Il est rare de pouvoir prendre en main les outils de type ERP. Nous avons saisi l’occasion de la conférence utilisateur de SAP à Orlando pour suivre un atelier pratique sur l’outil en ligne de SAP, Business By Design.
La prise en main consiste à réaliser 4 parcours suivant différentes tâches métiers à effectuer dans l’entreprise. La première était de compléter un ordre de vente avec un client qui avait dépassé son encours auprès de l’entreprise. Le second vous mettait dans la position d’un chef de projet dans une société de service. Il s’agissait alors de créer un projet puis d’en réaliser le suivi budgétaire et en termes de ressources humaines allouées pour respecter délais et prescriptions. Le troisième scénario vous plaçait directement à la direction d’une entreprise et vous faisait découvrir les fonctions de reporting et décisionnelles présentes dans la suite. Le dernier scénario, mais non le moins difficile, demandait de configurer le logiciel selon les choix et besoins d’une entreprise donnée.
Un outil plus complexe qu’il n’y paraît
A la fin de la prise en main, on découvre que l’utilisation de l’outil n’est pas insurmontable même sans formation précise sur l’outil. L’ergonomie est assez intuitive mais il n’est pas si simple de trouver parfois des fonctions additionnelles cachées derrière des boutons de type «et en plus». Lorsque l’on est dans un processus, le déroulement est logique et ne demande pas de connaissances particulières. Les schémas respectent d’ailleurs assez bien les logiques métiers de chaque poste. Il est ainsi évident qu’après la création d’un projet, il s’agit de l’inscrire dans le temps avec des dates et d’y allouer des ressources correspondant au projet créé.
Plus complexe nous a paru le module de configuration qui demande d’avoir tout de même une bonne connaissance de son entreprise. Un simple clic permet de cocher les modules nécessaires. Une aide permet de savoir à quoi correspond le module et les fonctions qu’il va assurer dans l’entreprise. Il est cependant difficile de penser à tout devant son écran ! Dès que les choix ont été effectués, une page avec un document vous résume les fonctions que vous avez choisies et un précontrat s’affiche sur l’écran.
Il ne vous reste plus qu’à le signer après l’avoir imprimé!