Préparez vous à Windows Vista & Office 2007

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Préparez-vous aux déploiements de Windows Vista et Office 2007
Par Loïc Duval - copyright l'Informaticien, tous droits réservés

La technologie SideShow équipera une nouvelle génération de portables.
L’an prochain, les entreprises – même les plus petites – devront affronter l’un des déploiements les plus lourds de ces dernières années en adoptant les nouveaux Windows et Office. Si, techniquement, Microsoft a tout fait pour simplifier les opérations, cette double migration représente un challenge humain et organisationnel qu’il vaut mieux appréhender et anticiper dès maintenant.

Vista et Office arriveront en janvier 2007 dans les magasins, mais dès novembre 2006 dans les programmes entreprises de Microsoft. À chaque mise à jour des applications Microsoft se pose l’inévitable question de la migration. Une question d’autant plus complexe que Microsoft a synchronisé la sortie de ces deux « vaches à lait ». Évidemment, toutes les entreprises ne sont pas contraintes de migrer, et toutes ne sont pas obligées d’envisager la migration conjointe de Windows et d’Office. Il s’agit là de deux migrations lourdes aux multiples répercussions sur le budget de l’entreprise, sur son organisation, sur l’évolution technologique de son parc de PC et sur son infrastructure informatique ; et plus que pour n’importe quelle autre migration Office/Windows jusqu’ici réalisée, des répercussions sur la perception humaine des changements qui en découlent et donc nécessairement la gestion des réticences d’une partie du personnel.
Cette multiplicité des challenges peut conduire les entreprises à ne pas opter pour cette double migration et en privilégier une par rapport à l’autre, en fonction de ses objectifs prioritaires : le renforcement de la sécurité ou l’évolution de sa gestion de l’information. Car le déploiement d’Office ou de Vista découle de nécessités différentes, mais qui peuvent se montrer complémentaires.

Pourquoi migrer ?

Rappelons rapidement les points qui peuvent motiver une migration vers Vista ou Office. D’une manière générale, s’il fallait résumer en 4 points les challenges de toute entreprise – que ce soit une TPE ou une entreprise internationale – face à son système d’information, on retiendrait à coup sûr :

• l’amélioration de la sécurité dans un univers où la cybercriminalité a désormais atteint ses objectifs d’engendrer plus d’un million de dollars par jour, soit autant que la drogue ;
• la diminution des coûts opérationnels. C’est une invariable constante qui mène tout un chacun à économiser le moindre centime et parfois se jeter dans l’Open Source à l’aveuglette, sans réfléchir aux réels bénéfices et inconvénients à long terme, parfois au détriment des principes de consolidation, de virtualisation et de rationalisation ;
• l’amélioration du taux d’utilisation, autrement dit, améliorer la productivité de chacun et l’efficacité du groupe à travers une utilisation plus systématique, plus collaborative et plus obligatoire du SI ;
• l’amélioration de la réactivité de l’entreprise sur ses marchés, face à sa concurrence et à ses partenaires.

À bien y regarder, les deux premiers points conduisent à l’adoption de Vista, et les deux derniers à celle d’Office 2007. En matière de sécurité, Windows Vista constitue une avancée notable sur Windows XP. Le logiciel intègre de nouvelles défenses (Windows Defender, pare-feu bidirectionnel, IE7 en mode protégé qui virtualise toutes les formes d’infiltration souhaitées comme indésirables), impose un fonctionnement utilisateur sans privilège, permet (en association avec Longhorn Server) une mise en quarantaine des PC nomades avant leur connexion réelle au réseau de l’entreprise (le temps de vérifier l’état de la machine et de ses protections).
En matière d’administration et de maintenance, l’adoption de Windows Vista contribue à diminuer les coûts généraux de fonctionnement. Son nouveau modèle de développement WinFX ouvre la voie à une nouvelle génération d’applications Windows. Et la présence de Virtual PC Express permet d’envisager la migration de postes anciens, jusqu’ici maintenus tels quels pour des questions de compatibilité.
En matière de productivité personnelle, d’efficacité de groupe comme de réactivité de l’entreprise, le nouveau Microsoft Office System 2007 invite les entreprises à imaginer de nouveaux scénarios et fournit toutes les briques fondamentales pour les réaliser. En ce sens, le nouvel Office est bel et bien révolutionnaire, puisque son adoption a potentiellement un impact organisationnel majeur sur le fonctionnement de l’entreprise et la gestion de son savoir.

Office & Vista : un duo inséparable ?
C’était probablement « marketinguement » parlant inévitable… Office 2007 et Vista offrent un niveau d’intégration très fort que l’on ne retrouve pas en faisant tourner Office 2007 sur Windows 2000 ou XP. Ainsi, Windows Vista sait interpréter le contenu des documents Office 2007 pour dessiner les icônes (technologie Live Icons de Vista), et sait également pleinement exploiter le potentiel méta-données du nouveau format. De même, les panneaux de prévisualisation de l’explorateur de Vista sont capables d’afficher les documents Office. Enfin, Office 2007 prend en compte certaines spécificités de Vista, comme le look Aéro Glass ou encore la gestion des afficheurs auxiliaires, que l’on appelle la technologie SideShow. Elle équipera notamment la prochaine génération de notebooks et permet d’accéder à ses e-mails, rendez-vous, etc., sans ouvrir son notebook.

DÉPLOYER VISTA

Les techniques de déploiement des systèmes Windows ont considérablement évolué ces dernières années, notamment avec l’apparition des concepts d’image disque, comme si on dupliquait une machine master. Chez Microsoft, les technologies de déploiement d’images et d’administration, à partir de Windows Server et d’outils comme SMS, ont contribué à diminuer les coûts liés au déploiement d’un nouveau système.
Avec Windows Vista, ces techniques acquièrent une nouvelle maturité et les contraintes existantes (propres à ce type de déploiement) ont été gommées. La nouvelle technologie d’image système/disque dénommée WIM (Windows Imaging technology) possède un format agnostique à la structure des disques (c’est une image basée sur des fichiers et non des secteurs disque) autant qu’au hardware des machines. Ce format présente l’avantage de pouvoir stocker plusieurs images disque dans un seul fichier avec un taux de compression d’autant plus significatif que des fichiers présents dans plusieurs images ne sont réellement encodés qu’une fois (une seule instance physique sur le fichier image). Tout ceci permet aux entreprises de déployer une image unique sur des PC, même très différents (génération différente, chipsets différents, etc.) et à des utilisateurs n’importe où dans le monde même s’ils utilisent des langages très différents.
Ce format s’avère en outre bien plus pratique que les précédentes formes d’image disque, puisqu’il est dynamiquement possible de l’éditer afin d’y ajouter des fichiers, y insérer un Service Pack ou patch, d’ajouter des drivers ou même de retirer tel ou tel élément du système. Il faut savoir en effet que Windows Vista dérive en réalité du code de Windows XP embedded, version totalement modulaire car « componentisée » de Windows XP. Dès lors, le système ressemble aujourd’hui davantage à un assemblage de Légos, dont on peut, pour des raisons stratégiques, techniques ou de sécurité, choisir de ne pas déployer une brique. Ainsi, la durée des images dans le temps est bien plus grande. Il n’est pas nécessaire de recréer intégralement une image à chaque modification de la machine « master ».
La technologie offre également un dernier avantage qui peut complètement transfigurer votre approche du déploiement du système : puisque l’image ne s’appuie plus sur une copie des secteurs du disque, cette image s’avère « non destructrice » ! Autrement dit, il devient possible de faire migrer le PC tout en conservant les données de l’utilisateur, ses paramètres système et applicatifs. Le nouveau mécanisme d’installation de Vista prend d’ailleurs en compte cette capacité de préservation et utilise un mécanisme d’installation qui peut être réversible en cas d’anomalie durant la migration. Il n’est donc plus nécessaire de penser systématiquement à un déploiement par écrasement de la partition système.
Enfin, pour tous ceux qui sont habitués aux techniques d’images et préparation système (par SysPrep) sous Windows XP, il faut également souligner que Vista utilise désormais, pour tous ses fichiers d’installation automatisée (unattend.txt, winbom.ini et sysprep.inf), un format XML bien plus facilement compréhensible et éditable.
Tous ces éléments contribuent à réduire considérablement les coûts de déploiement de Vista et des mises à jour des postes.

Les problèmes de génération matérielle

Évidemment, avant de déployer le nouveau Windows sur les PC, il faudra s’assurer de la compatibilité du matériel. En matière de puissance, les besoins minimum sont normalement couverts par tout PC de moins de 3 ans : 512 Mo de Ram, disque dur de 16 Go et processeur de 1 GHz ou plus. En pratique, toutefois, on évitera de déployer Vista sur des ordinateurs de moins de 1 Go de Ram, et on optera systématiquement pour 2 Go de Ram lors de l’acquisition de nouvelles machines.
Un autre point doit être étudié avec attention : celui de la carte graphique. Pour bénéficier de la nouvelle interface graphique Aéro (avec son moteur de composition, ses effets visuels, etc.), la carte graphique doit être équipé d’un pilote WDDM nouvelle génération. Intel, ATI, Nvidia et VIA ont publié sur leurs sites la liste des chipsets disposant d’un pilote à ce format. Mais, d’une manière générale, seuls les chipsets récents disposeront de tels pilotes. En outre, la carte vidéo devra être équipée d’un minimum de 64 Mo de mémoire soit dédiée, soit partagée (mais avec dans ce cas des contraintes de débit mémoire imposant de l’AGP 8X ou du PCI Express avec de la mémoire DDR2 en double canal). Pour clore ce sujet, signalons que si vous avez à acheter dès aujourd’hui des PC, la présence du sticker « Windows Vista Capable » ne présage en rien de la compatibilité de ce PC avec Aéro. Donc, méfiance.

Le nouvel outil User State Migration Tool USMT 3.0 est idéal pour récupérer les informations et paramétrages d’une machine que l’on souhaite reformater avant d’installer Vista.

Enfin, la problématique du 64 bits doit être évoquée. La plupart des processeurs équipant les PC en vente supportent le fonctionnement en 64 bits, mode considéré comme le mieux adapté à Windows Vista qui a été conçu pour cette génération 64 bits. Si l’adoption du 64 bits pose relativement peu de problèmes de compatibilité logicielle, il soulève en revanche de nombreuses questions en matière de pilotes de périphériques. Il faut en effet nécessairement adopter des drivers 64 bits. Or, ces derniers sont au final relativement rares. C’est notamment au niveau des appareils réseau et des imprimantes que le manque de pilotes 64 bits se fera le plus sentir.

Les problèmes de compatibilité

Les problèmes de compatibilité logicielle sont toujours cruciaux et ceux de Vista sont assez similaires à ceux qui avaient précédé l’arrivée de Windows XP. On en retiendra particulièrement deux :

• les applications Intranet basées sur Internet Explorer qui peuvent poser de nombreux problèmes en raison des sécurités accrues d’IE7 et de son moteur interne notablement différent ;
• les applications Windows programmées de façon incompatibles avec Vista.
On retrouve sous Vista les outils de compatibilité déjà créés pour XP – et notamment l’Application Compatibility Toolkit qui passe en version 5 avec Vista. Ils apportent des solutions à certaines des incompatibilités sur les applications Windows notamment celles écrites pour Windows 9x. Mais la solution qui paraîtra probablement la plus élégante et la plus immédiate, c’est l’usage de Virtual PC Express Edition.

Virtual PC est le logiciel de virtualisation de Microsoft qui permet de faire tourner les anciennes versions de Windows et leurs applications dans un PC virtuel « émulé » dans une fenêtre Windows. La version Express incorporée dans les éditions Enterprise et Ultimate de Vista, permet d’exécuter non seulement Windows 95 à Me, et Windows NT4 à XP, mais également MS-DOS et OS/2, ce qui constitue un élément essentiel en faveur d’une migration Vista de certains postes très anciens, maintenus actifs pour des raisons purement ancestrales d’applications tournant sur ces systèmes.
Virtual PC Express n’autorise l’exécution que d’une seule machine virtuelle, ce qui est suffisant pour résoudre le contexte de compatibilité. Signalons par la même occasion que la « Software Assurance v3.0 » autorise l’exécution d’un système inférieur ou égal en machine virtuelle sans adjonction de coûts.

Les problèmes de formation

Windows Vista présente de multiples avancées ergonomiques qui nécessitent une adaptation de l’utilisateur. La présence de fonctions de recherches rapides, la nouvelle organisation du menu Démarrer et de l’Explorateur Windows avec ses dossiers virtuels, le regroupement des fonctionnalités dans des centres de contrôle, ont de quoi dérouter au départ les utilisateurs. Certes, il est possible de ne pas opter pour l’interface Aéro et de forcer l’usage d’une interface Windows plus classique, mais c’est au détriment des avancées ergonomiques du système. Il faudra donc aux utilisateurs un temps d’adaptation et probablement une formation rapide, même si Microsoft ne manquera pas d’inclure un guide de prise en main vidéo/interactif.

Un sous-système Unix dans Windows ?
SUA (Subsystem for Unix-based Applications) est un composant Windows qui fournit des services de base pour les applications développées pour Unix. C’est un nouveau sous-système POSIX qui est similaire au sous-système Interix jusqu’ici fourni avec Windows Services For Unix 3.5. SUA facilite l’intégration entre les environnements Windows et Unix/Linux, aide à la migration des applications Unix sous Windows, améliore l’interopérabilité entre les deux univers.

DÉPLOYER OFFICE

Le déploiement d’Office 2007 est d’abord motivé par une volonté organisationnelle. Il s’agit bien ici de repenser la bureautique de l’entreprise et sa gestion de l’information, en s’intéressant non seulement au flux (une façon classique d’appréhender le problème) mais bien plus encore à l’élaboration de scénarios que l’on souhaite mettre en place pour atteindre les objectifs recherchés d’efficacité, de contrôle et de valorisation de l’information.
Office 2007 est avant tout un encouragement à repenser la gestion de l’information, du savoir et du contenu. Moins l’entreprise voit et envisage le bénéfice de cette approche, plus elle se rapproche d’Open Office – certains diraient de la machine à écrire. Plus, au contraire, elle l’envisage et la revendique, plus elle se rapproche d’Office 2007. C’est bien là toute la stratégie de Microsoft qui n’a jamais autant investi dans le développement d’une version d’Office que pour cette édition 2007. Ambitieux, Office 2007 l’est incontestablement, peut-être même davantage que Vista (ce qui n’est pas peu dire) pour autant que les produits puissent ainsi être comparés.
Cette problématique nécessite un véritable investissement humain et une volonté de l’entreprise d’aller de l’avant. Il n’est pas incongru d’envisager la création de nouveaux postes dans le service informatique des PME de taille importante et des grandes entreprises : celui d’administrateur Office. Une personne (voire plusieurs) ayant la connaissance du potentiel de la plate-forme Office System, et une vision organisationnelle0 à même de formaliser les scénarios qui s’appliqueront à l’entreprise. Les SSII l’ont d’ailleurs bien compris. Les postes organisationnels (apparus depuis 3 ans dans les entreprises américaines) sont désormais proposés aux entreprises, bien qu’il paraisse pour le coup plus logique de développer cette compétence en interne.

Un problème inattendu

La résistance humaine au changement est un phénomène inévitable. Et, on le sait, particulièrement présent et crucial dans les entreprises françaises. Or, la nouvelle interface de Word et des autres composantes risque de perturber certains utilisateurs. Il est peu probable que la secrétaire apprécie de ne plus retrouver exactement au même endroit des fonctions aussi basiques que l’ouverture de fichier ou l’impression. Aussi fou et incroyable que cela paraisse, Microsoft a pourtant bel et bien pris le parti de modifier intégralement l’ergonomie de sa suite bureautique. Un mouvement hautement stratégique fruit de sondages et études réalisés par Microsoft auprès de ses utilisateurs.
Les réponses des utilisateurs à la question « Quelles fonctions aimeriez-vous voir dans le produit ? » sont édifiantes. Près de 90 % des suggestions sont déjà présentes dans le produit. Microsoft en a déduit que ces fonctions devaient être à la fois trop dissimulées dans les cascades de menus et pas assez parlantes. Il en découle une nouvelle interface qui expose davantage de fonctionnalités, n’expose que celles correspondant au contexte et surtout présente bien davantage des résultats à obtenir que des fonctions.
Conscient de la nécessité de former les utilisateurs à cette nouvelle interface, Microsoft propose des formations vidéo gratuites très bien réalisées. Mais une telle révolution ergonomique peut entraîner un phénomène de rejet qu’il faudra contrôler et prévenir avant de « balancer » le nouvel Office sur tous les postes. Il faudra notamment savoir valoriser l’utilisateur et vendre cette nouvelle interface. Reste qu’en pratique, la nouvelle interface s’avère très rapide à prendre en main (notamment parce que Microsoft a conservé les mêmes icônes) et engendre très rapidement des gains notables sur la qualité des documents générés et sur la productivité de chacun.

Du client au serveur

Déployer Office 12, c’est d’une part déployer un applicatif client, mais également faire migrer des applications serveurs. Côté client, les choses ont toujours été relativement simples. Il suffit en fait d’utiliser un mode spécial du Setup pour déployer depuis un dossier partagé. Le Setup de Office 2007 a encore été amélioré. Comme pour la version 2003, on retiendra que l’installateur crée un cache sur le disque de l’utilisateur afin d’éviter les messages du type « Insérer le CD d’installation » dès qu’on modifie les paramètres de base ou que l’on déploie une mise à jour.
Côté serveur, les choses sont éminemment plus complexes et dépendent des choix de l’entreprise et des scénarios préalablement retenus. Mais deux points méritent qu’on y accorde une attention toute particulière :

• les entreprises ayant déjà opté pour Sharepoint Services et Sharepoint Server dans leur édition 2003 devront faire migrer ces serveurs vers les éditions 2007. Microsoft a prévu des mécanismes et des outils, comme le PreUpgrade Scan Tools, qui prépare votre serveur Sharepoint Portal 2003 à la migration, afin de la rendre le moins risquée et le moins complexe possible. Mais l’opération demande de suivre scrupuleusement le guide fourni par Microsoft ;
• qui dit nouvel Office, dit nouvel Outlook et donc nouvel Exchange. La sortie d’Office 12 sera coordonnée avec celle d’Exchange 12 (qui rappelons-le ne sera disponible qu’en version 64 bits). Pour bénéficier des dernières nouveautés d’Outlook, comme l’optimisation des agendas d’un Team pour trouver les meilleures plages pour organiser une réunion, ne sont accessibles qu’en passant par Exchange 12. Or, la migration des serveurs Exchange 12 est toujours une opération à planifier très en amont. Pour les entreprises utilisant les dossiers publics d’Exchange, l’élaboration des scénarios devra déterminer s’il est judicieux ou non de les faire migrer vers Sharepoint Team Services.

Contexte international simplifié
Office 2007 et Windows Vista sont désormais « multilingues » par défaut. Les binaires sont strictement identiques entre les versions localisées et il suffit d’adjoindre un fichier de ressources en telle ou telle langue pour obtenir une version localisée. On peut donc ajouter une nouvelle langue à tout moment et passer simplement d’une langue à l’autre. Promise depuis longtemps par Microsoft, mais concrètement réalisée avec ces nouvelles éditions, cette universalité des binaires simplifie grandement non seulement le déploiement (y compris sous Vista où une même image système peut désormais être utilisée pour tous les pays), mais également la diffusion et l’installation des correctifs et des services pack.

Le problème des formats de fichiers

Office 12 utilise un nouveau format de fichier XML très différent du format de la suite 2003 et surtout activé par défaut. Promu au rang de « standard ECMA » sous le nom OpenXML, ce format de fichier est un atout majeur pour les entreprises. Ouvert, il permet enfin à n’importe quelle application de triturer les fichiers Office de façon simple, officielle, et non destructrice. En outre, ce format XML ouvert offre des perspectives bien plus alléchantes lorsqu’il est associé aux couches de gestion de contenu désormais intégrées dans Sharepoint Services.
Mais, évidemment, ce format soulève ses propres problématiques et interrogations, surtout lorsqu’il s’agit de maintenir un parc hétérogène de versions d’Office pendant un temps. Microsoft n’a pas éludé le problème et propose deux approches :

• la première, très classique, consiste à forcer par paramétrage les applications 2007 à utiliser par défaut les bons vieux formats « compatibles », autrement dit les doc, xls, ppt, etc. ;
• la seconde, qui nous semble bien plus judicieuse et recommandable, consiste à enrichir les anciennes versions d’Office du support XML. Microsoft propose en effet une mise à jour des versions 2000, XP et 2003 d’Office afin de leur intégrer le support de OpenXML. Dès lors, anciennes et nouvelles versions d’Office peuvent cohabiter dans l’entreprise pendant un temps.

Des outils pour migrer plus simplement

Pour vous aider à anticiper les difficultés, Microsoft propose aux entreprises un utilitaire gratuit dénommé Office 2007 Migration Planning Manager. Cet utilitaire compact et indépendant (c’est un .exe directement exécutable sans installation et qui est utilisable en ligne de commande et donc intégrable à des scripts) vise à réduire le taux d’incertitude sur la compatibilité des documents existants. Cet outil d’analyse et de reporting fournit toutes sortes d’informations concernant de potentiels risques d’incompatibilité de vos documents avant la migration.
Cet outil, qui peut être lancé localement ou à distance, agrège les informations trouvées dans une base de données. Il attribue des notes de sévérité aux problèmes détectés, ce qui permet de classer les urgences et de prendre les bonnes décisions en amont. Les incompatibilités sont de plusieurs ordres : la plus grave est la perte de l’historique des versions lors de la conversion. Les autres sont soit des changements dans la mise en page ou l’affichage, soit des changements de calculs liés à des modifications dans les formules.
Autre outil qui est fourni par Microsoft : l’Office File Conversion Tool. Cet outil permet de convertir par lot les documents DOC/XLS/PPT existants en fichier Open XML. Il sait récupérer les résultats des analyses du Planning Manager. L’administrateur peut ainsi définir des paramètres de conversion et des contraintes. Lorsqu’un document ne peut y adhérer, le processus de conversion s’interrompt. Cet outil de conversion permet en outre de « débloquer » des données enfouies dans les anciens formats, afin de les réutiliser en meta-tags sur le nouveau format et ainsi faciliter notamment les recherches.
Autre outil essentiel, le Microsoft Office Customization Tool permet de configurer tous les paramètres internes de la suite Office, afin d’avoir des fonctionnalités identiques sur chaque poste et personnalisées pour les besoins de l’entreprise. Cela va de la simple configuration de base du produit (paramètres de sécurité, paramètres des répertoires par défaut, etc.) à l’adjonction de modèles et de macros ou « add-ins » dans la « Ribbon Bar », ou la personnalisation des fonctions placées dans la barre d’accès rapide – qui regroupe les fonctions systématiquement employées par tout le monde.
Évidemment, la migration vers Vista et Office est avant tout une volonté d’entreprise. Celle vers Vista sera motivée par des critères de modernisation du parc et de sécurité. Celle vers Office 2007 par des critères organisationnels. Si la migration de Vista peut s’accomplir au fil de l’eau, au fur et à mesure du renouvellement du parc de PC, celle d’Office 2007 s’avère, elle, davantage stratégique et d’un impact plus global. Quoiqu’il en soit, et contrairement aux éditions précédentes, les challenges ne sont pas ici techniques mais bel et bien organisationnels et humains. Mais ce qui compte au final, c’est que l’entreprise y gagne véritablement en efficacité, en ouverture sans pour autant alourdir davantage les coûts de fonctionnement de son informatique.

Business Desktop Deployment
BDD (Business Desktop Deployment) n’est pas un outil nouveau, bien qu’il soit mis à jour en version 3.0 pour affronter le déploiement de Vista et d’Office 2007. Cet outil appartient à une famille d’offres de solutions de Microsoft, destinée à fournir à la fois des outils et des composants réutilisables, mais également des processus pour faciliter les déploiements de Windows et d’Office. Cette solution permet de gérer la création des images disque, de réaliser l’inventaire logiciel et matériel du parc, de gérer les problèmes de compatibilité, de créer des packages et des scripts de déploiement d’applications, d’analyser le réseau, etc. Il fournit essentiellement des conseils, des guides et de la documentation pour réussir rapidement et sans surcoût les migrations de postes. BDD décrit comment utiliser les nouveaux outils de Microsoft et créer une base de toutes les applications sur les ordinateurs inventoriés. Les rapports générés permettent de définir les priorités et de souligner les difficultés à résoudre.