, le Livre blanc d’Axidéa met en évidence les points forts et les points faibles de chaque produit examiné. C’est synthétique et clair.
Coût et dimension de projet
 Stéfane Fermigier, de Nuxeo
 Franck Bresson, directeur technique d’Axidéa et rédacteur du Livre blanc.
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